بایگانی چیست؟
بایگانی طبقه بندی و دسته بندی اسناد و مدارک است. بایگانی از مهم ترین بخش های هر سازمان یا اداره است زیرا مهم ترین اسناد و مدارک آن ها در بخش بایگانی نگه داری می شود. در این بخش اسناد و مدارکی بایگانی می شوند که دارای ارزش باشند و در آینده نیز در آن ها استفاده شود. بنابراین در بخش بایگانی سازمان ها هر سندی نگه داری نمی شود.
چرخه حيات اسناد
1 -مرحله ايجاد:
در اين مرحله، هدف مهار و كاهش توليد سوابق است. اهم تمهيدات و اقداماتي كه در اين مرحله براي رسيدن به هدف راهگشا مي باشد، عبارتند از؛
- – جلوگيري از تكثير بي رويه و بي دليل سوابق ونظارت بر آن ؛
- – نظارت بر دريافت سوابق؛
- – به كار گيري روش هاي استاندارد و متحدالشكل در فرايند مكاتبات؛
- – استانداردسازي فرم ها؛
- – استاندارد سازي نوع كاغذ و پوشه.
2 -مرحلة به كار گيري و استفاده:
در اين مرحله، هدف، دسترسي آسان به اطلاعات و همچنين تدوين اصول و روشهاي تشكيل پرونده، راكد سازي و تهية تجهيزات مناسب و ضروري ميباشد.
3 -مرحلة تعيين تكليف:
نتيجة ارزشيابي اسناد، انتقال اسناد به آرشيو ملي و امحاي اوراق مي باشد كه در اين مرحله انجام مي گيرد.
وظايف مديريت اسناد، در اين مرحله عبارت است از :
- – ايجاد واحد بايگاني راكد و تدوين مقررات آن؛
- – ايجاد نظام راكد سازي سوابق و پروند ه ها ؛
- – تنظيم دستورالعملهاي اجرائي براي مديران قسمتهاي مختلف دستگاه، جهت انتقال پرونده هاي راكد ذيربط ؛
- – ارزشيابي اوليه و تعيين ارزشهاي اداري و استنادي سوابق (اسناد و اوراق) ؛
- – هماهنگي با آرشيو ملي ، جهت ارزشيابي ثانوية سوابق و انتقال اسناد به آرشيو ملي؛
- – تعيين مدت زمان نگهداري اوراق و پرونده ها در دستگاه ؛
- – اخذ مجوز امحا از شوراي آرشيوي؛
- – اجراي مصوبات شوراي آرشيوي، در خصوص انتقال اسناد يا امحاي اوراق.
چنانچه مشاهده مي شود، در اين مرحله، نقش ارزشيابي كاملا” مشهود مي باشد و در واقع بازخورد تلاشهاي مديران اسناد، پس از ارزشيابي روشن مي گردد. اما بايد توجه داشت كه در نظام صحيح و كار آمد، ارزشيابي، از نخستين مرحلة ايجاد سابقه نقش خود را ايفا مي نمايد؛ به طوري كه تعيين تعداد نسخ مورد نياز، نظارت بر توليد و استاندارد سازي اطلاعات، بدون فرايند ارزشيابي امكان پذير نخواهد بود. علاوه بر آن، طراحي نظام بايگاني بدون در نظر گرفتن مدت زمان نگهداري سوابق، قطعا” مشكلات متعددي براي مديريت اسناد در پي خواهد داشت. بنابراين، جايگاه ارزشيابي از نظر اجرائي و تشكيلاتي، به طور آشكار در مرحلة سوم و پنهان از مرحلة ايجاد اسناد و سوابق ميباشد.
طبقه بندي از نظر بايگاني:
يكي از اساسيترين مراحل بايگاني، طبقه بندي اسناد ميباشد؛ طبقه بندي از نظر بايگاني عبارت است از تقسيم بندي اسناد به
دسته هايي كه حداقل ميان آنها يك موضوع خاص و مشترك وجود داشته باشد. يك طبقه بندي منطقي و صحيح كه اساس تشكيل
پرونده است، بايد داراي اين خصوصيات باشد:
اطمينان: طبقه بندي اسناد بايد طوري پي ريزي شود كه محل دقيق سند مشخص گردد.
سرعت: طبقه بندي بايد موجبات دست يافتن به اسناد مورد لزوم را در حداقل زمان فراهم سازد.
سهولت: نحوه ي طبقه بندي بايد به سهولت قابل فهم بوده و اجراي آن امكانپذير باشد.
قابليت انعطاف: طبقه بندي بايد طوري طرح ريزي شده باشد كه با تغييرات احتمالي قابل انعطاف باشد.
در زمینه طبقه بندی اسناد، همانطور که گفته شد از مهم ترین مراحل بایگانی نیز می باشد، نرم افزار بایگانی کمک شایانی خواهد کرد و از استفاده از بایگانی آنلاین تمام خصوصیات یک طبقه بندی منطقی و صحیح را دارا است.
منطقي ترين نوع طبقه بندي مربوط به بايگاني :
- طبقه بندي بر مبناي شاخص هايي بر اساس نام افراد، سازمان ها و مناطق جفرافيايي
- طبقه بندي بر اساس موضوع و مفاد نامه
- طبقه بندي بر اساس تاريخ
اصول بايگاني:
1.اصل آسان بودن:
به موجب اين اصل سيستم بايگاني آنلاین و نحوه تنظيم مدارك و پرونده ها بايستي آسان و قابل درك بوده و با صرف اندكي وقت
مفهوم گردد .
2.اصل قابليت اجرا:
براساس اين اصل سيستم مورد استفاده بايستي با توجه به نوع و ماهيت كار و امكانات در دسترس و در عمل قابل پياده شدن
باشد .
3.اصل قابليت انعطاف:
به موجب اين اصل سيستم بايگاني بايد قابليت تطابق با تغييرات و تحولات را داشته باشد و در اين زمينه نيز پيش بيني لازم را
انجام داده باشد .
4.اصل دقت و سرعت:
سيستم بايگاني و روش هاي مورد عمل بايستي به نحوي باشند كه در عين دقت و صحت ، امكان تسريع در عمل را نيز ميسر
سازند .
5.اصل افراد با صلاحيت:
كاركنان بايگاني بايستي داراي شرايط لازم براي احراز اين شغل بوده و مهارت و تجربه كافي را در اين زمينه داشته باشند .
6.اصل نظم اصولي و منطقي:
در تشكيل پرونده ها و تنظيم مطالب آنها ، بايستي از يك نظام اصولي و منطقي پيروي شود .در اين رابطه رعايت نكات زير
توصيه مي شود :
- الف- وجود ارتباط منطقي بين عنوان پرونده و موضوع نامه هاي مندرج در آن
- ب- رعايت تقدم و تأخر در شماره و تاريخ نامه ها
- ج- حفظ يك نسخه از هر نامه و حذف نسخه هاي اضافي
- د- رعايت حد متعادل براي قطر هر پرونده
توصیه می شود برای داشتن عملکرد بهتر در زمینه بایگانی اسناد از نرم افزار آنلاین بایگانی استفاده کنید.
روش های تنظيم پرونده های بايگانی:
تعريف تنظيم در بايگاني :
نحوة چيدمان و قرار دادن پروندهها را در قفسه هاي بايگاني تنظيم گويند. روشهاي تنظيم با توجه به عملكرد و نياز دستگاه متفاوت است و به چند نوع مختلف تقسيم مي گردد كه عمده ترين آنها عبارتند از :
- روش الفبائي ساده و مركب
- روش شماره گذاري متوالي (سريال ) محض يا ترتيب ثبت اسامي پوشه ها و دفاتر راه نما
- روش جغرافيايي
- روش عنواني
- روش شماره گذاري موضوعي يا مركب
- روش شماره گذاري تاريخي
- روش شماره گذاري محدود يا مقطع
- روش شماره گذاري كارتن – جزوه دان
- روش شماره گذاري اعشاري يا دسيمال
- روش شماره گذاري تلفيقي
1 -روش الفبائي ساده و مركب:
در اين روش، پرونده ها به ترتيب حروف الفباي عنوان پروندهها در قفسههاي بايگاني چيده ميشوند .اين روش، بخصوص در بايگاني كاركنان (پرسنلي) كاربرد زيادي دارد ولي در بايگاني مكاتبات موضوعي نيز مي توان از آن استفاده كرد . از مهم ترين مزاياي روش تنظيم الفبائي، اين است كه با روش تشكيل پرونده هماهنگي دارد و راه دسترسي به آن سادهتر ميباشد؛ ولي از معايب آن، اين است كه با تشكيل پروندة جديد در محل بايگاني پروندههاي قبلي جابجائي به وجود خواهد آمد.
2 -روش شمارهگذاري متوالي محض :
در اين روش، به هريك از پروندهها به ترتيب تشكيل آنها، شمارهاي اختصاص مييابد و در فهرست مخصوص پروندهها آورده ميشود؛ آنگاه پروندهها بر همين اساس در قفسههاي بايگاني چيده ميشوند. مسلماً راه دسترسي به اين پروندهها، در مرحلة اول مراجعه به فهرست پرونده ها و سپس به قفسههاي بايگاني ميباشد. از مزاياي اين روش، تنظيم پرونده ها در قفسههاي بايگاني بدون نگراني از جابجائي آنها در آينده ميباشد؛ ولي از معايب آن، طولاني شدن مسير دسترسي به پروندهها ميباشد. در اين روش فقط شماره ي پرونده يا شماره سند ملاك تنظيم است. كه بيشتر در بايگاني حسابداري اسناد هزينه، بانك ها، پرونده ي اشتراك آب و برق و تلفن يا در بايگاني خودروها كاربرد دارد.
3 -روش جغرافيائي:
در اين روش، پروندهها بر اساس محل جغرافيائي خود در قفسههاي بايگاني چيده ميشوند . كاربرد اين شيوه، بيش تر در اداراتي است كه ارتباط زيادي با مراكز استانها و شهرستان ها دارند . در اين طريق نيز، راه دسترسي به پرونده ها آسان ميباشد ولي به دليل آنكه پروندهها با عناوين و موضوعات مشابه، به دفعات مكرر جهت استان ها و مراكز مختلف تشكيل ميگردد، بر حجم بايگاني افزوده خواهد شد.
به طور کلی می توان گفت در حوزه امور اداری استفاده از نرم افزار بایگانی تحت وب، اتوماسیون اداری، نرم افزار حسابداری و… کمک شایانی در مدیریت کار ها و اسناد مهم خواهد کرد.
4 -روش عنواني پروندهها :
در اين روش( كه رايج ترين شيوة تنظيم پرونده ها در دستگاههاي دولتي است) ملاك چيدمان پروندهها در قفسههاي بايگاني فقط عنوان مكاتبة آنها خواهد بود (مانند عنوان واحد، مديريت و وزارتخانه و …)؛ اگر چه راه دسترسي به اين پروندهها آسان ميباشد، ولي مانند تنظيم جغرافيائي ، پروندهها به دفعات مكرر تشكيل ميشوند و بر حجم بايگاني افزوده خواهد شد.
5 -روش شماره گذاري موضوعي يا مركب:
در اين روش ، پروندهها بر اساس موضوعات مورد مكاتبه، در قفسههاي بايگاني چيده مي شوند . روش تنظيم موضوعي، از سه طريق امكان پذير است : شماره اي ، الفبائي و تنظيم شناسهاي. (البته به صورت تلفيقي با عناوين ديگر نيز امكان پذير است). تنظيم موضوعي ، الفبائي و شمارهاي در بايگانيهائي با حجم كم ، به دليل احاطة كامل بايگان به تمام پرونده ها ، كاربرد دارد ولي در بايگاني هاي وسيع، به دليل حجم انبوه پرونده ها ، فقط ميتوان از تنظيم موضوعي – شناسه هاي استفاده كرد. تنظيم موضوعي – شناسه هاي ، مستلزم انجام مقدماتي ميباشد كه عبارتند از :
تهية فهرست موضوعي ، تعيين سر فصل ها ، تعيين موضوعات اصلي ، تعيين موضوعات فرعي و اختصاص شناسه به همة موضوعات.
با توجه به مفهوم پرونده ، به نظر مي رسد تنها روش اصولي جهت تشكيل پرونده ، استفاده از موضوع باشد .
تعريف موضوع در مكاتبات اداري:
موضوع ، علت وجودي مكاتبه و نشانة انجام كار است كه در قالب نامه ، درخواست يا مورد اقدام قرار مي گيرد. به عبارت ديگر موضوع ، منظور اصلي نگارندة نامه را بيان مي كند.
مزاياي تشكيل پروندة موضوعي:
- -كامل است ؛ براي كلية مكاتبات قابل اجراست .
- -انعطاف پذير است؛ داراي قابليت افزايش و يا كاهش عنوانها و موضوعات ميباشد.
- -محدود كننده است؛ عنوانهاي موضوعي انتخابي مشابه هم نيستند و يا تداخل ندارند .
- -دقيق است ؛ به نحوي كه هر موضوع به دقت و راحتي قابل تشخيص و شناسائي مي باشد .
- -قابليت كاربري در سامانة ماشيني را دارا است ؛ اين روش، بدون كوچك ترين تغييري قابل انتقال از شيوة دستي به ماشيني مي باشد.
- -تخصصي بودن كار بايگاني؛ اجراي اين روش، مستلزم داشتن تخصص و آموزش علمي و كاربردي مي باشد.
- -از انجا كه موضوع سوابق (پرونده ها)، عامل مهمي در ارزشيابي پرونده هاي جاري و نيمه جاري است ، انتقال پرونده ها از بايگاني جاري به
نيمه جاري به آساني ميسر مي باشد و در آزاد سازي فضاي بايگاني جاري، عامل مؤثري به شمار مي رود. - -به سهولت براي اسناد و پرونده ها مي توان مدت زمان نگهداري تعيين نمود .
- -امحاي اوراق و انتقال اسناد به آرشيو ملي ميسر است .
6 -روش شماره گذاري تاريخي:
اساس طبقه بندي مكاتبات در روش تاريخي، زمان ايجاد، مراجعه و يا تعقيب پرونده يا سند مورد نظر مي باشد. بنابراين اسناد
و پرونده هايي كه ملاك مراجعه به آن ها ، سال ، ماه ، هفته يا روز است، تنظيم و بايگاني مي گردند.
7 -روش شماره گذاري محدود يا مقطع:
يك سري از پرونده هاي مرتبط بدون توجه به شماره هاي سري قبلي شماره گذاري مي شوند.
8 -روش شماره گذاري كارتن – جزوه دان:
در اين روش پرونده ها بر اساس شماره هاي كارتن ها و جزوه دان ها نامگذاري مي شوند.
9 -روش شماره گذاري اعشاري يا دسيمال:
از رقم هاي اعشاربراي تعیين طبقات و موقعيت هاي اصلي و فرعي پرونده ها استفاده مي شود.
10 -روش شماره گذاري تلفيقي:
تلفيقي از روش هاي فوق.
