انتخاب نرم افزار ابری ERP مناسب یکی از مهم‌‌ترین تصمیمات گرفته‌شده توسط صاحبان کسبوکار است و تلاش برای انجام درست این تصمیم‌گیری می‌تواند امری حساس باشد. اگر ERP را در گذشته امتحان کرده‌اید، می‌توانید روند کار را به‌یادآورید: ابتدا نقاط حساس را تعریف می‌کردید، آنالیزی کامل از موقعیت و وضعیت آینده کسب و کار خود تهیه می‌کردید، لیستی دقیق از نیازهای عملکردی و فنی خود را مستند و درنهایت راه‌حل‌های بالقوه و مناسب را توسعه می‌دادید. در حالی که برخی از اصول بدون تغییر باقی مانده‌اند، اما با وجود تکنولوژی نرم‌افزار ابری، روش‌های تصمیم‌گیری گذشته، کارایی و نتایج مطلوبی را برای آینده نخواهند داشت.
اگرچه فناوری‌های جدید مجموعه‌ای از راهحلها و ابزارها را معرفی کرده، اما این سیستمها پاسخگوی تمام نیازهای سازمان‌ها نیستند. برخی از سیستمها از نظر مالی قوی هستند اما از نظر مدیریت منابع انسانی (HCM) و زنجیره تأمین، از عملکرد ضعیف‌تری برخوردار هستند. برخی دیگر نیز در مدیریت منابع انسانی از عملکرد بالایی برخوردارند اما از نظر مالی یا زنجیره تأمین کمبود دارند. برخی از آنها نیز مختص صنعت هستند و شامل همان ابزارهای ضروری برای حسابداری، امور مالی و مدیریت منابع انسانی هستند، اما دارای پیشرفت‌ها و ماژول‌های داخلی مختص تجارت هستند.
درک استراتژی اصلی شرکت، روش صحیح مقایسه راهحلها در دنیای ابر، توانایی تشخیص و تغییر ابعادی از کسبوکار که در نهایت منجر به تحول مثبت فعالیت شما خواهد شد و همچنین مدیریت فنون استراتژی‌ها برای دستیابی به موفقیت حیاتی است. گزینه‌های زیادی وجود دارد، اما شما چگونه به روند و نتیجه بهتری خواهید رسید؟
برای رسیدن به موفقیت از نرم افزار اتوماسیون اداری، اتوماسیون آنلاین، نرم افزار دبیرخانه و نرم افزار بایگانی استفاده نمایید.
هدف نهایی شما چیست
روش‌هایی که در گذشته برای تصمیم‌گیری استفاده می‌کردید، پاسخگوی نیاز شما برای تصمیم‌گیری امروزتان نیست و منجر به موفقیت در آینده شما نخواهد شد. شناخت و درک درست شما از ذینفعان‌تان باعث می‌گردد که فعالیت‌تان با اهدافی که در ذهنشان دارند دریک راستا قرار بگیرد. همچنین باید تنها از مستندکردن نحوه انجام کارها خودداری کنید زیرا این امر به راه‌حل و روش‌هایی که انتخاب شده نیز بستگی خواهند داشت. چشم‌انداز خودتان برای استفاده از نرم‌افزار را مشخص کنید به‌طور مثال از برنامه چه انتظاراتی دارید و اینکه به چه دلیل سرمایه‌گذاری کرده‌اید؟ آیا برای بهبود عملکرد درون‌سازمان است؟ یا کاهش هزینه‌های مربوط به راه‌اندازی و نگهداری سیستم ERP؟ یا برای پشتیبانی و حمایت از گسترش شرکت در بازارهای جدید است؟ یا حتی تمام موارد گفته شده؟ دانستن اهداف تجاری‌تان، در انتخاب اینکه چه سیستمی مناسب سازمان شماست، کمک خواهد کرد.
آماده پذیرش تحولات و تغییرات جدید برای رشد کسبوکار خود باشید
نرم افزار ERP ابری بهترین تمرین برای همراه و هم‌گام‌شدن با نوآوری و فناوری‌های جدید و مدرن است. عملیات و سیستم‌هایی که در صدها سازمان دیگر اجرا و امتحان شده است و حالا شما نیز از آنان بهره می‌برید، به شما این امکان را می‌دهد که بر دیگر فعالیت‌های استراتژیک کسب‌وکارتان و ویژگی‌های دیگری که سازمان شما را متمایز می‌کند تمرکز کنید. نحوه فعالیت‌های کلی و یا نحوه حقوق‌دهی کارمندان‌تان شما را متمایز نمی‌کند بلکه بهره‌وری، همکاری و کار گروهی در سراسر سازمان‌تان به شما امکان جذب و حفظ بهترین استعدادهای استراتژیک را می‌دهد.
خدمات ابری با منعطف و هماهنگ‌سازی فرایندهای کسبوکار، راه‌حل‌های مختلف را قابل اجرا هم در زمان حال و هم در آینده را تنها و فقط با همان سیستم ERP مقدور می‌سازد. یک فرایند تکراری درست برنامه‌ریزی‌شده برای پیاده‌سازی و تاکید بر تغییرات مدیریتی می‌تواند به‌طور اساسی پذیرش کاربران و بهره‌وری استفاده آنان را، برای گذر و رسیدن به ERP ابری را افزایش دهد.
به سایر سیستم‌هایی که در حال کار با آنها هستید نیز فکر کنید
به عنوان بخشی از فرآیند ارزیابی، به فرایندها و سیستم‌هایی که بخشی از هویت تکنولوژی شما هستند و نحوه ادغام آنها با سیستم ERP جدید توجه کنید. ممکن است متوجه شوید که پردازش‌ها می‌توانند در سیستم جدید انجام شوند، ضمن اینکه باعث بهبود کارایی کلی سیستم و قابلیت‌های گزارش و از طرفی کاهش تعداد سایر سیستم‌های مورد نیاز شوند. اگر سیستم ابر ERP بتواند ۸۰ درصد یا بیشتر از کارهایی را که باید انجام شود پردازش کند و شکاف‌های موجود نیز فرایندهایی باشند که به ندرت و یا توسط گروه کوچکی اتفاق می‌افتند باشد، می‌توان با بررسی‌های بیشتر امکان ایجاد راه‌حل‌های تثبیتی برای تاثیرگذاری بیشتر ERP نیز ارائه داد.
در مورد گردهم آوردن افراد از بخش‌های مختلف، حساب شده رفتار کنید
یک سیستم ERP تقریباً با تمام بخش‌های سازمان در ارتباط خواهد بود. بنابراین مهم است افرادی که در انتخاب یک سیستم جدید مشارکت دارند با چشم‌انداز استراتژیک سازمان همسو باشند و از طرفی نیز، با افرادی که فعالیتشان مرتبط با این سیستم می‌باشد همچون کاربران نهایی تا مدیران ارشد، مشورت و هم‌نظری داشته باشند. برخلاف سیستم‌های ERP قدیمی، انتخاب و اجرای سیستم ERP ابری معمولاً توسط بخش‌های عملکردی سازمان هدایت می‌شود. این سیستمها به طور معمول با بهترین فرآیندهای کسبوکار از پیش ساخته شده، طراحی شده‌اند که می توانند در جلسات طراحی استفاده شوند تا به جای تهیه لیست طولانی اسناد و پرس‌وجو از گروه پشتیبانی برای شش تا نه ماه، سیستم را به کاربران به صورت کاربردی آموزش دهند. این تغییر روش ارائه از فنی به عملکردی، نیاز به متخصصین باتجربه در هنگام انتخاب و پیاده‌سازی سیستم مناسب و همچنین در آموزش عملکردی سیستم برای اعضای تیم پروژه، ضروری می‌کند. از طرفی وجود این متخصصین باعث ایجاد یک روش ارتباطی بین تیم پروژه و دپارتمان می‌گردد که با رصد فعالیت‌های تیم پروژه، از عملکرد صحیح ERP اطمینان حاصل می‌کنند.
با گزینه‌های استقرار آشنا شوید
ERP ابری با پیاده‌سازی سریع و مقرون به صرفه‌تر و قابلیت ارتقا ساده‌تری که ارائه می‌دهد، گزینه‌های متنوعی در دسترس شما قرار می‌دهد. استفاده از بهترین شیوه‌های ارائه‌شده توسط فروشنده یا گزینه‌های از پیش تعیین‌شده پیکربندی می‌تواند استقرار و پشتیبانی سریع‌تری را با هزینه کم‌تری انجام دهد اگرچه به دیدگاهی نیاز دارد که تغییرات را بپذیرد و توانایی جذب سریع فرآیندهای جدید را داشته باشد. در مقابل، تمام سیستم‌های اصلی ERP ابر بسیار قابل تنظیم هستند که می‌توان زمان بیشتری را در هنگام اجرا در مناطقی که تفاوت استراتژیک دارند و نیاز به شخصی‌سازی دارند صرف کرد. فروشندگان ERP ابری همچنین رویکردهای مختلفی برای ساخت و ارائه سیستم‌های خود اتخاذ کرده‌اند، زیرساخت اختصاصی و زیرساخت اشتراکی از دو مدل ارایه این سیستم می‌باشند. این تفاوت‌ها بر نحوه مدیریت انتشارها و تولید سیستمها تأثیر می‌گذارد. درک این تفاوت‌ها منجر به انتخاب دقیق‌تر و جامع‌تری مناسب کسب‌وکارتان خواهد شد.
برای رسیدن به موفقیت از نرم افزار اتوماسیون اداری، اتوماسیون آنلاین، نرم افزار دبیرخانه و نرم افزار بایگانی استفاده نمایید.
برنامه‌ریزی برای شناسایی تغییرات فنی و تغییرات عملکردی افراد درون سازمان
استفاده از ERP could، تغییر چشمگیری در نحوه مصرف و عملکرد فناوری در افراد درون سازمان ایجاد می‌کند. شفافیت در تصمیم‌گیری و ارتباطات از طریق عملیات مداوم تأثیر قابل‌توجهی در اجرا دارد. مهم است که تشخیص دهیم نحوه انجام کار تغییر خواهد کرد و اعضای تیم در یادگیری فرایندهای جدید به پشتیبانی نیاز دارند. مدیریت تغییر و آموزش سنگ‌بنای یک تحول موفقیت‌آمیز است. این می‌تواند یک منطقه تمایز در طی فرآیند انتخاب ERP ابری باشد. تیم اصلی و گزینه‌های آموزش کاربر نهایی، دستیاران شغل از قبل ساخته شده یا کمک‌های داخلی و استفاده از هوش مصنوعی از فروشنده‌ای به فروشنده دیگر متفاوت است. تجزیه و تحلیل گزینه‌های پشتیبانی و آموزش هر فروشنده در فرآیند انتخاب می‌تواند به وضوح تصمیم‌گیری در مورد اجرای ERP جدید و چگونگی ارائه پیشرفت کمک کند.
انتخاب شریک اجرایی مناسب، بخشی حیاتی در انتخاب بستر مناسب و آماده‌سازی سازمان برای تغییر است. سازمانی که پیاده‌سازی‌های ابری را انجام داده است، تفاوت‌های جزئی نحوه انتخاب و پیاده‌سازی ERPهای پیشرو در بازار را می‌فهمد و می‌تواند فرایندی را ایجاد کند که به ارزیابی بهترین فروشنده برای ابتکار تحول شما کمک می‌کند و مزایای سیستم را برای سازمان شما در طی مراحل انتخاب کشف کند.
