اتوماسیون اداری به مجموعه‌ای از سیستم و ابزارها اطلاق میشود که با هدف خودکارسازی وظایف و فرایندهای اداری در یک سازمان طراحی شده‌اند. انواع اتوماسیون اداری با جایگزینی روش‌های سنتی و دستی، امور را به صورت الکترونیکی انجام می‌دهند و بدین ترتیب، گامی بزرگ در جهت ارتقای بهره‌وری و چابکی سازمان برمی‌دارند.
در ادامه به معرفی انواع این سیستم ها و مزایای استفاده از اتوماسیون اداری خواهیم پرداخت.
معرفی انواع اتوماسیون اداری
امروزه برای بخش‌ها و حوزه‌های مختلف، نرم‌افزارهای متنوعی در زمینه اتوماسیون اداری وجود دارند که هر یک دارای قابلیت‌ها و کاربردهای ویژه خود هستند.
بسته به نوع دیدگاه، انواع اتوماسیون اداری را میتوان در سه دسته جای داد:
- انواع اتوماسیون براساس محیط اجرا
- انواع اتوماسیون بر اساس کاربرد آن
- انواع اتوماسیون براساس ساده و پیشرفته
اتوماسیون ها بر اساس محیط اجرا به سه دسته زیر تقسیم می شوند:
اتوماسیون اداری نصبی
نسل اولیه اتوماسیون اداری، بر پایه سیستم عامل‌های خاص طراحی می‌شد و به طور انحصاری بر روی کامپیوترهای سازمانی نصب و اجرا می‌گردید. این نوع سیستم‌ها از مزایایی نظیر سرعت بالا و امنیت ذاتی به دلیل عدم نیاز به اتصال به اینترنت، برخوردار بودند. با این حال، محدودیت به یک سیستم عامل خاص، عدم امکان دسترسی از راه دور و همچنین هزینه‌های بالای پیاده‌سازی و نگهداری، از جمله معایب بارز این نسل از اتوماسیون اداری به شمار می‌رود.
اتوماسیون اداری تحت وب
با ظهور فناوری‌های وب، اتوماسیون اداری تحت وب به عنوان نسل جدیدی از این سامانه‌ها معرفی شد. این نوع سیستم‌ها با بهره‌گیری از مرورگرهای وب، فارغ از سیستم عامل، در دسترس کاربران قرار می‌گیرند. سهولت دسترسی، قابلیت به‌روزرسانی آسان، مقرون به صرفه بودن و همچنین پویایی در برابر تغییرات سازمانی، از جمله مزایای بارز اتوماسیون اداری تحت وب به شمار می‌رود.
اتوماسیون اداری ابری
در اتوماسیون اداری ابری، به جای نصب و راه‌اندازی نرم‌افزار بر روی سرورهای اختصاصی در محل سازمان، از زیرساخت‌های ابری برای میزبانی و ارائه سرویس‌های اتوماسیون اداری استفاده میشود. اتوماسیون اداری ابری تحولی نوین در نحوه مدیریت امور سازمانی ایجاد کرده است. با استفاده از اتوماسیون ابری، سازمانها می‌توانند به طور قابل توجهی در هزینه‌ها و زمان صرفه‌جویی کنند، کارایی و بهره‌وری را افزایش دهند و در نهایت، به چابکی و پویایی بیشتری دست یابند.
انواع اتوماسیون اداری بر اساس کاربرد شامل:
اتوماسیون گردش کار
این سیستم با بهره گیری از نرم افزارهایی همچون BPMS و خودکار سازی فرآیندها باعث کاهش خطا، حذف گردش کار دستی و افزایش سرعت و بهره وری سازمان میشود. به طور کلی اتوماسیون گردش کار به خودکار سازی امور تکراری مرتبط است و وظایفی همچون ارسال خودکار ایمیل، ثبت و پردازش امور، ارائه گزارش و… را انجام میدهد.
اتوماسیون منابع انسانی
در برخی از سازمانها جذب نیرو از اهمیت بالایی برخوردار است و ممکن است فرآیند استخدام شامل چندین مرحله باشد. اتوماسیون منابع انسانی برای مدیریت فرآیندهای مربوط به این بخش مانند دریافت رزومه، استخدام، حقوق و دستمزد، مرخصی آموزش و… استفاده می‌شوند. نرم افزار اتوماسیون منابع انسانی می تواند یک ابزار ارزشمند برای سازمان ها در هر اندازه ای باشد. بنابراین اتوماسیون منابع انسانی می تواند به سازمان ها در بهبود کارایی، کاهش هزینه ها، انطباق با قوانین و مقررات، و ایجاد یک نیروی کار مفیدتر کمک کند.
اتوماسیون مالی
اتوماسیون مالی برای مدیریت فرآیندهای مالی مانند حسابداری، بودجه‌بندی، گزارش‌دهی، صدور چک، پرداخت به فروشندگان، پیگیری پرداخت ها و… استفاده می‌شوند. این سیستم به سازمانها کمک میکند تا در مدت زمان کوتاه بتوانند فرایندهای مالی خود را سامان داده و از بروز خطا و تقلب جلوگیری نمایند.
اتوماسیون بازاریابی
ایجاد سرنخ های مفید برای فروش، ارسال خودکار ایمیل، طراحی، ساخت و اجرای کمپین های تبلیغاتی و… تنها بخشی از مزایای استفاده از اتوماسیون بازاریابی می باشد. استفاده از این سیستم می تواند موجب کاهش زمان چرخه فروش، افزایش نرخ حفظ مشتری و افزایش ROI شود.
اتوماسیون مکاتبات
اتوماسیون مکاتبات به عنوان ابزاری نوین، پا به عرصه گذاشته تا با خودکارسازی و ساماندهی فرآیندهای ارتباطی، بهره‌وری را به ارمغان آورده و ارتباطات درون و برون سازمانی را متحول سازد. خودکارسازی مکاتبات درون و برون سازمانی، ارسال و دریافت نامه، مدیریت ایمیل، مدیریت فکس، ثبت و بایگانی اسناد و… از مهم ترین وظایف اتوماسیون مکاتبات می باشد.
دسته بندی آخری که میتوان انواع اتوماسیون اداری را در آن جای داد از لحاظ سطح پیشرفت و سادگی می باشد:
اتوماسیون اداری ساده
سیستم اتوماسیون اداری ساده شامل حداقل امکانات پایه خودکارسازی فرایندها مانند گردش مکاتبات، دبیرخانه، تبادل فایل و… می باشند. اتوماسیون ساده مناسب بیزینس ها و شرکت های کوچکی است که حجم اطلاعات و تعداد کارمندان در آنها کم بوده و نیاز به نرم افزارهای پیشرفته ندارند.
اتوماسیون اداری پیشرفته
اتوماسیون اداری پیشرفته علاوه بر امکانات اتوماسیون ساده، قابلیت های بیشتری مانند BPMS، یکپارچه سازی، گزارش گیری، فرم ساز، اپلیکیشن موبایل، اتصال به هوش مصنوعی و… را شامل می شود. اتوماسیون اداری پیشرفته، فرصتی منحصر به فرد برای سازمانها در جهت ارتقای کارایی، نوآوری و ارائه خدمات بهتر به مشتریان فراهم میکند. با درک صحیح مزایا، چالش‌ها و الزامات این سیستم‌ها، میتوان گامی بلند در مسیر تحول دیجیتال و پیشرفت سازمانی برداشت.
مزایای استفاده از اتوماسیون اداری چیست؟
همانطور که پیشتر ذکر شد، انواع نرم افزار اتوماسیون اداری به عنوان ابزاری قدرتمند، نقشی کلیدی در ارتقای کارایی، بهره‌وری و کیفیت در سازمانها ایفا می‌کنند. با انتخاب و پیاده‌سازی صحیح این سیستم، میتوان گامی بلند در مسیر تحول دیجیتال و پیشرفت سازمانی برداشت.
استفاده از اتوماسیون اداری فارغ از نوع آن مزایایی مستقیم و غیرمستقیم برای سازمان و شرکت شما خواهد داشت که در ادامه به برخی از آنها اشاره میکنیم.
مهم ترین مزایای اتوماسیون اداری
برنامه اتوماسیون اداری، با خودکار سازی وظایف، ارتقای شفافیت و تسهیل فرآیندهای سازمانی، تحولات چشمگیری را برای ذینفعان به ارمغان می‌آورد. بنابراین، مدیران، کارمندان، ارباب رجوع و حتی محیط زیست نیز از مزایای متعددی برخوردار می شوند. مزایای اتوماسیون اداری شامل:
افزایش کارایی کارمندان
اتوماسیون اداری با خودکار سازی وظایف تکراری و وقت‌گیر مانند ثبت و گردش نامه‌ها باعث آزاد شدن زمان کارکنان برای تمرکز بر امور مهم‌تر و با ارزش افزوده بیشتر می شود و به همین دلیل بهره‌وری و راندمان کاری در سازمان افزایش میدهد.
کاهش هزینه ها
با استفاده از اتوماسیون اداری، نیاز به مصرف کاغذ و جوهر برای چاپ اسناد و مدارک به طور قابل توجهی کاهش می‌یابد. از طرفی نیازی هم به اشغال فضای فیزیکی برای بایگانی مدارک وجود ندارد چون تمامی اسناد در نرم افزار اتوماسیون و به صورت الکترونیک ذخیره می شوند. همچنین سیستم اتوماسیون وظایف تکراری و وقت‌گیر را به صورت خودکار انجام میدهد و این امر منجر به کاهش نیاز به نیروی انسانی در برخی از بخش‌ها میشود؛ در نتیجه خطاهای انسانی نیز کم شده و نرخ دوباره کاری در سازمان پایین می آید. این امر به نوبه خود منجر به صرفه‌جویی در هزینه‌هامی‌شود.
بهبود مدیریت اطلاعات و شفاف سازی
یکی از مهمترین مزایای استفاده از اتوماسیون اداری، تسهیل گردش کار اسناد و فرآیندهای سازمانی است این امر به دلیل حذف مراحل غیرضروری، کاهش بروکراسی و تسریع در تصمیم‌گیری باعث مدیریت بهتر اطلاعات می شود. همچین این سیستم امکان دسترسی آسان و سریع به اطلاعات و اسناد را برای کارکنان در هر زمان و مکانی فراهم میکند (در اتوماسیون تحت وب و ابری) که موجب بهبود ارتباطات، همکاری و تصمیم‌گیری در سازمان میشود.
بهبود کیفیت خدمات به ارباب رجوع
پیشتر گفتیم که اتوماسیون اداری با انجام وظایف به صورت خودکار و دقیق، به کاهش خطاهای انسانی در فرآیندهای سازمانی کمک میکند. همچنین با تسریع در گردش کار و حذف مراحل غیرضروری، به سازمانها کمک میکند تا خدمات خود را با سرعت و دقت بیشتری به مشتریان ارائه دهند. بنابراین باعث ارائه خدمات با کیفیت بالا و جلب رضایت مشتریان و افزایش وفاداری آنها به سازمان می شود.
رضایت بیشتر کارکنان
اتوماسیون اداری از سه طریق باعث رضایت بیشتر کارمندان می شود:
- کاهش حجم کار و استرس با خودکار سازی وظایف تکراری
- ایجاد محیط کاری پویا با دسترسی بدون محدودیت زمان و مکانی و امکان دورکاری
- افزایش احساس مسئولیت با با ثبت و ضبط دقیق فعالیت‌ها و فرآیندها
سایر مزایای استفاده از اتوماسیون اداری شامل:
- امکان کنترل دسترسی به اطلاعات و بایگانی
- انعطاف پذیری سازمان
- ایجاد مزیت رقابتی
- تسهیل ارتباط با سایر سازمان و بیزینس ها
- بررسی آسان فعالیت ها و ایجاد گزارش های متنوع
- امکان جستجوی آسان و سریعتر در بین اسناد
نکات کلیدی در انتخاب اتوماسیون اداری
انتخاب اتوماسیون اداری مناسب برای هر سازمان، نیازمند تحقیق صحیح و آگاهی از نیازمندی های هر سازمان یا شرکت است. در ادامه به برخی از نکات کلیدی که در انتخاب اتوماسیون باید در نظر داشته باشید اشاره میکنیم:
بررسی نیازهای سازمان
اولین قدم برای انتخاب بهترین اتوماسیون، شناسایی نیازها و الزامات خاص سازمان شما است. چه فرایندهایی را می‌خواهید خودکار کنید؟ چه نوع اطلاعاتی باید ذخیره و مدیریت شود؟ چند کاربر به سیستم دسترسی خواهند داشت؟
با در نظر گرفتن این نیازها، می‌توانید لیستی از ویژگی‌ها و قابلیت‌های مورد نیاز را تهیه کنید.
قیمت سیستم اتوماسیون
قیمت سیستم اتوماسیون اداری یکی از فاکتورهای کلیدی در انتخاب این نرم افزار است. اتوماسیون اداری می‌توانند از نظر قیمت، به طور قابل توجهی متفاوت باشد بنابراین قبل از شروع به جستجو، باید بودجه خود را تعیین کنید.همچنین به هزینه‌های جانبی مانند نصب، آموزش و نگهداری نیز دقت فرمایید.
قابلیت‌های پشتیبانی
قابلیت پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون بسیار مهم است. قبل از خرید حتما درباره خدمات، آموزش و پشتیبانی نرم افزار اطمینان حاصل کنید.
قابلیت انعطاف‌پذیری
سیستم اتوماسیون اداری که انتخاب می‌کنید باید با نیازهای در حال تغییر سازمان؛ به راحتی قابل ارتقا و گسترش باشد تا بتوانید ویژگی‌ها و قابلیت‌های جدیدی را در آینده به آن اضافه کنید. اتوماسیون ابری برای این منظور بسیار مناسب است.
با در نظر گرفتن تمام این عوامل، می‌توانید انواع اتوماسیون اداری را برای نیازهای خاص سازمان خود انتخاب کنید.
هوش مصنوعی در اتوماسیون اداری
هوش مصنوعی (AI) در سال‌های اخیر به یکی از فناوری‌های پرکاربرد و تأثیرگذار تبدیل شده است. این فناوری به شکل چشمگیری در حال تغییر صنایع مختلف بوده و اتوماسیون اداری نیز از این قاعده مستثنی نیست. با ورود هوش مصنوعی به این حوزه، شاهد تحولات شگرفی در نحوه انجام کارها و افزایش بهره‌وری هستیم.
هوش مصنوعی به توانایی ماشین‌ها در شبیه‌سازی هوش انسانی اطلاق میشود. این فناوری به سیستم‌ها اجازه میدهد تا یاد بگیرند، استدلال کنند، تصمیم بگیرند و حتی خلاقیت به خرج دهند. در حوزه اتوماسیون اداری، هوش مصنوعی با انجام وظایف تکراری و زمان‌بر، به کارمندان اجازه میدهد تا بر کارهای پیچیده‌تر و خلاقانه‌تر تمرکز کنند.
پردازش ابری در اتوماسیون اداری
پردازش ابری در حوزه فناوری اطلاعات، تحولات شگرفی را در شیوه مدیریت اطلاعات سازمانها ایجاد کرده است. با انتقال زیرساخت‌های فناوری اطلاعات به محیط ابری، سازمانها قادر خواهند بود تا از مزایای بی‌شماری همچون انعطاف‌پذیری، مقیاس‌پذیری و کاهش هزینه‌ها بهره‌مند شوند.
اتوماسیون اداری ابری به عنوان زیرمجموعه‌ای از پردازش ابری، امکان استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری را در بستر ابری فراهم می‌آورد. به این ترتیب، سازمانها می‌توانند بدون نیاز به سرمایه‌گذاری‌های سنگین در زیرساخت‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری، از قابلیت‌های پیشرفته اتوماسیون اداری بهره‌مند شوند.
