وظیفه مدیریت اسناد، مطمئن ساختن سازمان از آن است که اسناد سازمان به شیوه ای مقرون به صرفه و صحیح بایگانی و حفظ می شوند. هدف از انجام امور مدیریت اسناد، مراقبت از این امر است كه اسناد دولتی به طرزی موثر و با صرفه اقتصادی در دوره ای كه در دستگاههای دولتی وجود دارند، مدیریت شوند خواه این اسناد در شكل سنتی (نوشتاری، صوتی، تصویری ) و یا به صورت اسناد الكترونیكی باشند.
در واقع نخستین هدف مدیران اسناد تهیه راهنماها و همكاری با دستگاههای دولتی به منظور طراحی و تكمیل و اجرای برنامه های مدیریت اسناد و اطلاعات در مورد اسنادی است كه آنها به طور روزمره ایجاد و یا دریافت می کنند. در این حوزه استفاده از نرم افزار های سازمانی برای افزایش راندمان و کاهش خطاهای احتمالی و صرفه جویی در وقت پیشنهاد می شود، نرم افزار هایی مانند بایگانی آنلاین، سیستم حسابداری و…
از جمله وظایف مدیران اسناد برای انجام این مهم می توان به موارد زیر اشاره نمود:
1. ایجاد استانداردها برای كنترل ، نگهداری ، امحاء یا حفاظت از اسناد دولتی
2. ارائه خدمات مشورتی و آموزشی
3. طراحی سیستمهای مرتبط با ایجاد و نگهداری اسناد
4. تهیه میكروفیلم و میكروفیش از اسناد
5. تهیه امكانات نگهداری اسناد به شیوه برون سازمانی در مراكز اسناد.
