هربرنامه ریزی و سيستمي منظم وپویا خواهد بود که استفاده كنندگان سيستم هدايت و رهبري يك سازمان به برنامه ريزي نياز دارد. هنگامی يك نرم افزار بايگاني ارزش و اعتبار لازم را کسب خواهد کرد كه اطلاعات آن به طور مستمر و مداوم به روز در آمده باشد ، به گونه ايي كه با مراجعه به هر پرونده آخرين اقدامات وعملیات را در موضوع پرونده در دسترس قرار دهد و اين موقعيت ممكن نمي شود مگر آنكه نامه هايي كه اقدام روي آنها تمام شده است بلافاصله به بايگاني سپرده شود واز انباشته شدن نامه ها برروی میز های کارکنان جلوگیری به عمل آید.با به گردش درآوردن به موقع اطلاعات همواره آن را به صورت جديد و فعال حفاظت كنند.
در این حوزه می توان به نرم افزار های سازمانی مانند نرم افزار بایگانی تحت وب یا بایگانی آنلاین ، دبیرخانه …اشاره کرد.
