اگر شما از آن دسته افرادی هستید که همیشه با پوشه ها و برگه های بسیاری سر و کار دارید، اکسپندینگ فایل می تواند یک راه حل مناسب برای نگهداری آسان، دسته بندی دقیق و دسترسی سریع به اسناد و مدارک شما باشد.
اکسپندینگ فایل کیف یا جعبه ای است که از چندین محفظه (خانه یا جیب) تشکیل شده و محفظه های آن به وسیله تعدادی دیوایدر (مقسم یا ایندکس) از هم تفکیک می شوند. اما چون محفظه های این کیف مانند آکاردئون باز و بسته می شوند، برخی به آن کیف آکاردئونی هم می گویند. کیف فایلی و کیف قارمانی نیز نام های دیگر اکسپندینگ فایل هستند که ممکن است به گوشتان خورده باشد. اما اگر نام آن را نشنیده اید و یا با کاربرد آن آشنایی ندارید، پیشنهاد می کنیم ادامه این مطلب را از دست ندهید.
بهترین راه بایگانی استفاده از نرم افزار بایگانی، نرم افزار آنلاین بایگانی، بایگانی آنلاین و نرم افزار بایگانی تحت وب می باشد.
ویژگی های اکسپندینگ فایل
برخی از مزیت های استفاده از اکسپندینگ فایل عبارتند از :
بایگانی حجم زیادی از اسناد و مدارک در یک فضای اندک
قابلیت انعطاف و انطباق با تغییر حجم و وزن اسناد
محافظت از اسناد و مدارک در برابر رطوبت، گرد و خاک و سایر آلودگی های محیطی
امکان دسته بندی و عنوان گذاری اسناد و مدارک مختلف
امکان دسترسی سریع و آسان به اوراق و پرونده های مختلف
وزن سبک و حمل آسان
امکان جابجایی اسناد مختلف در کنار هم و در یک زمان
در نهایت ابعاد کوچک، گنجایش بالا، دسترسی سریع و حمل آسان شاخص های مهمی هستند که اکسپندینگ فایل را از سایر لوازم بایگانی متمایز می کند.
کاربردهای اکسپندینگ فایل
از اکسپندینگ فایل برای بایگانی و مدیریت اسناد مختلف و متعددی می توان استفاده کرد، برخی از کاربردهای کیف های فایلی عبارتند از:
بایگانی اسناد و مدارک در محل کار
نظم دهی و مرتب کردن قبوض، رسیدهای دریافت و پرداخت در منزل
آرشیو مدارک یک پروژه علمی یا تجاری و تفکیک مدارک مختلف در هر مرحله از فرایند پروژه
نگهداری و بایگانی اوراق امتحانی، جزوات درسی، تکالیف و تمرینات درسی دانش آموزان
نگهداری و بایگانی نامه ها، ضمانت نامه ها، کاتالوگ ها و یا دفترچه راهنمای محصولات
اما لازم است پیش از انتخاب و خرید اکسپندینگ فایل، به موارد زیر توجه کنید :
سایز اسناد، مدارک و برگه ها
حجم و وزن اسناد و مدارک
تنوع موضوعی اسناد و مدارک
نوع استفاده
محل استفاده
هر کدام از این موارد می تواند تاثیر به سزایی در مشخصات و ویژگی های اکسپندینگ فایل انتخابی شما داشته باشد. پس به خوبی آن را بسنجید و ارزیابی کنید.
بهترین راه بایگانی استفاده از نرم افزار بایگانی، نرم افزار آنلاین بایگانی، بایگانی آنلاین و نرم افزار بایگانی تحت وب می باشد.
مشخصات اکسپندینگ فایل
اندازه اکسپندینگ فایل
سایز اکسپندینگ فایل باید متناسب با سایز برگه ها و فایل هایی که در آن قرار می گیرد، باشد. سایز اکسپندینگ فایل های استاندارد عبارتند از :
21cm x 29.7cm) : A4)
29.7cm x 42cm) : A3)
20.3cm x 33cm) : FC)
9.9cm x 21cm) : DL)
تعداد محفظه های اکسپندینگ فایل
تعداد محفظه های اکسپندینگ فایل ها با توجه به اندازه و کاربردشان متفاوت است. اما معمولا این عدد بین 1 تا 33 خانه متغیر است. اما 2 مورد وجود دارد که تعیین می کند اکسپندینگ فایل مورد نیازتان باید چند خانه باشد. این موارد عبارتند از :
تعداد اسناد و برگه ها
تنوع اسناد و برگه ها
اگر تعداد برگه هایی که می خواهید نگهداری کنید زیاد باشد، حتما به یک اکسپندیگ فایل با تعداد محفظه های زیاد احتیاج دارید. اما اگر تنوع برگه هایتان زیاد باشد، بهتر است ابتدا آنها را با توجه به موضوع (گزارش، مخارج، مالی، نامه و …) و ماهیت (عکس، پوشه، برگه، پاکت و …) تفکیک کنید، سپس تصمیم بگیرید که به چند محفظه در اکسپندینگ فایلتان نیاز دارید.
روش طبقه بندی و نام گذاری در اکسپندینگ فایل
روش طبقه بندی و نام گذاری هر محفظه متفاوت و می تواند شامل یکی از حالت های زیر باشد :
عددی
الفبایی
روش عددی برای طبقه بندی اسناد و برگه هایی که بر حسب اعداد، ماه های سال و … تفکیک شده اند مورد استفاده قرار می گیرد و روش الفبایی برای طبقه بندی اسنادی کاربرد دارد که نام آن بر حسب حروف الفبا تفکیک شده است.
دیوایدرهای اکسپندینگ فایل
به 2 دلیل دیوایدرها نقش مهمی در کیفیت و کارایی اکسپندینگ فایل ها دارند :
میزان کشش مرغک : دیوایدر باید از جنسی مرغوب باشد تا با افزایش حجم اسناد به راحتی باز شود، بدون این که خراب یا پاره شود.
برچسب (Tab) : عنوان هر دسته از اسناد و مدارک روی برچسب ایندکس ها ثبت می شود.
انواع برچسب
برچسب ثابت : این نوع برچسب متصل به بدنه دیوایدر بوده و عنوان هر دسته به صورت مستقیم و یا با استفاده از لیبل روی آن ثبت می شود.
برچسب قابل تعویض : شامل یک محفظه پلاستیکی است که داخلش یک برگه کوچک مقوایی قرار می گیرد. عنوان هر دسته روی این برگه های رنگی کوچک درج می شود. با هر نوع تغییر در دسته بندی، به راحتی می توان برگه مقوایی را از محفظه خارج کرده و عنوان جدید را درون محفظه قرار داد. علاوه بر این، دیوایدرها از نظر تعداد، اندازه و محل قرار گرفتن برچسب ها نیز با هم تفاوت دارند و هر کدام برای یک نوع روش نام گذاری مناسب هستند.
جنس اکسپندینگ فایل
اکسپندینگ فایل ها بر اساس نوع اسناد، نحوه استفاده، محل نگهداری و عواملی از این دست جنس های مختلفی دارند. یک کیف فایلی می‌تواند چرمی، پلاستیکی، فومی، مقوایی و یا پارچه‌ای باشد.
مدل اکسپندینگ فایل
مدل اکسپندینگ فایل ها نیز با توجه به کاربردشان تغییر می کند. رایج ترین مدل اکسپندینگ فایل ها عبارتند از : جعبه ای (ایستاده، رومیزی)، کیفی و فولدری (دستی، زیر بغلی)
نوع بسته شدن اکسپندینگ فایل
قفل اکسپندینگ فایل ها باتوجه به حجم اوراق، نوع مدارک و میزان استفاده از اسناد و مدارک متفاوت است که رایج ترین آنها عبارتند از : کش دار، دکمه دار، چسبی و زیپی.
