بایگانی در اصطلاح مدیریت اسناد به ۳ مورد گفته می‌شود:
– مجموعه روشهای علمی و استاندارد (نحوه تشکیل پرونده، تنظیم بازرگانی، کدگذاری، دستیابی به پرونده، تفکیک پرونده‌ها به جاری، نیمه جاری و راکد و…)
– محل نگهداری و حفظ اسناد
– مجموعه پرونده‌های موجود در بایگانی
انواع بایگانی
بایگانی جاری
به روشهای مورد عمل در مورد پرونده‌های جاری و محل حفظ و نگهداری اسنادی است که به طور روزمره مورد استناد دستگاه ایجاد کننده یا به کار برنده ی سند است.
بایگانی نیمه جاری
محل نگهداری اسنادی است که گهگاهی مورد استفاده دستگاه ایجاد کننده یا به کار برنده قرار می‌گیرد محل آن در دستگاه ایجاد کننده یا به کار برنده ی سند و دور از اسناد جاری است و با همان روش بایگانی جاری، بایگانی نیمه جاری نیز عمل می‌نماید.
بایگانی راکد
محل نگهداری اسناد راکد است، روش مورد استفاده در بایگانی جاری و نیمه جاری در این بایگانی آنلاین استفاده‌ای ندارد. در واقع این بایگانی مورد استفاده اداره ایجاد کننده و محقق نمی‌باشد و فقط در این محل پرونده‌ها از نظر آرشیوی و امحایی مورد ارزشیابی قرار می‌گیرند. به “بایگانی راکد” انبار “پیش آرشیوی” نیز می‌گویند. معمولاً این حل در جاهایی که زمین ارزانتر است ساخته می‌شود مثل انبار پیش آرشیوی آرشیو فرانسه در پاریس در حومه پاریس در محلی به نام “فونتن بلو” می‌باشد و یا در انگلستان به آن “Limbo” یا “مکان فراموش شده” می‌گویند. این محل در واقع محل کار “ارزشیابان” می‌باشد.
ارزشیابی اسناد
تشخیص ارزش اسناد (اداری و آرشیوی) را از اوراق زائد, ارزشیابی می‌گویند. اوراقی که فاقد ارزشهای اولیه و ثانویه باشند اوراق زائد هستند.
مزایای اسناد رسمی
اگر بخواهیم مزایا و حدود اعتبار اسناد رسمی را احصا کنیم عبارتند از:
۱-اسناد رسمی درباره طرفین تنظیم کننده و جانشین قانونی شان مانند ورثه آنان معتبر است.
۲-تاریخ تنظیم سند رسمی نه تنها نسبت به طرفین معامله بلکه نسبت به سایر اشخاص نیز اعتبار دارد پس اگر آقایان «الف» و «ب» با سند رسمی، اتومبیلی را معامله کنند و سپس «الف» با سند عادی به تاریخ قبل یا بعد از آن با دیگری همان اتومبیل را معامله کند تاریخ سند رسمی نسبت به این شخص ثالث نیز معتبر است و نمی تواند صرفاً به استناد سند عادی اتومبیل را از مالکیت آقای «ب» خارج کند.
۳-در مقابل سند رسمی انکار و تردید قابل توجه نیست و صرفاً می توان نسبت به آن ادعای جعل کرد زیرا اصل بر صحت و اصالت اسناد رسمی است، برای مثال اگر «الف» به استناد سند رسمی از آقای «ب» مطالبه وجه کند آقای «ب» نمی تواند بگوید که من چنین سندی را امضا نکردم و منتسب به من نیست و «الف» باز ثابت کند که سند را من امضا زدم بلکه فقط می تواند ادعای جعل کند که در این حالت مسلماً بار اثبات این ادعا نیز با اوست و اگر نتواند جعلیت سند رسمی را به اثبات برساند اصل بر اصالت سند رسمی است و به پرداخت وجه مندرج در سند محکوم خواهد شد مگر اینکه ثابت کند که سند به جهتی از جهات قانونی از اعتبار افتاده است برای مثال وجه آن را پرداخته است.
در دو حال اسناد عادی اعتبار اسناد رسمی را پیدا می کنند:
الف- شخصی که سند عادی علیه او اقامه شده صدور آن را از جانب تایید کند
ب- در دادگاه ثابت شود که سند عادی که مورد انکار قرار گرفته از سوی شخص منکر قبلاً به امضا و مهر رسیده است
اگر مستند ادعای خواهان سند عادی باشد طرف مقابل می تواند منکر آن شود.اصولاً اثبات اصالت سند عادی با کسی است که به آن استناد می کند و طرف مقابل به صرف اظهار انکار مسئولیتی بابت اثبات اصالت سند عادی ندارد. فرض کنیم «الف» به موجب یک سند عادی از آقای «ب» مطالبه مبلغی می کند «ب» می تواند با اظهار این مطلب که چنین سندی را امضا نکرده از خود سلب مسئولیت کند و در این حالت آقای «الف» است که باید صحت و اصالت سند عادی را به اثبات برساند.
برای یکپارچه سازی و مدیریت بهتر امور نرم افزار هایی مانند دبیرخانه، اتوماسیون آنلاین و… نیز هستند که به افزایش راندمان و صرفه جویی در وقت نیز کمک می کنند.
چند نکته مهم:
– مفاد اسناد هنگامی اعتبار دارند که مخالف با قوانین مملکتی نباشند برای مثال اگر در سندی آمده باشد که طرف مقابل متعهد شده ۱۰کیلوگرم تریاک در فلان تاریخ تحویل فلان شخص دهد چنین تعهد و سندی باطل است.
– شهادت نامه سند محسوب نمی شود و فقط اعتبار شهادت دارد.
– در دو حال اسناد عادی اعتبار اسناد رسمی را پیدا می کنند:
الف- شخصی که سند عادی علیه او اقامه شده صدور آن را از جانب تایید کند.
ب- در دادگاه ثابت شود که سند عادی که مورد انکار قرار گرفته از سوی شخص منکر قبلاً به امضا و مهر رسیده است.
– اگر مقررات مربوط به ابطال تمبر نسبت به اسناد رسمی رعایت نشده باشد صرفاً عدم ابطال تمبر موجب خروج سند مزبور از رسمیت نیست.
– اگر در ذیل سند یا حاشیه یا پشت آن مندرجاتی باشد که حکایت از بی اعتباری یا از اعتبار افتادن تمام یا قسمتی از مفاد سند کند حتی در صورت نداشتن امضا یا تاریخ به آن توجه می شود و دارای اثر است و دادگاه آن را معتبر می شناسد. همچنین است که به وسیله خط کشیدن یا به نحو دیگری سند را باطل کنند. البته اگر طرف مقابل، آن نوشته ها را که حاکی از بی اعتباری سند است، باطل بداند و یا بطلان آنها را امضا کرده باشد و یا دادگاه به دست بیاورد که آن نوشته ها باطل بوده به این مندرجات ترتیب اثر داده نخواهد شد و سند مزبور دارای اعتبار است.
– اسناد رسمی و اسنادی که در حکم اسناد رسمی اند مانند چک دارای مزایایی از حیث آئین دادرسی مدنی هستند برای مثال دارنده این گونه اسناد چنانچه بخواهند قبل از صدور حکم دادگاه اموال طرف مقابل را توقیف و تامین کنند (تامین خواسته) بدون پرداخت خسارت احتمالی درخواست شان پذیرفته خواهد شد.
