با توجه به اهمیت اطلاعات برای شرکت ها و سازمان های مختلف، نظم دهی و ساماندهی آنها بسیار مهم و ضروری می باشد. لذا برای جلوگیری از رخ دادن مشکلات مدیریتی و برنامه ریزی و همچنین اتلاف وقت و انرژی و بودجه، بایستی بایگانی اطلاعات و حفظ آنها به درستی صورت گیرد.
در دنیای کسب و کارهای کنونی جای هیچ تردیدی نیست که مهم ترین ابزار برای استفاده بهینه از فرصت ها و رویارویی با تهدیدها، وجود اطلاعات درست و دقیق می باشد که دسته بندی و پردازش آنها از ضرورت های اصلی سازمان ها به شمار می رود. به همین دلیل شناخت بایگانی، اصول بایگانی و شناسایی روش های نوین برای این امر، جز ضرورت های کسب و کارها محسوب می گردد.
مفهوم بایگانی:
بایگانی به نوعی دسته بندی و ایجاد نظم گفته می شود که بخشی از یک سازمان و اداره با آن مواجه هستند که در واقع یکی از مهم ترین بخش های سازمان به شمار می رود. زمانی که بحث از بایگانی می شود، خیلی از افراد اعلام نارضایتی می کنند که در این خصوص لازم است در نحوه بایگانی مدارک و اسناد، تجدید نظر نمود.
همچنین با ورود تکنولوژی و فناوری های روز به این عرصه می توان از نرم افزار بایگانی و سایر راه های نوین برای نظم دهی به اسناد استفاده کرد.
در واقع بایگانی یعنی ثبت و ضبط هر نوع سند، نامه، پرونده، روزنامه، فیلم، صوت و تصویر، گزارش و … که توسط شخص، اشخاص، سازمان دولتی یا خصوصی تولید گشته و فرآیند اداری آن به پایان رسیده است. بنابراین بایگانی کردن اطلاعات یعنی از چرخه جاری سازمان خارج شدن مدارکی که دارای اهمیت باشند، به طوری که ممکن است در آینده به آن رجوع شود.
در ادامه به معرفی برخی از اصطلاحات پرداخته می شود که در بایگانی مورد استفاده قرار می گیرند.
مدیریت اسناد:
به روند تهیه، تنظیم و اجرای برنامه هایی گفته می شود که به منظور تسهیل و تسریع در دسترسی به اسناد و مدارک به کار برده می شود.
سند:
سند در لغت به معنی تکیه گاه می باشد و در کاربرد به هر چیزی گفته می شود که بتوان به آن استناد نمود. همچنین در فرهنگ اداری به خدمات یا فعالیت هایی گفته می شود که از طرف افراد و سازمان های مختلف تهیه می گردد و برای استفاده های بعدی، از آنها نگهداری به عمل می آید.
به موجب ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی ایران، سند عبارت است از هر نوشته ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد. منظور از نوشته ها یا خط، علامتی است که در روی صفحه خود را نشان دهد و مبین پیام یا مفهوم خاصی باشد.
به موجب تبصره ماده ۱ قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران مصوب 1394/2/17, سند عبارت است از کلیه مرسولات، دفاتر، پرونده ها، عکس ها و … سایر اسنادی که در دانشگاه و دولت تهیه، صادر و یا دریافت شود و به طور مداوم یا غیر مداوم در تصرف دولت بوده از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی و علمی تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران دارای ارزش نگهداری دائم باشد.
همچنین می توان علاوه بر سیستم بایگانی آنلاین از دبیرخانه آنلاین، اتوماسیون اداری و… نیز استفاده کرد.
انواع سند از نظر ارزش:
ارزش اولیه:
به آن اداری و یا استنادی نیز گفته می شود که از نظر ایجاد کننده آن، از نظر زمانی در مرحله جاری و نیمه جاری دارای ارزش باشد. مانند اسناد اداری، مالی و حقوقی و…
ارزش ثانویه:
به آن ارزش بایگانی یا اطلاعاتی نیز گفته می شود که ارزش را از نظر محققان، پژوهشگران و آرشیویست ها نشان می دهد.
انواع سند از نظر اعتبار قانونی:
سند رسمی:
سندی که توسط مامورین رسمی در حد اختیارات آنها بر اساس قانون تهیه و تنظیم می گردد. مثل شناسنامه، گواهینامه، حکم استخدام و…
سند عادی:
سندی که از طرف اشخاص غیر رسمی و بدون دخالت مامورین قانونی، تهیه و تنظیم می گردد و تشریفات خاصی ندارد مانند دفاتر و اسناد تجاری (دفتر روزنامه، دفاتر دارایی و دفتر کل و …) غیر از دفاتری که دارای شرایط اسناد رسمی باشند.
پرونده:
به مجموعه ای از اسناد و مدارک گفته می شود که با ترتیب خاصی و بنا به دلیل خاصی در یک پوشه و یا کلاسور نگهداری می شوند. در واقع به مجموعه ای از اسناد مشخصی گفته می شود که محتویات آن نشان دهنده موضوع و یا مشخصات خاصی برای شخص یا اشخاص می باشد.
انواع بایگانی:
بایگانی جاری:
یک واحد اداری است که ثبت و ضبط سوابق جاری و نیمه جاری سازمان را بر عهده دارد که این اطلاعات به طور روزمره مورد استناد سازمان قرار می گیرند.
بایگانی نیمه جاری:
این نوع اسناد، برخی مواقع مورد استفاده قرار می گیرند و جدا از اسناد جاری اما با روش بایگانی جاری، نگهداری می گردند تا در مواقع لزوم از آنها استفاده شود.
بایگانی راکد:
به محل بایگانی اسناد راکد گفته می شود که بایگانی جاری و نیمه جاری در این محل استفاده ای ندارد. این نوع بایگانی مورد استفاده اداره ایجاد کننده و محقق نمی باشد و فقط در این محل پرونده ها از نظر آرشیوی و امحایی مورد ارزش یابی قرار می گیرند که در واقع به آن انبار یا پیش آرشیوی نیز می گویند و به دو روش زیر این کار صورت می گیرد:
– بایگانی با همان شماره و کد جاری در قفسه ها
– بایگانی با شماره و کد جدید با تنظیم دفتر راهنمای بایگانی راکد در قفسه ها
وظایف بخش بایگانی:
در هر سازمان، وظیفه بخش بایگانی طبقه بندی اسناد، ثبت و ضبط و همچنین کنترل آنها می باشد که از زمان دریافت سند تا زمان سلب ارزش آن دوام دارد. بنابراین در نهایت می توان گفت که وظیفه بایگانی در موارد زیر خلاصه می گردد:
– نظارت و کنترل بر تحویل و دریافت پرونده ها و مکاتبات از قسمت های مختلف
– تشکیل پرونده ها برابر کدهای تعیین شده در قسمت های مربوطه
– شماره گذاری کلیه سوابق ارسالی به بایگانی
– تحویل گرفتن پرونده ها و نامه ها از دبیرخانه و بررسی شماره صادره آن پرونده
– برگ شماری و شماره گذاری پرونده های وارد به بایگانی
– تعویض زونکن های فرسوده و پشت نویسی پرونده ها و زونکن ها
– بررسی زمان امحا اوراق
ابزار های بایگانی:
ابزار های بایگانی به ابزار هایی گفته می شود که با ویژگی های خاص خود، وظیفه نگهداری از مدارک و اسناد کاغذی سازمان را به عهده دارند. این محصولات شامل زونکن، کلاسور، جعبه بایگانی، پوشه، اکسپندینگ فایل، پاکت، کلربوک (کلیربوک)، پوشه آویز، کلیپ فایل، پوشه کیسه ای (کاور)، فایل آویز و … می باشدکه لازم است از جنس ضد رطوبت، با کیفیت و محکم باشند تا به خوبی از اسناد و مدارک مهم سازمان مربوطه نگهداری نمایند.
اصول بایگانی پرونده های راکد:
زمانی که وظایف برخی از مدارک به اتمام نرسیده باشد، آنها را غیر جاری یا راکد می گویند که به علت عدم استفاده روزانه، دارای شرایط خاصی می باشند. نگه داری از این گونه مدارک به صورت سنتی، هزینه و زمان می خواهد که می توان برای رفع آن از سیستم ها و نرم افزار های بایگانی استفاده نمود.
اصول بایگانی پرونده های پرسنلی:
پرونده های پرسنلی به مدارک کارمندان و پرسنل یک سازمان یا اداره گفته می شود که به طور منظم بایستی در دسترس باشند. در سیستم سنتی این کار به صورت دستی انجام می گیرد اما در نرم افزار های بایگانی، این اقدام به صورت خودکار و منظم و برنامه ریزی شده طی می گردد که کارمندان این کار را از طریق سیستم اتوماسیون شخصی خود انجام می دهند و نیازی به وارد کردن دستی آنها نمی باشد. از جمله مدارک مهمی که در این بخش قرار می گیرند می توان به موارد زیر اشاره نمود:
– فرم های مرخصی های روزانه، ساعتی، اضافه کاری و…
– ماموریت ها
– قراردادها
– نامه های ابلاغ شده
– مدارک مربوط به حوادث ناشی از کار
– و…
اصول بایگانی در اسناد حسابداری و مالی:
یک حسابدار موفق و با تجربه باید در بایگانی کردن اسناد حسابداری و مدارک و مستندات موجود، دقت و ظرافت داشته باشد و آنها را به طور دقیق و درست بایگانی نماید. شغل حسابداری در ذخیره اطلاعات مالی شرکت ها و سازمان ها از اهمیت ویژه ای برخوردار است و باید مورد توجه قرار گیرد.
اصول بایگانی اسناد فنی:
اسناد فنی جز مهم ترین اسنادی می باشد که در یک سازمان موجود می باشند و از آنها استفاده می گردد که بایستی به طور کامل در بخش بایگانی، حفظ شوند و بتوان به راحتی به آنها دسترسی داشت. اقدامات فنی یک سازمان، به نسبت زیاد و یا کم می باشد که بیشتر مربوط به حوزه فعالیت آن سازمان است.
به طور کلی می توان گفت که هر اداره ای اسناد فنی زیادی دارد که باید آنها را بر اساس سال و درجه اهمیت ذخیره سازی نمود.
اصول و بایگانی اسناد و پرونده های پزشکی:
مدارک پزشکی دارای اهمیت زیادی هستند که مربوط به سلامتی و مشکلات بیماران می باشند و روش های درمانی آنها را مشخص می نماید. هر بیماری که به پزشک مراجعه می کند، باید این پرونده را تکمیل نماید و سپس با ثبت آن در سیستم عمل ذخیره سازی و بایگانی آن تکمیل گردد تا در صورت نیاز، پزشک به آن مراجعه نماید.
در طول درمان بیمار، داروهایی که مصرف می شوند و روش های درمانی به کار گرفته شده همگی وارد پرونده بیمار می گردند تا در صورت بروز مشکل یا سلامتی وی، بتوانند به آن استناد نمایند. این روند در بهبود سریع تر بیمار کمک شایانی می کند که باید به درستی انجام شود.
پرسش و پاسخ متداول در مورد اصول بایگانی:
به چه دلیل باید اطلاعات بایگانی شود؟
نظم دهی و ساماندهی اطلاعات برای شرکت ها بسیار مهم می باشد و برای جلوگیری از مشکلات مدیریتی، برنامه ریزی، اتلاف وقت، انرژی و بودجه می بایست که اطلاعات شرکت ها را بایگانی و نگهداری کرد.
مفهوم بایگانی چیست؟
به دسته بندی و ایجاد نظم در بین مدارک و اسناد، نامه، پرونده، روزنامه، فیلم، صورت و تصویر، گزارش و … بایگانی می گویند و از مهمترین بخش های یک سازمان به شمار می آید. در واقع مدارکی که از چرخه جاری سازمان خارج می شود و دارای اهمیت می باشد را بایگانی می کنند و در آینده قابل دسترس می باشد.
مدیرت اسناد به چه معنا می باشد؟
مدیریت اسناد به مراحل تهیه، تنظیم و اجرای برنامه هایی می گویند که برای دسترسی آسان به آن اسناد و مدارک استفاده می شود.
سند به چه معنا می باشد؟
سند به معنای تکیه گاه و هر چیزی که بتوان به آن استناد کرد، می باشد و در فرهنگ اداری به فعایت های افراد و سازمان می کویند که برای استفاده های بعدی از آن نگهداری می شود. در واقع سند نوشته ای می باشد که در برابر دعوی و دفاع قابل استفاده می باشد.
در قانون سازمان اسناد ملی سند به چه معنا می باشد؟
در قانون سازمان اسناد ملی، تمامی مرسولات، دفاتر، پرونده ها، عکس ها و … و اسناد صادر شده دانشگاهی و دولتی که به صورت مداوم و یا غیر مداوم در تصرف دولت بوده در نظر این سازمان از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی و علمی تاریخی سند می باشد و دارای ارزش برای نگهداری است.
چند نوع ارزش برای سند وجود دارد؟
ارزش اولیه: این اسناد از نظر زمانی و در مرحله جاری و نیمه جاری دارای ارزش می باشند. مانند اسناد اداری، مالی، حقوق و …
ارزش ثانویه: اسنادی که دارای ارزش بایگانی می گویند و از نظر محققان و پژوهشگران دارای ارزش می باشد.
انواع سند را از نظر اعتبار قانونی نام ببرید؟
سند رسمی: این سند مانند شناسنامه، گوهینامه، حکم استخدام و … به وسیله مامورین رسمی و بر اساس قانون تهیه و تنظیم می شود. سند عادی: این
سند مانند: دفاتر و اسناد تجاری، دفتر روزنامه، دفاتر دارایی، دفتر کل و … به وسیله اشخاص غیر رسمی و بدون دخالت مامورین قانونی تهیه و تنظیم می شود.
پرونده: مجموعه ای از اسناد و مدارک می باشد و بر اساس یک ترتیب خاص در پوشه نگهداری می شود و محتویات آن نشان دهنده موضوع و مشخصات خاصی می باشد.
انواع بایگانی را نام ببرید؟
بایگانی جاری: یک بخش از واحد اداری می باشد و سوابق جاری و نیمه جاری سازمان را به صورت روزمره مورد استفاده سازمان قرار می دهد. بایگانی نیمه
جاری: این اسناد جدای از اسناد جاری ولی با همان روش جاری نگهداری می شود و در مواقع لزوم مورد استفاده قرار می گیرد.
بایگانی راکد: در این نوع بایگانی، پرونده ها از نظر آرشیو مورد ارزشیابی قرار می گیرند و به دو روش بایگانی با شماره و کدجاری در قفسه ها و یا بایگانی با شماره و کد جدید و همرا با تنظیم دفتر راهنمای بایگانی آرشیو می شوند.
وظایف بخش بایگانی چیست؟
وظایف بایگانی در موارد ذیل خلاصه می شود: نظارت و کنترل برای دریافت و تحویل پرونده ها و مکاتبات از قسمت های مختلف اداره، تشکیل پرونده ها در برابر کدهای مشخص شده در بخش های مربوطه، شماره گذاری تمامی سوابق ارسال شده به بایگانی، تحویل گرفتن پرونده ها و نامه ها از دبیرخانه و بررسی شماره صادره آن پرونده، برگ شماری و شماره گذاری پرونده های وارد به بایگانی، تعویض زونکن های فرسوده شده و پشت نویسی پرونده ها و زونکن هاو بررسی زمان امحا اوراق
ابزارهای مورد نیاز بایگانی چیست؟
ابزارهای مورد نیاز بایگانی شامل: زونکن، کلاسور، جعبه بایگانی، پوشه، اکسپندینگ فایل، پاکت، کلربوک (کلیربوک)، پوشه آویز، کلیپ فایل، پوشه کیسه ای (کاور)، فایل آویز و … می باشد و ضد رطوبت، کیفیت بالا و محکم بودن آن ها بسیار مهم می باشد.
اصول بایگانی پرونده های راکد به چه صورت می باشد؟
هر پرونده ای که به اتمام نرسیده باشد، به آن راکمر و یا غیر جاری می گویند و نگهداری آنها به صورت سنتی مستلزم هزینه و زمان می باشد و به همین دلیل آن ها را در سیستم و نرم افزارهای حسابداری بایگانی می کنند.
پرونده های پرسنلی به چه صورت بایگانی می شود؟
در سیستم های سنتی این پرونده ها به صورت دستی بایگانی می شوند ولی در نرم افزارهالی بایگانی این پرونده ها به صورت خودکار و منظم نگهداری می شود.
مدارک پرسنلی که باید بایگانی شود شامل چه مواردی می باشد؟
فرم های مرخصی های روزانه، ساعتی، اضافه کاری و… ماموریت ها، قراردادها، نامه های ابلاغ شده، مدارک مربوط به حوادث ناشی از کار و …
