اسناد و اوراق و مکاتبات که پرونده های اداری را تشکیل می دهند به طور دائم در گردش نیستند و به تناسب موضوع بعد از مدتی ارزش خود را از دست می دهند و یا خاصیت فعال و متحرک خود را زمانی که درحال رشد و تکامل بوده از دست داده و به صورت اوراق بی حرکت و غیر فعال در می ایند که دراین حال رکود بایگانی راکد را به وجود می اورند.
باتوجه به کثرت ایجاد و میزان افزایش اوراق و مکاتبات اداری مسله بایگانی راکد ادارات یکی از مشکلات امور دفتری سازمان ها است که پیوسته وجود دارد. بنابراین ضرورت دارد واحد اداری به نام ( بایگانی مرکزی راکد) به وجود اید و از اوراق پرونده های موجود سازمان ها انچه که قابل استفاده و نگهداری است به این بایگانی ارسال شود که می توان از نرم افزار هایی مانند بایگانی آنلاین استفاده کرد.
بایگانی مرکزی راکد وظیفه خواهد داشت اوراق و اسناد و پرونده های دریافتی را طبقه بندی و تنظیم و درحفظ و حراست آن ها کوشش نماید.
