از گذشته تاکنون مدارک و اسناد در شرکت ها، سازمان ها و کسب و کارهای کوچک و بزرگ در جایی آرشیو شده و نگهداری می شود. اسناد و مستنداتی که بیشتر در گذشته از آنها استفاده می شده است و سازمان ها و شرکت ها این اسناد و مستندات را به عنوان تاریخچه نگهداری می کنند. البته مستندات برای برخی شرکت ها بار حقوقی و برای اغلب سازمان ها اسناد اهمیت فرهنگی و تاریخی دارد.
آرشیو اسناد و مدارک
همانطور که همه می دانند هر چقدر کسب و کاری بزرگتر باشد، دارای اسناد و مدارک بیشتری است از این رو هر مجموعه و سازمانی روشی را برای بایگانی اسناد و مدارک خود انتخاب می کند. برخی کماکان سنتی عمل می کنند و بسته به میزان مستندات خود مکان و فضایی را برای آرشیو و یا همان بایگانی اسناد و مدارک کاغذی خود اختصاص می دهند و معمولا هم اسناد و مدارک در زونکن هایی که در قفسه ها و کمدها جای گرفته است، نگهداری می شود.
روش های سنتی آرشیو و بایگانی اسناد و مدارک
روش های سنتی دارای ریسک بالایی است، چرا که ممکن است در بین اسناد و مدارک مستندات محرمانه ای باشد که مدیر مربوطه سازمان و شرکت نخواهد همه کارکنان به آن دسترسی داشته باشند و یا به دست رقیبان شرکت و سازمان بیفتد. از سوی دیگر نگهداری اسناد به صورت سنتی نه تنها کاغذ زیادی مصرف می شود و محیط زیست را به خطر می اندازد، بلکه فضای زیادی را به خود اختصاص می دهد بنابراین در عصر فناوری دیگر روش آرشیو و بایگانی سنتی مقرون به صرفه نیست، چراکه می توان به روش الکترونیکی اسناد و مدارک را ذخیره کرد. در کنار این موارد ریسک بالای از دست رفتن مدارک آرشیو شده با رطوبت، آتش و … را نیز در نظر بگیرید.
بایگانی مدارک و کاهش هزینه ها
از سال ۲۰۱۱ ابزارهای نرم افزاری برای بایگانی مدارک افزایش یافته و این کار فرصت زیادی برای کاهش هزینه ها در بخش ارشیو سازمان ها ایجاد کرده است. نرم افزار بایگانی به شیوه الکترونیکی و مکانیزه یکی از موثرترین روش های مدیریت اسناد است، چرا که می توان با دقت بالا آنها را بررسی کرد. امکان جستجو مدارک در بین انبوهی از مدارک به راحتی و آسانی وجود دارد. از سوی دیگر بسیار ارزان تر است هم کاغذ کمی مصرف می شود و هم اینکه نیازی نیست فضای زیادی را به آرشیو اسناد و مدارک اختصاص داده شود. ضمن اینکه می توان اسناد و مدارک را در داخل یا خارج از محل شرکت و سازمان به صورت الکترونیکی نگهداری کرد. مهمتر اینکه کارکنان از هر نقطه ای که در شرکت و سازمان و یا بیرون از آن قرار دارند به راحتی به مدارک و اسناد مورد نیاز دسترسی پیدا کنند.
آرشیو و بایگانی الکترونیکی مدارک
با روش بایگانی آنلاین دیگر مدیران ترسی از به سرقت رفتن اسناد و مدارک نخواهند داشت چون هم این سیستم دارای امنیت بالایی است و هم اینکه دارای طبقه بندی است و می توان تعیین کرد که چه کسانی به اسناد و مدارک محرمانه دسترسی پیدا کنند حتی می توان یک پوشه یا یک پرونده را به افرادی که می خواهیم بصورت الکترونیک و برای مدت محدود قرض دهیم.
نگهداری اسناد
سازمان ها و شرکت ها نه تنها می توانند از نرم افزار آرشیو اسناد برای بایگانی کردن به عنوان یک ابزار استفاده کنند، بلکه می توانند از این نرم افزار برای ذخیره اسناد کاغذی و دیگر رسانه ها نیز استفاده کنند. به عبارتی سازمان ها می توانند اسناد کاغذی را اسکن کرده و دیجیتالی کنند. یعنی اقلام غیردیجیتالی را به اقلام دیجیتالی و یا فرم الکترونیکی تبدیل کنند این کار به کاهش فضای فیزیکی مورد نیاز برای نگهداری اسناد می انجامد.
مزیت های آرشیو الکترونیکی اسناد
همانطور که گفته شد ذخیره کردن اسناد به صورت الکترونیکی دارای مزیت های زیادی است و یکی از مزیت های آن بحث امنیت اسناد است، چرا که سازمان ها و شرکت ها می خواهند از اسناد خود محافظت کنند. با این روش الکترونیکی می توان به راحتی به محتوای بایگانی دسترسی داشت و جستجو کرد. کارکنان هم می توانند اسناد را سریع پیدا کرده و آنها را به اشتراک گذاشته و تایید کنند. دیجیتالی کردن اسناد با اسکن کردن هم انجام می شود این کار با سرعت و دقت بالا صورت می گیرد. اسناد مانند خون در رگ های کسب و کار است و به هر دلیلی مانند آتش سوزی مدارک می تواند از بین برود، بنابراین روش آرشیو اسناد محیطی ایمن برای مدارک می باشد. این روش صرفه جویی در مکان و پول و آرامش مدیران را به ارمغان می آورد. بازیابی اطلاعات را آسان و به امور جاری سرعت می بخشد. از این رو اگر می خواهید به اسناد و مدارک خود سر و سامان بدهید از نرم افزار آرشیو اسناد آی کن استفاده کنید.
