بایگانی چیست ؟
بایگانی یک نوع ایجاد دسته بندی و نظم می باشد که بسیاری از کارمندان یک اداره با آن در محیط کار مواجه می شوند. زمانی که بحث از بایگانی می شود بسیاری از افراد نارضایتی خود را از آن اعلام می کنند و برخی از افراد هم موافقت می نمایند. در واقع این بخش یکی از مهمترین بخش های مدیریت کردن اسناد و مدارک می باشد که در هر اداره و سازمانی باید وجود داشته باشد و هر کارمندی هم باید با آن آشنایی کاملی داشته باشد. زمانی که فرد در شغل خود با فرآیندهای این بخش آشنایی نداشته باشد بدون شک مشکلات زیادی برای او به وجود می آید. بنابراین هر فردی در اداره باید با این بخش آشنایی پیدا کند. امروزه با استفاده از نرم افزار بایگانی بسیاری از افراد با این بخش رابطه بهتری برقرار کرده اند و بهتر می توانند کارهای خود را مدیریت کنند.
تعریف بایگانی:
هر نوع سند، نامه، پرونده، روزنامه، فیلم، صوت و تصویر، گزارش و … که توسط شخص، اشخاص، سازمان دولتی یا خصوصی تولید گردیده باشد و فرآیند اداری آن به پایان رسیده باشد و بخواهد از چرخه جاری، اداری آن سازمان خارج شود و دارای اهمیت باشد، به طوری که می بایست در آینده به آن رجوع و یا استناد کرد را آرشیو اسناد(بایگانی اسناد) گویند.
با توجه به تعریف ارائه شده در بالا می توان گفت که ما هر نوع سندی را بایگانی نمی کنیم صرف اینکه تنها به اسناد قدیمی و تاریخی دسترسی داشته باشیم، بلکه ما تنها اسناد با ارزش و دارای اهمیت را که در گذشته تولید شده اند و ممکن است در حال و آینده نیز تولید شوند را بایگانی و آرشیو می کنیم زیرا آنها اسناد با اهمیت و ارزشمندی برای ما هستند.
اگر برای بایگانی پرونده ها و مدیریت اسناد و مدارک سازمان خود به نرم افزار مناسب نیاز دارید صفحه نرم افزار بایگانی اسناد را مشاهده نمایید و با امکانات نرم افزار مدیریت مستندات یگانه آشنا شوید.
اصول و روش های بایگانی اسناد و مدارک چیست ؟
بایگانی اصول و روش های مشخص شده ای دارد که برخی از مهمترین آنها عبارت می باشد از :
ایجاد :
در این مرحله باید هدف مهار شود و تولید سوابق کاهش پیدا کند. در واقع باید بدانید در این مرحله نکات بسیار مهمی مانند استاندارد سازی فرم ها، جلوگیری کردن از تکثیر بی رویه سوابق، نظارت کردن بر دریافت سوابق، استانداردسازی نوع پوشه و کاغذ، به کارگیری روش های استاندارد و … به طور جدی پیگیری می شود.
به کارگیری و استفاده :
در این مرحله تلاش می شود که دسترسی افراد به مدارم بسیار آسان تر شود و اطلاعات و پرونده هایی که ضروری هستند را در ردیف اولیه قرار دهند.
تعیین تکلیف :
در این مرحله تمامی اسناد و مدارکی که وجود دارد مورد ارزشیابی قرار می گیرد تا آنها را به آرشیو اصلی انتقال دهند. در واقع باید بدانید این بخش یکی از مهمترین بخش ها به شمار می رود که اطلاعات زیادی را در خود جای داده است و بیشتر کارمندان باید با این بخش آشنایی داشته باشند.
به طور کلی باید بدانید زمانی که نرم افزار بایگانی را در هر اداره ای داشته باشید به راحتی می توانید اصول و روش های آن را انجام دهید و دیگر نیازی نیست برای ذخیره کردن آن مدارک به بخش مورد نظر بروید. بلکه در اتاق خود می توانید این اطلاعات را ذخیره سازی کنید تا دیگر کارمندان هم در صورت نیاز آنها را مشاهده کنند.
اصول بایگانی راکد :
سوابق و مدارک هر اداره ای در پی انجام وظایفی که داشته اند دریافت و ایجاد می شوند. زمانی که هنوز وظایف آنها تمام نشده است و عمل آنها پایان پیدا نکرده غیر جاری و راکد می شوند. در واقع باید بدانید آن دسته از مدارکی را که به علت عدم استفاده روزانه از آنها شرایط خاصی دارند را نیمه راکد و یا راکد می نامند. نگهداری کردن از این مدارک به صورت سنتی هزینه زیادی را در بر دارد، ولی زمانی که در سیستم و نرم افزار بایگانی آنها را نگهداری کنید هزینه زیادی نخواهد داشت.
در واقع شما باید به خوبی بدانید این سیستم به این مدارک نظم و ترتیب می دهد، به همین دلیل آنها را به شکل منظمی در بخش راکد قرار داده تا کارمندان در صورت نیاز آنها را به کار گیرند. اصول استفاده از این بخش به این نحو است که کارمندان هدف و انجام عملیات خود را مشخص می کنند و در صورتی که نیاز به مدارک راکد داشتند می توانند آن را از طریق سیستم دریافت کرده و مورد استفاده قرار دهند. این مدارک هر لحظه امکان دارد مورد استفاده قرار گیرد و افراد باید آنها را بررسی کنند.
اصول بایگانی پرونده های پرسنلی :
برخی از مدارک کارمندان و پرسنل یک اداره باید بایگانی شود که آنها مدارک مشخص شده ای هستند و به صورت منظم باید آنها را ترتیب دهید. در سیستم سنتی شما مجبور بودید که تمامی آن مدارک را به صورت دستی تنظیم نمایید. اما باید بدانید زمانی که آنها در نرم افزار به ثبت برسند دیگر نیازی نیست آنها را به صورت دستی وارد کنید بلکه خودشان به خودی خود در سیستم ثبت می شوند. تنها کافی است پرسنل این برنامه را در اتاق و سیستم خود داشته باشند. برخی از مهمترین مدارکی که مربوط به پرسنل می باشد و در این بخش قرار می گیرد عبارت می باشد از :
1.فرم هایی که مربوط به مرخصی های روزانه، ساعتی، اضافه کاری ها و تعطیلی های کاری بوده است در این بخش قرار می گیرد البته باید بدانید که ماموریت های برون شهری و درون شهری هم در این بخش قرار می گیرد و پرسنل می توانند به طور کامل آنها را مشاهده کنند.
2.قراردادهایی که مربوط به شخص می باشد در این بخش وجود دارد. تمامی قراردادها از زمانی که مشغول به کار شده است را می توانید در این بخش مشاهده کنید.
3.فرم ها و نامه هایی هستند که به صورت ابلاغی می باشند. از این مدارک یک کپی باید در بخش بایگانی وجود داشته باشد.
4.مدارکی که مربوط به حوادث ناشی از کار می باشد هم در سیستم بایگانی پرسنل قرار می گیرد. این مدارک شامل هزینه های درمانی می باشد که فرد در طول حادثه کاری برایش به وجود آمده است و باید آنها را به طور کامل در این بخش وارد کند.
۵. مدارک دیگری که مربوط به دوران بیماری پرسنل می باشد. به عنوان مثال اگر فردی بیماری داشته باشد و به علت بیماری خود به مرخصی برود باید برگه آن را تحویل دهد که آن برگه به صورت کپی شده در این سیستم ثبت می شود.
اصول بایگانی اسناد حسابداری و مالی :
به طو رکلی باید بدانید اسناد و مدارکی که مربوط به حسابداری می باشد اگر بایگانی گردد نشان دهنده حرفه ای بودن حسابدار می باشد. شغل حسابداری و اطلاعاتی که در مورد حسابداری یک شرکت وجود دارد بسیار مهم می باشد و باید به آن اهمیت زیادی داده شود، به همین دلیل باید تمامی مدارک و پرونده های اداری آن به درستی ذخیره شوند. حسابداری که منظم باشد تمامی مدارک مربوط به کار خود را دسته بندی می کند و این کار به جز اینکه از نرم افزار بایگانی استفاده کند میسر نمی باشد.
در گذشته اطلاعات به صورت دستی ذخیره می گشت که مشکلات زیادی را در پی داشت، ولی از زمانی که الکترونیکی شده است دیگر مشکلی را به به دنبال خود نمی کشد و کار کردن با آن بسیار آسان می باشد. اصول و روش های ذخیره کردن مدارک حسابداری مشخص شده می باشد و شما هم باید به این صول احترام بگذارید. به عنوان مثال تمامی اطلاعاتی که مربوط به بیمه افراد می باشد در یک طرف قرار دارد و اطلاعات دیگری مانند دستمزد و حقوق آنها هم مربوط به بخش دیگری می باشد حسابداری که حرفه ای باید در کمترین زمان تمامی اطلاعات را ذخیره می کند و در کمترین زمان هم آنها را در صورت نیاز خارج می سازد تا به دست افراد برساند.
اصول بایگانی اسناد فنی :
اسناد فنی از جمله مهمترین اسنادی می باشد که در یک اداره مورد استفاده قرار می گیرد و باید آنها را به طور کامل در بخش بایگانی بتوانید پیدا کنید. کارهای فنی یک اداره به نسبت زیاد و یا کم می باشد که بیشتر مربوط به حوزه فعالیت آن اداره است. اما به طور کلی بدون شک هر اداره ای اسناد فنی زیادی دارد که باید آنها را بر اساس سال و ترتیب مهم بودن ذخیره سازی نمایید. شما در هر بخشی از اداره که مشغول به کار هستید می توانید در این بخش اطلاعات فنی ار وارد کرده تا دیگر افراد هم آنها را در صورت نیاز بتوانند مشاهده نمایند.
اصول و بایگانی اسناد و پرونده های پزشکی :
مدارک پزشکی اهمیت بسیار زیادی دارد و پزشک به آنها برای اینکه در مورد بیماری های و روش های درمان بیمار تصمیم گیری نماید نیاز دارد. هر بیماری که به پزشک مراجعه می کند باید پرونده ای مربوط به سلامتی و مشکلاتی که دراد را تکمیل نماید تا در سیستم آنها را ثبت کنند. در گذشته بیشتر مدارک مربوط به بیمار به صورت دستی پر می شد ولی اکنون آنها را در سیستم ذخیره سازی و بایگانی می کنند تا پزشک هر زمانی که به آنها نیاز داشت بتواند به آنها دسترسی داشته باشد و آنها را مشاهده کند. فرایند ذخیره سازی مدارک پزشکی به این ترتیب است که در ابتدا باید پرونده ها را به طور کامل مورد بررسی قرار دهند و سس بر اساس ویژگی هایی که بیمار داشته است آنها را وارد نمایند. بعد از آن باید بعد از اینکه بیمار ترخیص شد یک بار دیگر مدارک آن را وارد کنند تا به خوب یاطلاعات آن وارد سیستم شود.
در طول درمان بیمار هرگونه دارو و روش های درمانی که روی آن انجام شده است را باید وارد نمایند تا پزشک در مراجعه بعدی دیگر از بیمار پرسش های لازم را ارائه ننماید. پزشک بعد از اینکه اطلاعات شما را به خوبی مورد بررسی قرار دهد راحت تر می تواند برای درمان شما تصمیم گیری نماید. در بخش بایگانی پزشکی دو دسته اطلاعات وجود دارد یکی از آنها اطلاعات فعال پزشکی می باشد و دیگری اطلاعات غیر فعال پزشکی است. هر یک از بخش ها فضای بسیار امنی دارد که هرگز اطلاعات از بین نمی روند و مفقود نیز نمی شوند. نگهداری کردن از مدارک بیمار به کارهای پزشک سرعت بیشتری می بخشد و همچنین طول درمان بیمار را به خوبی متوجه می شود. دیگر پزشک داروهایی که برای بیمار تجویز کرده بوده را به خوبی می شناسد و آنها را به بیمار نمی دهد.
لزوم تهیه و خرید نرم افزار بایگانی اسناد :
بدون شک همه شما به خوبی می دانید که امروزه بسیاری از اداره ها در تلاش هستند از بهترین و به روز ترین تکنولوژی هایی که سرعت و کیفیت کار آنها را افزایش می دهد استفاده کنند. نرم افزار بایگانی آنلاین یکی از این برنامه ها می باشد که شما می توانید از آن در اداره خود استفاده کنید. در واقع بسیاری از افراد شاید برایشان این پرسش به وجود آید که چرا باید از این نرم افزار استفاده کنند و به همین دلیل در ادامه برخی از مواردی که اهمیت این نرم افزار را نشان می دهد بیان می کنیم.
مدیریت زمان :
یکی از مهمترین مواردی که نشان دهنده لزوم خرید این نرم افزار می باشد این است که شما می توانید به طور کامل زمان را مدیریت کرده و پروژه های گوناگونی را مورد بررسی قرار دهید تا نتیجه تحلیل آن را به دست آورید.
افزایش بهره وری سازمان :
بیشتر کشورهای پیشرفته مانند کشورهای اروپایی و آمریکایی از نرم افزار بایگانی استفاده می کنند. بر اساس نتایج و تحقیقاتی که انجام شده است به این نتیجه رسیده اند که این برنامه و نرم افزار برای آنها بسیار مفید بوده و بهره وری کارکنان آنها را تا حد بسیار زیادی افزایش داده است. چابکی سازمان با این برنامه بسیار افزایش پیدا می کند و آنها می توانند از این برنامه در جهت بهبود کارهای خود استفاده کنند.
از جمله نرم افزار های مورد نیاز در کنار دیگر نرم افزارها :
یکی دیگر از مواردی که در لزوم خرید نرم افزار بایگانی وجود دارد این است که وجود آن در کنار دیگر برنامه های اداره ضروری به شمار می رود. زمانی که یک سازمان و یا یک اداره این برنامه را داشته باشد نشان دهنده این امر است که آن سازمان و اداره بسیار حرفه ای می باشند و به صورت حرفه ای کار خود را انجام می دهند. بنابراین اگر شما می خواهید در نظر دیگران شرکت حرفه ای محسوب شوید باید این برنامه را داشته باشید.
رضایت کارکنان :
بر اساس آماری که به دست آمده است، بسیاری از کارکنان مجبور هستند که اطلاعات را در بخش بایگانی به صورت منظم قرار دهند و در صورتی که بخواهند این روش را به صورت سنتی دنبال کنند باید زمان زیادی بگذارند. ولی اگر این سیستم و نرم افزار را داشته باشند در کمترین زمان می توانند فعالیت های خود را انجام دهند.
همچنین سازمان ها می توانند از نرم افزار های اداری دیگری مانند اتوماسیون اداری، دبیرخانه آنلاین و…. نیز استفاده کنند.
انواع نرم افزار بایگانی اسناد :
نرم افزار بایگانی اسناد دارای انواع مختلفی می باشد و هر یک از آنها هم دارای ویژگی های متنوعی است. در واقع شما باید بر اساس نیاز خود یکی از این نرم افزارهای را خریداری نمایید و در اداره و سازمان خود از آن استفاده کنید. نرم افزار یگانه یکی از انواع نرم افزارهای بایگانی به شمار می رود که تمامی مزیت های این سیستم را در خود جای داده است و همچنین باید بدانید تمامی ویژگی ها و امکانات لازم را دارا می باشد. شما می توانید برای خرید این نرم افزار با کارشناسان شرکت در تماس باشید تا بر اساس نیاز شما ویژگی های آن را تنظیم کرده و به شما ارائه دهند.
مزایای نرم افزار بایگانی اسناد :
بدون شک هر نرم افزار الکتریکی که در اداره ها و سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرد دارای مزیت های بسیار زیادی می باشد و همین مزیت ها موجب می شود که از آنها استفاده زیادی شود. برخی از مزیت های که نرم افزار بایگانی تحت وب دارد عبارت می باشد از :
1.یکی از مهمترین و اصلی ترین مزیت هایی که این نرم افزار دارد این است که، پرونده ها را ثبت و ذخیره می کند. ثبت و ذخیره سازی پرونده ها بر اساس اطلاعات اولیه ای می باشد که وارد شده است. بنابراین شما باید زمان وارد کردن اطلاعات اولیه نهایت دقت را داشته باشید.
2.یکی از دیگر مزیت های نرم افزار بایگانی این است که اسناد را بر اساس موضوع آنها به خوبی تنظیم می کند. هر موضوع رد دسته و طبقه بندی مشخص شده خودش قرار می گیرد و این مسئله می تواند به کارمندان کمک کند که سریع مطالب مورد نظر خود را پیدا کنند.
3.یکی دیگر از مزیت های این نرم افزار این است که شما می توانید پرونده ها را پیوست بزنید. در واقع اگر بخواهید این روش را به صورت سنتی انجام دهید باید تلاش بسیاری کنید تا کار خود را به درستی انجام دهید. ولی با نرم افزار بایگانی کار شما بسیار سریع و آسان انجام می شود.
4.با استفاده از این نرم افزار هر بخش را که مربوط به ذخیره سازی می باشد را به بهترین نحو ممکن می توانید مدیریت کنید. مدیریت کردن پرونده ها از اهمیت ویژه ای برخوردار است و باید شما نسبت به این مورد حساسیت های بیشتری داشته باشید. با استفاده از نرم افزار الکتریکی نظارت و مدیریت شما روی پرونده ها با دقت بیشتری انجام می شود.
5.یکی از مزیت های مهمی که نرم افزار بایگانی اسناد دارد این است که شما می توانید به وسیله آن با نرم افزار دبیرخانه هم ارتباط برقرار کنید. در واقع باید بدانید نرم افزار دبیرخانه ارتباط تنگاتنگی با این بخش دارد، به همین دلیل طراحان این دو نرم افزار سیستم هماهنگی آنها را به بهترین نحو طراحی کرده اند. هر اداره ای که این دو نرم افزار را داشته باشد می تواند از آنها به بهترین نحو ممکن بهره برداری نماید.
6.یکی از نکاتی که باید بدانید و به عنوان آخرین مزیت مهم می باشد این است که شما به وسیله سیستم نرم افزار بایگانی می توانید گزارش های آماری را تهیه کنید. گزارش های آماری انواع مختلفی دارند و هر یک از آنها دارای ویژگی های متوعی می باشد و شما به صورت الکتریکی می توانید هر یک از آنها را که مایل هستید را تهیه کنید و در سیستم مورد استفاده قرار دهید.
معایب نرم افزار بایگانی اسناد :
به طور کلی نرم افزار بایگانی اسناد مزیت های بسیار زیادی دارد و افرادی هم که این سیستم و نرم افزار را تهیه می کنند به دلیل مزیت های آن می باشد. ولی معایبی را که برخی از طراحان نرم افزار برای این نوع از سیستم مشخص کرده اند عبارت می باشد از :
1.با استفاده از این نرم افزار دیگر نیازی نیست شما در محیط انسانی رفت و آمد داشته باشید و به تنهایی با سیستم کامپیوتر خود تمامی کارهای خود را انجام می دهید. اینکه افراد دیگر نیازی نیست با یکدیگر در ارتباط باشند شاید برای برخی از افراد یکی از معایبی این سیستم باشد. ولی به طور کلی هوز هم در اداره ها افراد با یکدیگر رابطه کاری و حضوری دارند.
2.اگر اطلاعات درون سیستم مفقود شود و یا اینکه آنها از بین بروند بسیار خطرناک است و در این صورت دیگر اطلاعات شرکت و اداره از بین می رود. بر همین اساس طراحان برای این مشکل چاره ای اندیشیده اند و آن هم این است که از اطلاعات کپی می گیرند.
3.اگر امنیت سیستم هم به خطر بیفتد امکان دارد که تمامی اطلاعات در دسترس افراد سودجو قرار بگیرد. بر همین اساس طراحان نرم افزار بایگانی برای این مشکل هم چاره ای اندیشیده اند و آن هم این است که امنیت سیستم را به وسیله حریم های شخصی بسیار بالاتر برده اند.
4.برخی از کارکنان امکان دارد به خوبی با این نرم افزار نتوانند کار کنند و بیشتر به صورت سنتی کارهای خود را انجام دهند. اما اگر آنها از این سیستم تنها عرض یک هفته استفاده نمایند به خوبی می توانند روش های آن را یاد بگیرند و در کمترین زمان کار خود را انجام دهند.
5.تعدادی از کارمندان امکان دارد اشتباه های خود را به این نرم افزار و سیستم نسبت دهند، ولی باید بدانید که شما می توانید اشتباهات آنها را پیگیری کنید.
امکانات کلیدی نرم افزار بایگانی اسناد + ۵ امکان کلیدی نرم افزار بایگانی اسناد :
نرم افزار بایگانی ویژگی های بسیار زیادی دارد و این ویژگی ها موجب شده است که از آن استفاده بسیار زیادی شود. برخی از امکانات کلیدی که این نرم افزار دارد عبارت می باشد از :
آرشیو اسناد :
یکی از مهمترین امکاناتی که در نرم افزار بایگانی وجود دارد این است شما در این برنامه می توانید آرشیو اسناد را داشته باشید. در واقع شما به وسیله این برنامه قادر خواهید بود که تمامی اسناد ار از نظر فیزیکی و یا الکترونیکی در سیستم قرار دهید و بعد از مدتی که مایل هستید آنها را استفاده کنید.
تعریف نامحدود ذخیره سازی :
شما زمانی که به صورت سنتی می خواهید اسناد را ذخیره سازی کنید، بدون شک باید کاغذهای زیادی را مورد استفاده قرار دهید و در هر کاغذ تنها برخی اطلاعات را قادر خواهید بود که ثبت نمایید. اما باید بدانید یکی از ویژگی های مهمی که این نرم افزار دارد ثبت و ذخیره سازی نامحدود آن می باشد. شما به وسیله این نرم افزار قادر خواهید بود اطلاعاتی را که مربوط ثبت اسناد می باشد را وارد کنید و هرچه که تعداد این اطلاعات زیاد باشد هیچ موردی وجود ندارد و محدودیتی برای این نرم افزار تعبیه نشده است.
قابلیت ارجاع بخشی :
از دیگر امکانات کلیدی که نرم افزار بایگانی دارد قابلیت ارجاع بخشی آن می باشد. شما به وسیله این نرم افزار می توانید هرگونه اسنادی که دیگر بخش های اداره و یا سازمان ها به آن نیاز دارند را برایشان ارسال کنید. در واقع باید بدانید زمانی که این نرم افزار در یک اداره و سازمان مورد استفاده قرار می گیرد تمامی بخش ها و افراد می توانند از آن استفاده کنند. بنابراین شما دیگر نیازی نیست برای دریافت آن مدارک به بخش دبیرخانه و نگهداری اسناد مراجعه کنید بلکه درخواست می نمایید تا آن را به سیستم شما بفرستند. از آنجایی هم که تمامی آنها به صورت منظم دسته بندی شده اند در کمترین زمان می توانید آنها را دریافت کنید.
مشاهده گردش اسناد :
شما به وسیله این نرم افزار می توانید آن اسنادی را که نیاز دارید را در کمترین زمان پیدا کنید. همچنین قادر خواهید بود که گردش آن نامه را پیش از شما هم مشاهده کنید. اینکه چند نفر و چه کسانی پیش از شما از آن اسناد استفاده کرده اند را به وسیله این نرم افزار می توانید مشاهده کنید.
قابلیت مشخص نمودن زونکن :
به وسیله نرم افزار بایگانی شما می توانید مشخص نمایید که افراد در چه صورتی می توانند از مدارک و اسناد و استفاده کنند. حالت های مشخص نمودن مشاهده اسناد متنوع است و یکی از آنها تنها خواندنی می باشد و دیگری ثبت برای افراد است که شما هر یک را که مایل باشید می توانید تنظیم کنید تا اجرا شود.
ویژگی های نرم افزار بایگانی اسناد + ۷ ویژگی کلیدی نرم افزار بایگانی اسناد :
نرم افزار بایگانی اسناد ویژگی های مختلفی دارد که برخی از مهمترین آنها عبارت می باشد از :
1.امکان ثبت پرونده با مشخصات اولیه :
به وسیله این نرم افزار هر نوع اطلاعات اولیه که مربوط به پرونده می باشد را می توانید ثبت کنید. اطلاعات شامل تاریخ و ساعت ثبت، طبقه بندی پرونده ها، کاربر ثبت کننده و … از جمله اطلاعات مهم و ضروری به شمار می رود.
2.امکان دسته بندی پرونده ها بر اساس موضوع :
هر کی از پرونده هایی که در یک اداره وجود دارد مربوط به بخش های خاصی می باشد، به عنوان مثال بخشی از آنها مربوط به کارمندان، حسابداری، فنی و یا … می باشد. شما به وسیله این نرم افزار می توانید تمامی این دسته بندی ها را بر اساس موضع انجام دهید تا پیدا کردن آنها هم آسان باشد.
3.امکان الصاق دادن پیوست های مختلف به یک پرونده :
از دیگر ویژگی های نرم افزار بایگانی این است که شما به وسیله آن می توانید پیوست های گوناگون یک اسناد را به یک پرونده ارتباط دهید.
4.امکان امانت دهی یک سند :
هر سندی که در این نرم افزار ثبت شده باشد را می توانید به افراد دیگر امانت دهید و تاریخ آن را که امانت داده شده است را وارد نمایید. تاریخ بازگشت هم باید در کنار آن مشخص شود تا فرد آن را بازگرداند.
5. تعریف فرمت پیوست ها :
پسوند فایل، عنوان ها و …. را می توانید به وسیله این نرم افزار به درستی مشخص کنید و همچنین نوع آن را تغییر دهید.
6.امکان دسته بندی پرونده ها در زونکن های گوناگون :
هر یک از پرونده ها ویژگی های مختلفی دارند و شما می توانید آنها را در زونکن های مختلفی به وسیله نرم افزار بایگانی قرار دهید.
7.مدیریت حجم فایل ها :
یکی از ویژگی های مهمی که این نرم افزار دارد این است که حجم فایل های وارد شده به سیستم را به خوبی مدیریت می کند تا شما به تعداد نامحدودی بتوانید فایل درون آن قرار دهید.
قیمت و مشخصات نرم افزار بایگانی اسناد :
قیمت نرم افزار بایگانی اسناد بر اساس مشخصاتی که بیان نمودیم بسیار به صرفه می باشد. در واقع به دلیل مزیت های زیادی که این نرم افزار دارد شما با پرداخت هزینه برای نصب آن بدون شک رضایت بسیاری از آن خواهید داشت. در واقع باید بدانید قیمت آن نسبت به بسیاری از نرم افزارهای دیگر کمتر است و به همین دلیل تمامی اداره ها و سازمان ها از این نرم افزار استفاده می کنند.
بهترین نرم افزار بایگانی اسناد + چک لیست انتخاب نرم افزار بایگانی اسناد :
تمامی ویژگی ها و امکاناتی که برای این نرم افزار در بخش بالا بیان نمودیم را نرم افزار یگانه برای مشتریان خود فراهم کرده است. بنابراین اگر بخواهیم بهترین نرم افزار را به شما معرفی کنیم بدون شک بر اساس ویژگی های بسیار زیادی که این نرم افزار دارد آن را معرفی می کنیم.
پرسش و پاسخ متداول در مورد اصول بایگانی اسناد و مدارک:
– چرا و به چه دلیل اسناد و اطلاعات بایگانی می کنیم؟
برای سر و سامان دادن به اسناد و مدارک و اطلاعات سازمان آنها را دسته بندی و بایگانی می نماییم.همچنین برای جلوگیری از بودجه، اتلاف زمان و برای برنامه ریزی مناسب تر از بایگانی استفاده می کنیم.
– سند چیست؟ یا سند به چه معناست؟
هر چیزی که بتوان به آن استناد نمود را سند گویند. نمونه برخی اسناد شامل: قرارداد، فاکتور، فیش واریز، مدارک شناسایی، و…
– وظایف بایگانی چیست؟
مدیریت، کنترل و نظارت بر روند بایگانی و مدیریت اسناد جزء وظایف بایگانی می باشد. نحوه شماره و کدگذاری اسناد، نام گذاری اسناد، مهر زنی بر روی اسناد، برگ شمار کردن اسناد، نوسازی اسناد و مدارک جزء وظایف بایگانی می باشد.
