چگونگی برنامه‌ریزی و اجرای جلسات موثر
افراد به دلایل مختلفی در جلسات آنلاین شرکت می‌کنند: ازجمله کار، منافع شخصی و اوقات فراغت.
اکثر مردم در برخی از مواقع زندگی خود مجبور به شرکت در جلسات هستند و بسیاری از آن‌ها نیز به‌طور مرتب این کار را انجام می‌دهند.
جلسات می‌توانند در محل کار، درون سازمان، گروه ورزشی، انجمن معلمان و والدین، یا گروه‌های دیگر برگزار شوند.
این مقاله به بررسی نحوه سازمان‌دهی جلسات رسمی می‌پردازد. همچنین نشان می‌دهد که چگونه آمادگی خوب و یک رئیس مؤثر می‌توانند منجر به موفقیت یک جلسه شده و به‌این‌ترتیب، حس دستیابی به هدف را به افراد حاضر در جلسه منتقل کنند.
در برخی از جلسات شرکت‌کنندگان احساس می‌کنند وقت خود را هدر داده‌اند زیرا جلسه به دلایل زیادی به هدف ناچیزی دست‌یافته است. این مقاله به بررسی دلایلی که موفقیت جلسات را کاهش می‌دهند پرداخته و توصیه‌هایی ارائه می‌دهد که شما را قادر می‌سازند از جلسات بیشترین بهره را ببرید.
جلسه چیست؟
با توجه به اهداف این مقاله، جلسه گردهمایی سه نفر یا تعداد بیشتری از افراد است که اهداف مشترکی داشته و از طریق ارتباطات کلامی و نوشتاری تلاش می‌کنند به اهداف موردنظر دست یابند.
هدف جلسات
جلسات تجت وب ابزار سازمانی مهمی هستند و می‌توانند برای اهداف زیر استفاده شوند:
جمع‌آوری و توسعه ایده‌ها برنامه‌ریزی حل مشکلات تصمیم‌گیری ایجاد و پرورش درک تشویق اشتیاق و ابتکار ارائه جهت و مسیر ایجاد یک هدف مشترک
جلسات ممکن است در اندازه، محتوا و رویکرد متفاوت باشند، جلسات مؤثر در سه عنصر زیر مشترک هستند:
1. هدف متمایز
2. استفاده از ارتباط مؤثر
3. وضعیت کنترل‌شده
اجزاء جلسات
جلسه را می‌توان به سه جزء اصلی زیر تقسیم کرد:
محتوا
یعنی دانش، اطلاعات، تجربه، تخصص، نظرات، ایده‌ها، نگرش‌ها و انتظاراتی که هر فرد در جلسه ارائه می‌دهد.
تعامل
روشی است که شرکت‌کنندگان در یک جلسه از طریق آن، محتوای جلسه را به کار خواهند گرفت. این تعامل شامل احساسات، نگرش‌ها و انتظارات شرکت‌کنندگان بوده و به‌طور مستقیم بر روی همکاری، گوش دادن، مشارکت و اعتماد آن‌ها تأثیرگذار خواهد بود.
ساختار
شیوه‌ای است که در آن اطلاعات و شرکت‌کنندگان برای رسیدن به اهداف جلسه سازمان‌دهی می‌شوند.
انواع جلسات
جلسات انواع مختلفی دارند؛ در اینجا ما بر آن‌هایی تمرکز داریم که به موارد زیر می‌پردازند:
جلسات اطلاع‌رسانی
جلسات آنلابن ساده‌ای هستند که یک عضو، معمولاً رئیس جلسه، اطلاعات یا تصمیمی را اعلام می‌کند که بر همه افراد حاضر در جلسه تأثیرگذار است. چنین جلساتی حالتی رسمی دارند، زیرا هدف آن‌ها آگاهی دادن به اعضا و بحث در مورد پیامدها یا نحوه استفاده از اطلاعات به بهترین شکل است.
جلسات مشاوره
این جلسات برای بحث در مورد یک خط‌مشی یا نوآوری خاص استفاده می‌شوند و دیدگاه شرکت‌کنندگان در مورد چنین خط‌مشی یا ایده‌ای را به دست می‌آورند؛ مانند:
بررسی خط‌مشی فعلی بیان نقص‌های آن پیشنهاد تغییر تأکید بر مزایای چنین تغییری پذیرش تمام نقاط ضعف پرسیدن نظرات
جلسات حل مسئله
در این جلسات رئیس جلسه، مسئله را تا حد ممکن به‌وضوح بیان می‌کند. اعضا باید با توجه به تجربه، تخصص یا علاقه خود انتخاب شوند و سپس تا حد ممکن به آن‌ها اطلاعات داده شود تا ایده‌ها، راهنمایی‌ها و نتیجه‌گیری‌های خود را ارائه دهند. (به مقاله حل مسئله رجوع کنید)
جلسات تصمیم‌گیری
این نوع جلسات تمایل به پیروی از یک روش متداول دارند:
توصیف مشکل تجزیه‌وتحلیل مشکل ایده پردازی تصمیم‌گیری در مورد بهترین ایده نتیجه‌گیری
بسیاری از سازمان‌ها، کانونها و انجمن‌ها جلسات منظمی برگزار می‌کنند تا اعضا بتوانند گزارش‌های خود را در مورد پیشرفت کارهای فعلی ارائه داده و به برنامه‌ریزی‌های فعلی و آینده بیندیشند. چنین جلساتی می‌توانند عناصر مختلفی از چهار نمونه فوق را شامل شوند.
برنامه‌ریزی و آمادگی برای جلسه
مهم‌ترین اولویت برای موفقیت هر جلسه، نگرش و رهبری رئیس جلسه است. در جلسه، رئیس، رهبر است و به همین ترتیب باید در اینجا نیز همانند رهبری هر گروه کاری دیگر، رهبری کند.
برای مؤثر بودن یک جلسه، رئیس جلسه باید:
- گفتوگو در مورد موضوعات موجود در دستور جلسه را برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و کنترل کند.
- با ایجاد و تقویت روابط هماهنگ، گروه را حفظ کند.
- با تشویق افراد برای مشارکت، پاداش دادن به تلاش‌های آن‌ها و حمایت آن‌ها در شرایط دشوار به آن‌ها انگیزه دهد.
پیش از هر جلسه، رئیس جلسه باید سؤال‌های زیر را مطرح کرده و به آن‌ها پاسخ دهد:
- هدف جلسه چیست؟
- آیا جلسه مناسب این شرایط است؟
- جلسه چگونه باید برنامه‌ریزی شود؟
- چه کسانی باید در جلسه شرکت کنند؟
- چه آماده‌سازی برای جلسه لازم است؟
هدف جلسه چیست؟
تمام جلسات باید یک هدف داشته باشند و رئیس جلسه باید سؤالاتی مانند سؤالات زیر را مطرح کند:
- چه چیزی باید در این جلسه حاصل شود؟
- آیا در مورد موضوع خاصی به مشورت نیاز است؟
- آیا مشکلی ایجادشده که نیاز به گفت‌وگوی فوری دارد؟
- آیا این یک جلسه عادی برای حفظ ارتباط اعضا است؟
آیا جلسه مناسب این شرایط است؟
رئیس جلسه همواره باید در نظر بگیرد که آیا جلسه واقعاً ضروری است یا در این شرایط برخی از روشهای دیگر ارتباطی مناسب‌تر هستند، نظیر ارسال نامه یا ایمیل به افرادی که تمایل داریم نظرات آن‌ها را جویا شویم. جلسات غیرضروری ممکن است منجر به اتلاف وقت، ناامیدی و منفی گرایی شده و انگیزه برای شرکت در جلسات آینده را کاهش دهد.
جلسه چگونه باید برنامه‌ریزی شود؟
این مورد بیشتر به نوع جلسه‌ای که برگزار می‌شود بستگی دارد. مهم نیست که جلسه چقدر سطح پایین یا غیررسمی باشد اما باید منطقی پشت آن قرار داشته باشد. این امر عمدتاً محتوا را تعیین کرده و نشان می‌دهد که برنامه‌ریزی چگونه باید انجام شود.
همچنین می توان از نرم افزار های مدیریت کار و تقویم آنلاین نیز کمک گرفت.
چه کسی در جلسه شرکت خواهد کرد؟
این مورد اغلب توسط ماهیت خود جلسه تعیین می‌شود. در یک سازمان کوچک، جلسه می‌تواند شامل تمامی کارکنان شود، زیرا یک مهمانی کاری یا جلسه مربوط به یک تیم کوچک اعضای از پیش تعیین‌شده‌ای دارد. در یک سازمان یا یک بخش بزرگ، کارکنان ممکن است به نمایندگی از دیگران در جلسه حضور یابند. تمامی پیامدهای چنین نمایندگی‌هایی باید توسط افراد مربوطه به‌طور کامل درک شود، زیرا این افراد در جلسه تنها در جهت منافع خودشان صحبت نمی‌کنند. جلسات خارج از محل کار ممکن است شامل اعضای هیئت‌مدیره یا سایر اشخاص علاقه‌مند باشند.
چه آماده‌سازی برای جلسه لازم است؟
درصورتی‌که قرار باشد همه شرکت‌کنندگان در بحث شرکت کنند، هدف جلسه باید برای همه روشن باشد. مناسب‌ترین کار تهیه دستور جلسه است که باید قبل از جلسه به دست همه افرادی که به جلسه دعوت‌شده‌اند، برسد. دستور جلسه باید:
- زمان و مکان جلسه را اعلام کند. موضوعاتی را که قرار است پوشش داده شوند و همچنین نام ارائه‌دهندگان آن‌ها را فهرست کند.
- هر مطلب مربوطه را ضمیمه به خود داشته باشد. زمان پایان جلسه را اعلام کند.
دستور جلسه
یک طرح کلی برای جلسه است. در بیشتر جلسات رسمی توسط دبیر جلسه و با مشورت رئیس جلسه تدوین می‌شود. دبیر جلسه باید پیش از شروع جلسه، دستور جلسه را به همراه هر ضمیمهای که دارد، پخش کند. همچنین دبیر جلسه از بقیه اعضا درخواست می‌کند تا مواردی که باید در دستور جلسه قرار گیرند را بیان کنند.
جلسات منظم اغلب با صورت‌جلسه‌ی قبلی شروع‌شده و با مسائل به وجود آمده و مرتبط با صورت‌جلسه‌ی پیشین دنبال می‌شوند. اکثر جلسات با بخش “هر موضوع دیگری” (AOB) به پایان می‌رسند که به همه فرصتی می‌دهد در دقایق پایانی مواردی که ازقلم‌افتاده را مطرح کنند. هرچند در جلسات رسمی ممکن است موضوعات AOB در دستور جلسه ذکرشده باشند.
نمونه‌ای از یک دستور جلسه می‌تواند حاوی موارد زیر باشد:
- عذرخواهی بابت نپذیرفتن غیبت.
- صورت‌جلسه‌ی پیشین
- مسائل به وجود آمده از صورت‌جلسه‌ی پیشین
- موضوع ۱ – آموزش و توسعه
- موضوع۲ – گزارش مالی.
- موضوع ۳ – امور مالی و تجهیزات O.B. (هر موضوع دیگر).
- زمان و تاریخ جلسه بعدی.
