آیا اهلِ برنامه ریزی هستید؟
این سوالی است که احتمالاً تا کنون بارها از شما پرسیده شده است. شاید هم شما آن را از دیگران پرسیده باشید.
برای بسیاری از ما، این پرسش هم مانند سایر پرسش‌ها می‌تواند پاسخ مثبت یا منفی داشته باشد.
یک نفر می‌تواند اهل برنامه ریزی باشد یا نباشد.
اما اگر آن یک نفر مدیر پروژه باشد یا مسئولیت کنترل پروژه به او واگذار شده باشد، حق ندارد به این سوال پاسخ منفی بدهد.
دو مورد از رایج‌ترین مسیر‌های منتهی به شکست در یک پروژه، عبور از محدوده‌ی زمانی تعریف شده (Over-time) و نیز عبور از مرزهای بودجه‌ی تعیین شده (Over-budget) است.
هر دو مورد فوق، می‌توانند در ضعف برنامه ریزی مدیران پروژه و مسئولان کنترل پروژه ریشه داشته باشند.
بنابراین کسی که مدیریت، کنترل یا هدایت و راهبری یک پروژه را در اختیار دارد، باید دائماً ذهنش درگیر پرسش‌هایی مانند موارد زیر باشد:
– آیا هنوز بر طبق برنامه زمان بندی پروژه جلو می‌رویم؟ یا از آن منحرف شده‌ایم؟
– آیا هنوز بیانیه کلیات پروژه معنا دارد و در چارچوب آن هستیم؟ یا از آن منحرف شده‌ایم؟
– آیا هنوز در چارچوب بودجه‌ی تعیین شده برای منابع هستیم؟ یا از آن منحرف شده‌ایم؟
– آیا آنچه به عنوان ساختار شکست کار یا WBS تنظیم کردیم، معنا داشت؟ آیا انحرافی از آن روی داده است؟
به این سوال‌ها می‌توانید ده‌ها سوال دیگر هم بیفزایید.
سوال‌هایی که اگر برنامه ریزی انجام نشده باشد، عملاً صورت آنها پاک شده است.
هر یک از این سوال‌ها می‌توانند یکی از سه پاسخ زیر (و فقط یک پاسخ) را داشته باشند:
- بله. هیچ انحرافی وجود ندارد و دقیقاً روی مسیر و در چارچوب هستیم.
- بله. انحراف وجود دارد. اما جدی نیست. مفروضات و برنامه درست بوده و نیاز به تغییر ندارد. دیر یا زود دوباره روی خط برنامه قرار می‌گیریم.
- بله. انحراف وجود دارد. دیگر هم نمی‌توانیم روی برنامه‌ی قبلی برگردیم. باید مفروضات‌مان و برنامه‌مان را اصلاح کنیم.
به همین علت، بخش قابل‌توجهی از آموزش مدیریت پروژه، به موضوعاتی مانند موارد زیر می‌پردازد:
– چه محورها و موضوعاتی وجود دارند که برای آنها برنامه ریزی می‌شود؟
– برای هر کدام از آنها چگونه برنامه ریزی کنم؟
– انحراف از برنامه‌ها، به چه علت‌هایی روی می‌دهند؟
– با چه نوع اقدام‌های اجرایی می‌توان انحراف را جبران کرد؟
– چگونه باید مفروضات خود را اصلاح کنیم؟
– چه کنم که در پروژه‌های بعدی و برنامه ریزی‌های بعدی، برآوردها و تخمین‌های بهتری داشته باشم؟
