چگونگی برگزاری یک جلسه
درصورتی‌که آمادگی مناسب صورت گرفته باشد، شرایط برای برگزاری یک جلسه مؤثر فراهم می‌شود.
دستور جلسات ایجاد و منتشر خواهند شد. شرکت‌کنندگان می‌دانند که چه چیزی باید موردبحث قرار بگیرد و برای ارائه کمک و همکاری لازم اطلاعات کافی خواهند داشت. در صورت لزوم، آنها با نمایندگان خود رایزنی کرده و هرگونه مسائل مربوطه را موردبحث قرار می‌دهند.
این مقاله نقش رئیس جلسه را که وظیفه‌اش اداره جلسه است، شرح می‌دهد.
نقش رئیس جلسه
در یک جلسه‌ی رسمی، رئیس جلسه هدف جلسه را مشخص کرده و دلیل برگزاری جلسه را به اعضا یادآوری می‌کند.
در چنین جلساتی نیاز کمی وجود دارد که به روند زیر اشاره شود، زیرا در آداب تشکیل چنین جلساتی این روند بدیهی به نظر می‌رسد:
– رئیس، جلسه را کنترل می‌کند.
– تمامی اظهارات (تبصره‌ها) از طریق رئیس جلسه عنوان می‌شوند.
– اعضا صحبت یکدیگر را قطع نمی‌کنند.
– اعضا برای رسیدن به یک توافق تلاش می‌کنند.
– درصورتی‌که به توافق نرسند، رأی‌گیری انجام خواهد شد.
– توافق بر سر رأی اکثریت حاصل می‌شود.
– سایر اعضا تصمیم اکثریت را می‌پذیرند.
روندی که بیان شد، یک مدل برای اداره جلسه است، اما مدل‌های جایگزین دیگری نیز وجود دارند.
در حین برگزاری جلسه، وظیفه رئیس جلسه است که اطمینان حاصل کند همه اعضای حاضر در جلسه در بحث مشارکت دارند و جلسه تنها تحت تسلط یک یا دو نفر نیست. رئیس جلسه با خلاصه‌سازی بحث در طول جلسات آنلاین می‌تواند:
– پیشرفت یا عدم پیشرفت جلسه را نشان دهد.
– در صورت انحراف از موضوع موردبحث، باعث شود که دوباره بر روی موضوع اصلی تمرکز کنند.
– در مورد یک نکته نتیجه‌گیری کرده و اعضا را به موضوع بعدی هدایت کند.
– نکات و موضوعات مهم را مشخص کند.
– در صورت لزوم با دبیر جلسه همکاری کند.
– هرگونه سوءبرداشت را شفافسازی کند.
رئیس جلسه باید جلسه را تسریع کند تا مطمئن شود که جلسه در مدت مقرر به پایان می‌رسد. درصورتی‌که برنامه‌ریزی به‌درستی انجام‌شده باشد، نباید مشکلی به وجود بیاید.
در انتهای جلسه، رئیس جلسه باید به اعضا یادآوری کند که در این جلسه به چه چیزهایی دست پیداکرده‌اند و به دلیل مشارکت و همکاری آنها از ایشان تشکر کند. درنهایت، باید زمان و تاریخ جلسه بعدی مشخص گردد. این‌یک مدل رایج برای جلسات مؤثر است، اما نتایج موفق می‌توانند از طریق روشهای متفاوت و با راهبردهای متفاوتی که به‌منظور دستیابی به اهداف استفاده می‌شوند، به دست آیند. بنابراین در شرایط خاص، روشهای متفاوتی به کار می‌روند.
نقش اعضا
درحالی‌که نقش رئیس جلسه، اداره جلسه است، مشارکت اعضا برای موفقیت جلسه امری مهم و اساسی است.
برای تضمین یک جلسه مؤثر، همه شرکت‌کننده‌ها باید:
– پیش از جلسه آمادگی لازم را کسب کنند. به‌موقع در جلسه حاضر شوند.
– ذهن خود را برای شنیدن نظرات دیگران باز نگه‌دارند. به نظرات دیگران گوش دهند.
– در بحث مشارکت داشته باشند.
– از تسلط بر روند جلسه خودداری کنند.
– از موقعیت‌های تضاد و درگیری اجتناب کنند.
– از گفت‌وگوهای جانبی که منجر به پرت شدن حواس دیگران می‌شود پرهیز کنند.
– برای شفافسازی چیزی که درک کرده‌اند، سؤال بپرسند.
– هرگونه اقدامی که موردتوافق قرار گرفت را یادداشت کنند.
– بعد از جلسه، هرگونه اقدامی که موردتوافق قرارگرفته بود را متقبل شده و به‌طور مناسب دیگران را نیز آگاه کنند.
برای مدیریت بهتر جلسات می توان علاوه بر نرم افزار جلسات از نرم افزار های مدیریت کار و تقویم آنلاین نیز استفاده کرد.
چرا ممکن است جلسات غیر مؤثر باشند؟
دلایل زیادی مبنی بر غیر مؤثر بودن جلسات وجود دارد، برخی از این دلایل عبارت‌اند از:
– جلسه غیرضروری است و به بحث در مورد مسائل بی‌اهمیت می‌پردازد، بنابراین وقت باارزش اعضا را هدر می‌دهد.
– جلسه فاقد یک هدف واضح است، یعنی اهداف به‌طور واضح تعریف‌نشده‌اند.
– سبک نامناسب رهبری، یعنی رئیس جلسه بر جلسه تسلط یافته و مشارکت سایرین را نادیده می‌گیرد.
– رئیس کنترل کمی را اعمال کرده و اجازه می‌دهد که یک یا دو نفر از اعضا بر جلسه مسلط شوند.
– تعداد اعضای جلسه بیش‌ازحد زیاد است، بنابراین مجبور به محدود کردن جریان بحث می‌شوند و همه اعضا قادر به مشارکت نخواهند بود.
– تصمیماتی گرفته می‌شوند که عمومی نیستند.
– به‌جای شرح دقیق مشکلات و برنامه‌ریزی برای آنها، تنها در موردشان صحبت می‌شود.
– تصمیمات با تأخیر اجراشده و یا اصلاً اجرا نمی‌شوند.
– تصمیمات روشنی اتخاذ نمی‌شود.
– صورت‌جلسه صحیح نیست و یا توسط رئیس یا دبیر جلسه برای اهداف خودشان دستکاری‌شده است.
– افراد نامناسبی در جلسه حضور دارند که از پیشرفت مؤثر جلسه جلوگیری می‌کنند. به‌عنوان‌مثال، افرادی که در جلسه حضور دارند باید دوباره به فرد دیگری رجوع کنند و قادر نیستند به‌طور مؤثر اظهارنظر کنند.
خلاصه
انواع بسیاری از نرم افزار جلسات وجود دارند و دلایل زیادی نیز مبنی بر غیر مؤثر بودن آنها می‌توان یافت.
برای مؤثر بودن جلسات نیاز است که تمام حضار در آن مشارکت داشته باشند. مهارت‌های کلیدی در این زمینه ارتباط بین فردی و گوش دادن هستند.
برای اطمینان از موفقیت یک جلسه، آمادگی خوب ضروری است و نقش رئیس جلسه مهم‌ترین عامل محسوب می‌شود. درصورتی‌که این شرایط ایجاد شوند، همه شرکت‌کننده‌ها باید احساس کنند که کار مهمی انجام‌شده است، نه اینکه گویا زمانشان را هدر داده‌اند.
کسب مهارت در برگزاری موثر جلسات یکی از مهم‌ترین المان‌های توسعه فردی برای مدیران و صاحبان کسب و کار است.
