انجام امور حسابداری، دارای مراحلی می باشد که هر کدام از آنها از اهمیت خاصی برخوردار است و هر کدام زمان و شرایط خاص خود را می طلبد. زمانی که دیتاها و اطلاعات مالی به صورت خام به سیستم وارد می شوند، تا زمانی که به شکل گزارش نهایی ساخته می شوند، عملیات های مختلفی روی آنها صورت می گیرد که هدف هر کدام از این عملیات مشخص می باشد.
برخی از این عملیات، در ابتدای دوره و برخی در طول دوره مالی صورت می گیرند و سپس برخی از آنها نیز در پایان سال مالی مورد بررسی قرار می گیرند که این فعالیت ها به بستن حساب ها در پایان دوره مالی شهرت یافته اند.
مفهوم بستن حساب ها:
فرآیند حسابداری تحت وب متشکل از حساب های زیادی می باشد که در پایان دوره مالی، تمامی آنها بایستی صفر شوند. یعنی حساب های مانده بدهکار، بستانکار شوند و همچنین حساب های مانده بستانکار، بدهکار گردند. این فرآیند در حسابداری به فرآیند بستن حساب ها در پایان دوره مالی معروف می باشد که به وسیله آن تمامی حساب ها صفر می گردند.
انجام این امر باعث می گردد که یک صورت کلی از حساب های مالی شرکت و سازمان در اختیار مدیران آن قرار گیرد و به راحتی بتوانند در روند کسب و کار سال های آتی برای اخذ تصمیمات بهتر از آنها استفاده نمایند.
تهیه صورت های مالی و بستن حساب ها:
در حسابداری آنلاین 3 نوع حساب دائمی، موقت و مخلوط تعریف شده اند که در شرایط لازم هر کدام از آنها باید بسته شوند. البته باید خاطر نشان کرد که حساب های مخلوط، تحت شرایطی به حساب های دائم یا موقت تبدیل می شوند و در انتهای سال مالی، تنها حساب های موقت و دائم بسته می شوند.
بستن حساب های مالی تنها مختص پایان سال نمی باشد و ممکن است در طول سال نیز بنا به دلایلی این اقدام صورت گیرد مثلا در صورتی که برخی از مشتریان باقیمانده بدهی خود را پرداخت نکرده باشند و حساب آنها نیمه کاره مانده باشد. بنابراین شرکت با بستن حساب وی در واقع مطالبه خود را جز معوقات سوخت شده قرار می دهد.
اما در پایان دوره مالی به منظور مشخص شدن میزان سود و زیان و انتقال بعضی از حساب ها به سال مالی بعد، حسابداران اقدام به بستن حساب ها می کنند که حساب های موقت بسته شده و حساب های دائمی نیز پس از بسته شدن به سال مالی بعد انتقال می یابند.
تهیه صورت های مالی و بستن حساب ها دارای چرخه زیر می باشد:
- جمع آوری و طبقه بندی دقیق اطلاعات مالی با جزئیات
- تجزیه و تحلیل اطلاعات گردآوری شده و ارزیابی آنها
- ثبت دفاتر قانونی شامل دفتر روزنامه و دفتر کل
- آماده کردن تراز آزمایشی
- برطرف کردن اشتباهات و اصلاح و تعدیل دفاتر
- تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده
- تهیه صورت سود و زیان و صورت تغییرات سرمایه
- بستن حساب های موقتی
- تهیه تراز اختتامیه
- تهیه ترازنامه شرکت و بستن حساب های دائمی و انتقال به سال مالی بعد
حساب هایی که باید اصلاح شوند:
- اصلاح حساب پیش پرداخت اجاره
- اصلاح حساب موجودی ملزومات
- اصلاح حساب پیش دریافت حق الزحمه خدمات
- ثبت هزینه آب و برق پرداخت نشده
- ثبت حقوق و دستمزد پرداخت نشده
- ثبت درآمد تحقق یافته ثبت نشده
- ثبت استهلاک مربوط به دارایی ها
بستن حساب های موقت:
حساب های موقت در حقیقت در پایان سال مالی مورد نظر بسته می شوند، اما به سال مالی بعدی انتقال نمی یابند. این حساب ها، انواع درآمدها، هزینه ها و برداشت وجوه را شامل می شوند که طی مراحل زیر بسته می شوند:
مرحله 1، بستن حساب درآمد:
برای بستن حساب های موقت از حساب خلاصه سود و زیان استفاده می شود که در این حالت حساب درآمد، بدهکار و حساب خلاصه سود و زیان، بستانکار می گردد.
مرحله 2، بستن حساب هزینه ها:
پس از محاسبه نمودن جمع هزینه ها، حساب سود و زیان، با جمع هزینه ها بدهکار می شوند و پس از آن، تمام حساب های هزینه و حساب های مربوط به آن نیز بستانکار می گردند.
مرحله 3، بستن حساب خلاصه سود و زیان:
پس از نهایی شدن صورت حساب سود و زیان، اگر مانده آن بستانکار باشد، بدهکار می گردد و حساب سرمایه بستانکار می شود که اصطلاحا سود نامیده می شود و اگر مانده حساب سود و زیان بدهکار گردد، بستانکار می شود و سرمایه نیز بدهکار می شود که در این حالت حساب سود و زیان، زیان نامیده می شود.
مرحله 4، بستن حساب برداشت:
در این مرحله که مرحله آخر است، بستن حساب های موقت حساب سرمایه صورت می گیرد که بدهکار می گردد و حساب برداشت، بستانکار می شود.
نکته: حساب سرمایه بایستی با مانده حساب برداشت، بدهکار و برابر شود.
سازمان ها می توانند علاوه بر نرم افزار حسابداری، از نرم افزار های دیگری مانند اتوماسیون اداری و دبیرخانه آنلاین استفاده کنند.
بستن حساب های دائمی:
در ایران بر اساس قوانین و مقرارت موجود در کشور، استفاده از دفاتر ناتمام سال های قبل برای ثبت عملیات مالی سال آتی ممنوع می باشد. در این خصوص شرکت ها بایستی برای هر سال مالی، دفاتر جدیدی را به منظور نگهداری حساب های خود ثبت و پلمپ نمایند.
نقل و انتقال مستقیم مانده حساب های دائمی از یک سال به سال بعد عملی نیست و برای این کار از دو حساب واسطه به نام های تراز اختتامیه و تراز افتتاحیه برای نقل مانده حساب ها به دفاتر سال بعد استفاده می گردد.
انواع صورت های مالی:
در حسابداری رایگان صورت های مالی به چند دسته تقسیم می شوند که در زیر به برخی از مهم ترین آن ها اشاره می شود:
- ترازنامه
- صورت حساب سود و زیان
- صورت گردش وجوه نقد
- صورت سود و زیان جامع
انواع دارایی:
دارایی ها در شرکت ها و بنگاه های اقتصادی به چند دسته تقسیم می شوند که در زیر به آنها اشاره می شود:
دارایی های ثابت:
دارایی هایی هستند که در یک مدت زمان کوتاه و 1 ساله به وجه نقد تبدیل نمی شوند اما به طور مستقیم در فرایند تولید نقش دارند و بدون حضور آنها تولیدی صورت نخواهد گرفت.
این دارایی ها به مرور زمان مستهلک شده و از ارزش آنها کاسته می شود. دارایی های ثابت دارای دو نوع مشهود و نا مشهود هستند که در زیر به برخی از آنها اشاره می شود:
دارایی های مشهود:
- ماشین آلات
- تجهیزات
- لوازم
- ساختمان محل شرکت
دارایی های نامشهود:
- حق اختراع
- سر قفلی
- حق اکتشاف
دارایی های جاری:
به دارایی هایی گفته می شود که در یک بازه 1 ساله و یا کوتاه تر به وجه نقد تبدیل می شوند که به آنها دارایی های در گردش نیز می گویند.
- وجه نقد موجود در حساب بانک شرکت
- سرمایه گذاری های کوتاه مدت
- اسناد دریافتی
- اوراق بهادر قابل فروش
