فرآیند های حسابداری و تصمیماتی که در این راستا اخذ می گردد، در روند سامان دهی تجارت های مختلف، نقش مهم و تعیین کننده ای را ایفا می کند.
کسب و کارها و تجارت های مختلف بدون داشتن یک سیستم حسابداری تحت وب دقیق و جامع نمی توانند کسب و کار را به درستی مدیریت نمایند و با ریسک زیادی مواجه می شوند که در پی آن کسری نقدینگی و جرائم مالیاتی به بار خواهد آمد.
بهینه سازی فرآیند های حسابداری:
بهینه سازی فرآیند های حسابداری آنلاین دارای انواع مختلفی از روش ها می باشد که باعث بهبود روند حسابداری شده و در راه اندازی فرآیندهای حسابداری، کمک زیادی می کنند. یکی از این موارد انتخاب نرم افزار های حسابداری رایگان مورد نیاز می باشد که انتخاب آن در توسعه کار، بسیار مفید است.
حساب های تجاری اختصاصی:
به منظور بررسی هزینه ها و درآمد ها باید حساب بانکی و کارت های اعتباری شرکت از حساب های شخصی اشخاص درون شرکت و صاحبان کسب و کار کاملا جدا باشد.
مدیریت هزینه ها:
داشتن یک نرم افزار حسابداری آنلاین کامل و جامع برای مدیریت هزینه از جمله هزینه های پرسنل و حقوق و دستمزد و … ضروری است و سیستم حسابداری بایستی قابلیت ثبت هزینه ها را داشته باشد.
علاوه بر بررسی پرداختی ها، این نرم افزار باید توانایی دسته بندی هزینه ها را نیز داشته باشد تا بتوان گزارشات را مدیریت نموده و به ثبت موارد مالیاتی رسیدگی نمود.
مدیریت حساب های پرداختی:
سیستم حسابداری آنلاین جامع به بخش مدیریت کمک می کند که حساب های پرداختی به درستی مدیریت شوند و اعتبار شرکت به خطر نیفتد زیرا در غیر این صورت ممکن است با هزینه های غیر ضروری، دیرکرد و سایر هزینه ها مواجه گردند.
مدیریت حساب های دریافتی:
در این مورد می توان گفت که مدیریت حساب های دریافتی نیز به یک نرم افزار نیاز دارد که به وسیله آن سیاست ها و فرآیندهایی را برای محاسبه هزینه های مشتری در پی گیرد و روند و انتظارات پرداختی شرکت و مشتریان را برآورد نماید.
همچنین این سیستم باید بتواند با صدور فاکتور دقیق و قابل فهم برای مشتری و قابلیت پیگیری پرداختی ها، شرکت و تجارت مورد نظر را در بهبود برنامه های توسعه ای خود یاری رساند.
آموزش حسابداری را به پرسنل:
در این فرآیند لازم است که تمامی پرسنلی که استخدام شده اند، با فرآیندهای حسابداری آشنا شوند و آنها را فرا گیرند. در این خصوص حسابداران شرکت موظفند از تمام مراحل کاری شرکت اطلاع داشته باشند و مسئولیت تمام کارهایی که انجام می‌دهند را برعهده بگیرند.
گزارشات درآمد:
سیستم طراحی شده برای حسابداری شرکت باید توانایی محاسبه صورت سود یا زیان، شناسایی برگه های متعادل سازی و ارائه گزارش های مالی سالانه را داشته باشد همچنین این سیستم باید بتواند گزارشات مالی را به صورت مرتب جمع آوری نماید و امکان محاسبه و بررسی استاندارد های مالی را فراهم کند.
پیش بینی میزان نقدینگی:
برای پیش بینی جریان نقدی و شناسایی کسری های نقدینگی، لازم است که هر چند وقت یکبار، گزارشات گردش حساب به دست آید. پیش بینی میزان نقدینگی شرکت یا سازمان، به مدیران آن کمک می‌کند که بتوانند کسری ها را پیش بینی نموده و شرکت را برای حل مشکلات، آماده نمایند.
برنامه ریزی مالیاتی و تامین مالیات:
فصل پرداخت مالیات، فصلی پر چالش می باشد که نیاز است برای کاهش استرس و خطا، تمامی موارد و صورت حساب های از قبل ثبت شده را بررسی، حفظ و نگه داری نمود.
مدیریت مالیات فروش:
مالیات و پرداخت آن، تنها به مالیات پایان سال یا فصل ختم نمی شود، بلکه مالیات فروش نیز باید در ادوار مختلف مورد محاسبه قرار گیرد. تجارت هایی که با مالیات فروش مواجه هستند بایستی مواظب تغییر نرخ مالیات، تعطیلات، معافیت های مالیاتی، جرائم مالیاتی و قوانین حقوقی مالیاتی نیز باشد.
اصلاحات حساب بانکی:
حسابرسی حساب های بانکی یکی از کار های مهمی به شمار می رود که باید در طول زمان انجام گردد. این کار به سازمان و مدیران کسب و کار مورد نظر، قابلیت تشخیص سریع خطاها و امکان اصلاح آنها را در نرم افزار های حسابداری فراهم می نماید تا به کمک آن بتوانند خطا های موجود را به بهترین شکل ممکن تصحیح نمایند.
پشتیبانی اطلاعات:
داشتن نسخه پشتیبان و بکاپ از اطلاعات حسابداری، یکی از کار های مهم به شمار می رود که به مدیران امکان حفاظت از اطلاعات را می دهد.
اتوماسیون اداری پشتیبان:
داشتن اتوماسیون اداری دقیق و کامل می تواند برای بهینه سازی، به جریان انداختن و کامل کردن فرآیندهای حسابداری بسیار مفید واقع گردد که مزایایی از قبیل موارد زیر را دارا می باشد.
- کاهش حجم کاری
- توسعه اطلاعات مالی
- بررسی عملکرد شرکت
- تحت کنترل داشتن برنامه ها
