معمولا اکثر افراد در مورد تعریف بودجه و اینکه بودجه چیست؛ مفاهیم خاصی را در ذهن دارند که غالبا دارای اشتراکات زیادی نیز هستند. بودجه در نگاه اول مفهومی ساده و قابل فهم است، اما پیچیدگی‌هایی هم دارد که گاهی درک آن را مشکل می‌کند.
هم‌اکنون بحث بودجهریزی بسیار گسترده‌تر و حرفه‌ای‌تر از گذشته در سطوح مختلف فردی، شرکتی و کسبوکار، دولت و سایر نهادها دنبال می‌شود. بنابراین با توجه به کاربرد بودجه در این سطوح، تعاریف متعددی نیز از آن ارائه می‌شود.
ما در این مقاله تلاش می‌کنیم با بیانی ساده ابتدا توضیح دهیم که اساسا بودجه چیست، چه کارکردها و اهدافی دارد، انواع بودجه کدام است و چه ویژگی‌هایی دارند.
بودجه چیست و چه اهدافی دارد؟
کلمه بودجه ریشه‌ای فرانسوی دارد. در زبان فرانسه اصطلاح بودجه به کیف چرمی گفته می‌شد که محلی برای نگهداری و حمل پول و وجوه نقد بود. این واژه کم‌کم به زبان انگلیسی نیز راه یافت که به شکل Budget تلفظ می‌شود.
اصطلاح بودجه اگرچه از سطح زندگی شخصی تا سطوح مختلف دولت و یک کسبوکار بزرگ کاربرد دارد، اما واقعیت آن است که ابتدا برای تدوین برنامه مالی دولت این اصطلاح به کار رفت. انگلستان از اولین کشورهایی بود که مجلس آن اقدام به تدوین سند دخل و خرج دولت تحت عنوان سند بودجه کرد.
بعدها مفهوم بودجه علاوه بر دولت در سطوح مختلف دیگر نیز به کار رفت. تا جایی که امروزه بحث مالیه شرکتی، تدوین بودجه کسبوکار و بودجهریزی خانوار نیز مورد توجه مجامع آکادمیک و صاحب‌نظران قرار گرفته است.
با این اوصاف صاحب‌نظران مختلف هر یک تلاش کرده‌اند تا از زاویه‌ی دید خود بودجه را تعریف کنند. تفاوت این تعاریف ناشی از نوع نگاه و دیدگاهی است که هر گروه به این مفهوم اقتصادی دارند که ما در ادامه به این دیدگاه‌ها و تعاریف اشاره می‌کنیم.
تعاریف سنتی بودجه بیشتر بر جنبه اقتصادی آن تاکید دارد. بر این اساس بودجه را بیشتر وسیله‌ای برای مدیریت دخل و خرج یک کسبوکار، شرکت، فرد یا دولت تعریف می‌کنند.
در عوض، دیدگاه‌های مدیریتی؛ بودجه را بیشتر به اهداف و تدوین برنامهها ارتباط می‌دهند. بر همین اساس به بیان رسمی برنامهها، اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت که شامل تمام جنبه‌های عملیات واحد تجاری در یک دوره زمانی تعیین شده است، بودجه گفته می‌شود.
گام نخست بودجهریزی با شکسته شدن بودجه، براساس اهداف استراتژیک که به عنوان اهداف بلندمدت، اهداف سالانه و اهداف عملیاتی تعریف می‌شوند، انجام می‌شود، اهداف می‌تواند شامل رشد درآمد، کاهش هزینه، فروش و حجم تولید و بازده سرمایه‌گذاری و کیفیت محصولات و خدمات باشد.
دلایل اهمیت بودجهریزی
در واقع بودجه ابزاری است که هدف و مسیر حرکت را برای سازمان مشخص می‌کند. تغییرات محیط را تحت کنترل کرده و به مدیران سازمان کمک می‌کند تا جنبه‌های مالی واحدشان را شناسایی کنند و مشکلات را قبل از وقوع حل کنند.
از طرف دیگر بودجه ارتباطی مستقیم با آینده و پیش‌بینی آن دارد. از این دیدگاه بودجه یک برنامه مالی برای کنترل عملیات و نتایج آتی است. اگرچه بودجه شامل بخش‌بندی‌های واحدها، محصولات، پروژه‌ها یا نیروی انسانی است، اما برای کل یک مجموعه در نظر گرفته می‌شود.
دلایل اهمیت بودجهریزی و توجه به بودجه چیست؟
دلایل زیادی برای اهمیت علم بودجهریزی و تدوین بودجه وجود دارد. اما دلیل اصلی این کار بیشتر ریشه در علم اقتصاد دارد. بحث بودجه از گذشته تاکنون ارتباط تنگاتنگی با پول، منابع مالی و چگونگی هزینه‌کرد آن دارد. با این حال علاوه بر این، دلایل دیگری نیز برای تدوین بودجه وجود دارد که در ادامه به آنها اشاره می‌کنیم.
تخصیص منابع کمیاب
یکی از اولین آموزه‌های علم اقتصاد بحث کمیابی منابع از یک طرف و نامحدود بودن نیازها از طرف دیگر است. بنابراین کارشناسان و نظریه‌پردازان اقتصادی یکی از مهم‌ترین اهداف علم اقتصاد را تخصیص بهینه منابع کمیاب به نیازهای نامحدود می‌دانند، به نحوی که حداکثر رضایت حاصل شود.
این مسئله از سطح مدیریت دخل‌و‌خرج یک زندگی شخصی تا سطح برنامه‌ریزی مالی برای شرکت‌های بزرگ و دولت صدق می‌کند. شاید این موضوع یکی از مهم‌ترین دلایل تدوین بودجه باشد، اما تنها دلیل نیست.
برنامه‌ریزی
یکی دیگر از کارکردهای بودجه تدوین برنامهها و اهداف بلندمدت، کوتاه‌مدت و میان‌مدت است. بدین منظور برای هر کدام از اهداف و برنامهها منابع خاصی در نظر گرفته می‌شود و سپس روند پیشرفت برنامه رصد و پایش می‌شود.
نظارت
تدوین بودجه کمک می‌کند تا به شیوه‌ی بهتر و ملموس‌تری بتوانیم میزان رسیدن به شاخص‌های عملیاتی و بلندمدت را رصد و نقاط ضعف و قوت آنها را ارزیابی کنیم.
نظارت کمک می‌کند تا در طول روند اجرای برنامهها، نقاط انحراف از برنامه سریعا شناسایی و برای رفع و اصلاح آنها اقدام شود. با تدوین بودجه به شکل بهتری می‌توان بر روند اجرای برنامهها نظارت کرد. البته دستیابی به این مهم تا حد زیادی به چگونگی تدوین بودجه نیز بستگی دارد.
هماهنگی
بودجه به ایجاد هماهنگی بین اجزاء و ساختار یک برنامه کمک شایانی می‌کند. این کار همچنین باعث هم‌راستا شدن اهداف فردی و جمعی و در یک کلام باعث ایجاد وحدت فرماندهی می‌شود.
ارزیابی نتایج
سنجش نتایج تنها زمانی امکان‌پذیر است که بتوان براساس یک برنامه از قبل مشخص شده آنها را رصد کرد. بودجه تا حد زیادی این امکان را برای ما فراهم می‌کند که نتایج حاصله را با اهداف و شاخص‌های در نظر گرفته شده بسنجیم.
انواع بودجه کدامند و چه اهدافی دارند؟
براساس اینکه بودجه برای چه سازمانی و در چه سطحی تدوین می‌شود، می‌توان آن به دسته‌بندی‌های مختلف تقسیم‌بندی کرد. با این حال، بودجه انواع رایجی دارد که در ادامه برخی از آنها را مرور می‌کنیم:
بودجه جامع (Master Plan): بودجه جامع بودجه‌ای است که تمامی موضوعات مالی و غیرمالی یک واحد یا سازمان را در آینده یا یک دوره مالی شامل می‌شود. ساختار بودجه جامع بستگی به اندازه و ماهیت واحد مربوطه دارد. بودجه جامع شامل بخش‌های زیر است:
بودجه عملیاتی و مالی (Operating and Financial Budgets): بودجه عملیاتی به موضوعات هزینه‌های خرید کالا و خدمت می‌پردازد. بودجه مالی به میزان دارایی ثابت مورد نیاز، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام می‌پردازد.
بودجه هزینه‌های سرمایه‌ای(Capital Expenditure Budget): این بودجه فهرستی از پروژه‌های بلندمدت که باید انجام شده و دارایی‌های ثابتی که باید برای انجام آن تامین شود را نشان می‌دهد.
بودجه نقدی(Cash Budget): این بودجهریزی روی برنامه‌ریزی و کنترل وجوه نقد تمرکز دارد. این بودجه جریان‌های ورودی و خروجی وجه نقد را در یک بازه زمانی مشخص نمایش می‌دهد.
بعد از آشنایی با بودجه جامع، می‌توان طبقه‌بندی‌های دیگری را نیز برای بودجهریزی در نظر گرفت. یکی از این طبقه‌بندی‌ها براساس ثابت یا متغیر در نظر گرفتن سطح ظرفیت تولید و فروش است که به دو نوع ثابت و انعطاف‌پذیر طبقه‌بندی می‌شوند.
بودجه ثابت(Static /Fixed Budget): بودجه ثابت شکلی از بودجه است که بر اساس سطح ظرفیت تنظیم می‌شود. مشکل این بودجه این است که براساس شرایط فروش پایدار تنظیم می‌شود و اگر در شرایط تغییراتی ایجاد شود قابل انعطاف نیست.
انواع بودجه
بودجه انعطاف‌پذیر (Flexible /Expense Budget): بودجه انعطاف‌پذیر بیشترین کاربرد را در بین شرکت‌ها دارد. این بودجه شامل تغییر در کسبوکار و تغییرات غیرقابل پیش‌بینی است.
گام‌های تهیه‌ی بودجه انعطاف‌پذیر عبارتند از:
- تخمین اینکه هر فعالیت در چه دامنه‌ای دچار نوسان خواهد بود.
- تخمین هزینه در مورد دامنه فعالیت‌هایی که در بودجه در نظر گرفته شده است.
- تفکیک هزینه‌ها بر اساس رفتار آنها،
- فرموله ساختن هزینه‌های متغیر و ترکیبی (mixed cost)
در شرایط عدم اطمینان سه نوع بودجه زیر در بودجه انعطاف‌پذیر در نظر گرفته می‌شود.
- شرایط بهینه (optimistic)
- شرایط معمول یا محافظه‌کارانه (conservative)
- شرایط بدبینانه (pessimistic)
- بودجه افزایشی (Add – on Budget):
این بودجه به این شکل است که در سال قبل بودجهریزی انجام شده؛ اما در سال جاری براساس اطلاعات موجود اصلاح می‌شود.
بودجه رولینگ،پیوسته (Continuous /Rolling Budget): در این بودجه بر اساس اطلاعات هر فصل بودجه بازنگری می‌شود تا اطلاعات دقیق‌تری را نمایش دهد.
شما می توانید از نرم افزار حسابداری آنلاین، فروش آنلاین، دبیرخانه و… برای مدیریت بهتر امور مالی سازمان خود استفاده کنید.
فرآیند بودجهریزی به چه شکل است؟
فرآیند بودجهریزی به طور معمول از شش مرحله به شرح زیر تشکیل می‌شود:
- پایه‌گذاری اهداف بودجه
- تحلیل منابع در دسترس
- مذاکره برای تخمین اجزا بودجه
- هماهنگی و بررسی اجزا بودجه
- تصویب نهایی بودجه
- توزیع بودجه تصویب‌شده (بین واحد ها سازمان)
معمولا برای رسیدن به یک بودجه سازمان‌یافته کمیته بودجه تشکیل می‌شود. این کمیته مقادیر در نظر گرفته‌شده در بودجه را کنترل می‌کند.
همچنین این کمیته وظیفه راهنمایی کردن درباره‌ی رفع مشکلات احتمالی به ویژه اطلاعات مالی را دارد. موفقیت در فرآیند بودجه بستگی به همکاری همه‌ی سطوح سازمانی دارد.
وظیفه کمیته بودجه با دستیابی به یک بودجه جامع خاتمه نمی‌یابد؛ زیرا مهم‌تر از تهیه‌ی بودجه اجرای آن و نظارت دقیق و انطباق آن با اطلاعات واقعی است.
معمولا کمیته بودجه در مقاطع مختلفی از دوره مالی میزان تحقق بخش‌های مختلف بودجه را ارزیابی می‌کند و در صورت بروز انحراف با اهمیت موضوع را از واحدهای مربوطه پیگیری و برای رفع مشکل تلاش می‌کند.
اگرچه مفاهیم و فرآیند بودجهریزی تقریبا در شرکت‌های خصوصی و دستگاه‌های دولتی یکسان است، با این حال، تفاوت‌هایی در شیوه‌ی عمل بین بخش‌های خصوصی و عمومی وجود دارد.
در مجموع، می‌توان گفت که فرآیند اجرای بودجه جامع در شرکت‌های خصوصی کاربرد دارد. اما در بخش دولت نیز انواع بودجهریزی وجود دارد که در مقاله بعدی به آن خواهیم پرداخت.
جمع‌بندی
در این مقاله تلاش کردیم تا به زبان ساده توضیح دهیم که بودجه چیست و چه کارکردی دارد. مفهوم بودجه بیشتر در بخش عمومی کاربرد دارد. از این رو دولت و سازمان‌های مختلف بخش عمومی همواره به دنبال راهی برای کنترل بهتر بودجه عمومی هستند.
نرم‌افزار کنترل بودجه و تامین اعتبار همکاران سیستم به عنوان یکی از ماژول‌های راهکاران بخش عمومی این شرکت، به سازمان‌های دولتی برای کنترل هر چه بهتر بودجه کمک می‌کند.
