چرا خودکار سازی فرآیندهای اداری لازم است؟
در دنیای امروز که فناوری جایگاه ویژه ای پیدا کرده، استفاده از روش های کند، غیرمکانیزه و دستی در سازمان ها قابل قبول نیستند. حجم بالای فرآیندها و سازمانهایی که به سرعت درحال تغییرند، گردش مکاتبات اداری و مدیریت زمان را با اهمیت تر از همیشه کرده است.
مدیران و مسئولان هوشمند دریافته اند که برای همگامی با این دنیای سریع بایستی به مدیریت زمان در مجموعه ی تحت رهبری خود بیشتر بها بدهند. همین امر نیز سازمان ها را به سمت اتوماسیون و خودکارسازی فرآیندهای اداری هدایت کرده است.
تمامی سازمان ها اهداف و ماموریت هایی دارند که در صدد تحقق آنها هستند. تحقق این اهداف مستلزم اجرای فعالیت ها و اقداماتیست که در طول اجرا و همچنین در پایان کار، درگیر اسناد و مدارک مختلفی می شود. پیش از این، اسناد و مدارک و هر گونه مکاتبات به صورت دستی و فیزیکی، و با صرف هزینه های بسیاری تهیه می شدند. نگهداری این اسناد و مدارک و حفظ امنیت آنها نیز از معضلاتی بود که با بزرگتر شدن سازمان ها، جدی تر میشد.
این اسناد و مدارک از این رو حساسیت دارند که حاوی اطلاعات و تجربیات ارزشمندی هستند و مسیر رشد سازمان و تحقق اهدافش را تضمین می کنند. اهمیت اطلاعاتی و استراتژیکی این اسناد و مدارک موجب شد تا روش های سنتی مکاتبات و بایگانی، جای خود را به سیستم های مکانیزه و الکترونیکی بدهند. نرم افزارهای اتوماسیون اداری گامی بلند در راستای تسریع فعالیت های سازمان است و مدیران سازمان ها لازم است با دیدی آینده نگر به این تکنولوژی توجه نمایند.
نقش قابلیت های نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر در رشد سازمان چیست؟
جامع ترین و بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری کشور یعنی فراگستر، ابزاری برای استفاده بهینه از وقت در سازمان ها ست. راهکارهای خودکار سازی ای که این سیستم به سازمان ها ارائه می دهد علاوه بر تاثیر شگرف بر سرعت انجام فرآیندها در سازمان، حذف مکاتبات کاغذی و صرفه جویی در هزینه ها، روشی اصولی برای مدیریت بر فرآیندهای کاری در سازمان است.
نرم افزار اتوماسیون اداری یک سیستم مکانیزه ی مکاتبات تحت وب به سازمان ها ارائه می کند که عملیات گردش نامه ها را یکپارچه می کند. خدمات این سیستم به همین جا ختم نشده و فراگستر با تعبیه امکانات کم نظیری مثل سامانه تخصصی دبیرخانه، پشتیبانی از دستگاهها و مرورگرهای گوناگون، پشتیبانی از سرویس فاکس و ایمیل، دفترچه تلفن شخصی و سازمانی، گفتگوی آنلاین و درون سازمانی، ابزار گزارش ساز حرفه ای و ده ها امکان و قابلیت کاربردی دیگر جایگاه خود را نسبت به تمامی نمونه های مشابه متمایز و برتر کرده است.
همچنین، نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) فراگستر، توانسته اوج تجربه و تخصص ما را در مدیریت کسب و کار به نمایش بگذارد. یک سیستم BPMS واقعی راهکاری اصولی برای طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرآیندهای کسب و کار به سازمان ارائه می کند تا در دستیابی به اهداف و اجرای ماموریت هایش به بهترین شکل ظاهر شود.
نرم افزار اتوماسیون اداری و اثر آن بر افزایش بهره وری کارکنان
یکی از مهمترین منابع هر سازمان منابع انسانی آن است. از این رو مدیریت منابع انسانی سازمان ها امری انکار ناپذیر برای اثربخشی آنهاست. شرکت مهندسی فراگستر علاوه بر ارائه ی نرم افزار مدیریت منابع انسانی فراگستر که نقشی مهم در تحول و توسعه منابع انسانی سازمان دارد؛ با طراحی سایر سیستم ها توانسته در افزایش نرخ بهره وری این منبع مهم سازمان ها نقشی اساسی داشته باشد.
در ادامه بخش هایی از سازمان ها را که سیستم اتوماسیون اداری بر آنها تاثیر گذاشته را ذکر میکنیم و تاثیر آن بر بهره وری نیروی انسانی را نشان می دهیم :
دبیرخانه :
نرم افزار اتوماسیون دبیرخانه فراگستر تمامی عملیات مربوط به دبیرخانه، از فرآیندهای ثبت نام گرفته تا ارجاع و بایگانی را بصورت یک مجموعه ی یکپارچه اجرا و مدیریت می کند. این سیستم، کلیه عملیات و ابزارهای لازم برای ورود یا خروج یک نامه، مانند فکس، مودم، اسکنر، قلم نوری و … را به صورت یکجا فراهم کرده و با این کار نقش فیزیکی نیروی کار را به حداقل می رساند. این کار نه تنها راه حلی برای قانون پارکینسون در سازمان هاست، بلکه به درستی در راستای بهره وری مدنظر مدیران سازمان ها حرکت می کند.
مدیریت جلسات :
در گذشته مسئولیت برنامه ریزی قرارهای کاری و ثبت و پیگیری برنامه های طرح شده در جلسات بر عهده ی یک شخص در سازمان بود. این روش نه تنها زمان زیادی را از نیروی انسانی میگرفت بلکه احتمال خطا و فراموشی نیز در آن وجود داشت. سیستم اتوماسیون اداری با ثبت، نگهداری و پیگیری برنامه ریزی های لازم برای جلسات در سازمان و همچنین نگهداشت مستندات آن مدیریت این امور را به بهترین نحو بر عهده می گیرد.
مکاتبات درون و برون سازمانی :
بخش زیادی از هزینه های مصرفی در سازمان ها هزینه های مربوط به کاغذ و متعلقات آن است. مکاتبات درون و بیرون سازمانی هم هزینه های زیادی را به این مراکز تحمیل می کند و هم انرژی و زمان زیادی را از نیروهای انسانی میگیرد. این مساله نیز به خوبی به کمک سیستم اتوماسیون اداری فراگستر حل شده است. ارسال و پیگیری درخواست و امور اداری در محیط درون و بیرون سازمان ضروریست و بهینه سازی آن به کمک نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر اثری چشمگیر بر سازمان ها خواهد داشت. بعلاوه به دلیل تحت وب بودن این سیستم دسترسی و پیگیری آن سریعتر و آسان تر از هر روش دیگری خواهد بود.
آموزش نیروی انسانی
مدیران منابع انسانی در جریانند که یکی از هزینه های اصلی این واحد، هزینه آموزش کارکنان است. با توجه به اینکه این سیستم دارای افزونه هایی کاربردی و آسان برای نرم افزارهای نام آشنا و پرکاربرد Word و Outlook بوده، با دستگاههای تلفن همراه و تبلت سازگارند و با انواع مرورگرها سازگاری کامل دارند، نیاز به آموزش نیروی انسانی را به حداقل رسانده و کار را برای مدیران و کارکنان سازمان ها راحت کرده اند.
