تمام اطلاعاتی که به یک سیستم و برنامه حسابداری آنلاین وارد می شود، داده هایی از اسناد و مدارک جمع آوری شده می باشد و در سیستم حسابداری مورد پردازش قرار می گیرد. در واقع تراز آزمایشی جزئی از مفاهیم دنیای حسابداری برای بررسی وضعیت کسب و کار ها می باشد.
تراز آزمایشی به نوعی گزارش حسابداری می باشد، ولی نمی توان آن را جزء صورت های مالی در نظر بگیریم. به طور کلی تراز آزمایشی گزارشی است که درستی ثبت اسناد و دفاتر را مشخص می کند، ولی صورت های مالی گزارشاتی هستند که صاحبان کسب و کار، بر اساس این اطلاعات تصمیم می گیرند.
تراز آزمایشی یک فهرست از نام و مانده حساب های دفتر کل می باشد که معمولا در پایان ماه تهیه می شود، تا توازن مانده حساب های دفتر کل مشخص شود. در صورت داشتن توازن می توان از حساب های دفتر کل برای تهیه صورت های مالی استفاده کرد، ولی در صورت تراز نبودن، نمی توان صورت های مالی درست و دقیقی بدست آورد.
به طور کلی برای تهیه گزارش های حسابداری، مجموعه ای از اقلام مورد نیاز می باشد، که در اصطلاح به آن تراز آزمایشی می گویند. این تراز مبنای تهیه و تنظیم گزارش های حسابداری می باشد.
انواع تراز های آزمایشی:
تراز آزمایشی دارای انواع مختلفی می باشد و در شکل های دو ستونی، چهار ستونی، شش ستونی و هشت ستونی تهیه می شود.
تراز دو ستونی: در این تراز مانده در دو ستون می آید. از متداولترین و ساده ترین نوع تراز می باشد. در این نوع تراز تمام حساب های دفتر کل در دو ستون بدهکار و بستانکار قرار می گیرد.
تراز چهار ستونی: در این تراز مانده اول دوره و مانده پایان دوره هم مشخص است. در واقع علاوه بر داشتن دو ستون بدهکار و بستانکار، دو ستون گردش حساب نیز دارد. در صورتی که اطلاعات دفتر کل به درستی وارد تراز آزمایشی چهار ستونی شود، جمع مانده های دو ستون گردش حساب، مثل ستون بدهکار و بستانکار برابر می شود. این تراز آزمایشی چهار ستونی به دلیل داشتن ستون های گردش حساب ، می تواند به تصمیم گیرندگان کمک بسیاری کند.
تراز شش ستونی: اگر در تراز، مانده اول دوره، گردش حساب طی دوره و مانده پایان دوره آورده شده باشد، به آن شش ستونی می گویند. در واقع در این تراز گردش حساب قبل از دوره نمایش داده می شود. در بعضی از موارد مانده ابتدای دوره در دو ستون مجزا نشان داده می شود در اصل این رقم همان مبالغ درج شده در تراز افتتاحیه است که در این صورت به آن تراز هشت ستونی نیز می گویند. ساختار این تراز مانند تراز شش ستونی می باشد.
تراز هشت ستونی: تفاوت این تراز با شش ستونی در این است که با توجه به بستن حساب ها در پایان دوره مالی قبلی، می توان آن را به دوره جدید منتقل کرد و در دو ستون مجزا قرار داد. اطلاعات این تراز به استفاده کنندگان تراز آزمایشی، بسیار کمک می کند.
اهداف تراز آزمایشی:
با توجه به اینکه در پایان هر ماه می توان تراز آزمایشی تهیه کرد، ولی تراز نامه اصلی را می توان در پایان دوره مالی تهیه کرد، می توان نتیجه گرفت که هرف تراز آزمایشی کنترل توازن مانده دفتر کل می باشد، ولی هدف تراز نامه اصلی بررسی وضعیت مالی شرکت در پایان دوره مالی می باشد. در ذیل با اهداف کلی تراز آزمایشی آشنا می شویم:
- ثبت برابری رقم بدهکار و بستانکار دفتر کل
- اطلاعات لازم را برای تهیه گزارش های مالی پایان دوره مالی را فراهم می کند.
برابر بودن رقم بدهکار و بستانکار در تراز آزمایشی نشان دهنده این است که، بدهکار و بستانکار همه معاملات انجام شده از دفتر روزنامه به دفتر کل منتقل شده است. دیگر اینکه مانده بدهکار و بستانکار هر حساب به صورت درست و صحیح محسبه شده است. در نهایت مانده حساب در تراز آزمایشی به درستی جمع زده شده است.
تفاوت تراز آزمایشی با ترازنامه:
تراز نامه به دلیل اینکه وضعیت مالی کسب و کار را در پایان یک دوره نشان می دهد، بسیار پر کاربرد می باشد و به دو صورت حسابی و گزارشی تهیه می شود. در ترازنامه آزمایشی حساب های دائم و موقت آورده می شود و در پایان هر ماه این تراز تهیه می شود، ولی در ترازنامه فقط مانده حساب دائمی آورده می شود و سندی برای افتتاحیه دوره بعدی می باشد و این تراز در پایان یک دوره مالی انجام می شود. در واقع تراز آزمایشی برای کنترل توازن مانده دفتر کل می باشد، ولی تراز نامه صورت حسابی برای وضعیت مالی یک شرکت می باشد.
اشتباهاتی که باعث عدم توازن در تراز آزمایشی می شود:
در تراز آزمایشی، همه حساب ها در یک ستون نوشته می شود و مانده هر حساب هم ، از دفتر کل خارج می شود و در ستون مانده بدهکار و بستانکار قرار می گیرد. در این تراز باید جمع دو ستون بدهکار و بستانکار برابر باشد و در غبر اینصورت ممکن است که دچار اختلافات ذیل شده باشد:
- اعداد از دفتر روزنامه به دفتر کل و معین به صورت نادرست وارد شده باشد.
- مانده حساب از تراز کل به تراز آزمایشی نادرست وارد شده باشد.
- تشخیص اشتباه مانده حساب از نظر بدهکار و بستانکار
- اشتباه در مانده گیری حساب ها
- اشتباه در جمع ستون بدهکار و بستانکار
- انتقال مانده بدهکار به ستون بستانکار و یا بر عکس
