تعريف دبيرخانه:
دبیرخانه واحد سازماني مشخصي است كه اداره امور دفتري سازمان را بر اساس روش‌هاي تدوين شده و معين عهده دار گرديده و گردش مكاتبات و مراسلات اداري را انجام مي‌دهد و مراقبت و نظارت بر حسن جريان گردش نامه‌هاي وارده و صادره را در داخل و خارج سازمان تقبل مي‌نمايد.
دبيرخانه آنلاین و دفاتر مديريت ها به عنوان واحدهای مسئول امور دفتری انجام وظيفه می نمايند و در واقع مرکز کنترل و هماهنگ کننده سيستم اموردفتری و گردش نامه های اداری می باشد.
نامه های اداری چيست؟
يک وسيله مکتوب اداری است که در اجرای وظايف اداری تهيه و يا دريافت می شود. از ارکان نامه های اداری می توان به شماره، تاريخ و امضاء اشاره کرد. نامه های اداری که فاقد سه مشخصه فوق باشد در دفاتر و دبير خانه ها ثبت نمی شود و برای اصلاح بازگشت داده می شود.
يادداشت اداری چيست؟
برای هدايت و راهنمايی و تسريع در امور و وظايف اداری از طرف سطوح سازمانی نوشته و صادر می شود و می تواند فاقد شماره باشد و دارای تاريخ و امضاء می باشد.
انواع نامه های اداری از نظر علوم اداری:
1- وارده
- شخصی
- اداری
- محرمانه
2- صادره
- محرمانه
- خيلی محرمانه
- سری
- کلی سری
انواع نامه های اداری از نظر امور دفتری :
دسته نامه های بازگشتی يا عطفی،پيرو وابتدا به ساکن تقسيم می شود.
عوامل سازماندهی مديريت امور دفتری:
- کارکنان با تجربه وآموزش ديده.
- تعيين نوع نظام و سيستم مديريت امور دفتری
- تعيين خرده سيستمها و روشهای کاری
- تعيين مکان مناسب با نوع دبير خانه
- تعيين ابزار و وسايل مناسب با نوع دبير خانه
- تعيين و تهيه دستورالعملها و راهنما های لازمه
- تعيين دفاتر وفرمهای کنترل کننده مشخص و معين
- عناوين شغلی دبير خانه ها در نظام متمرکز امور دفتری
- رئيس دفتر يا رئيس دبير خانه
- معاون يا دستيار رئيس دفتر يا دبير خانه
- مسئول ثبت نامه ها يا دفاتر ثبت وصدور نامه ها
- مسئول جمع آوری و توزيع نامه ها
تفکيک نامه ها در مديريت امور دفتری:
- عادی
- بازکردنی
- قابل کنترل
- اجتماعي، صبور و خوش برخورد.
- رازدار
- منظم
- از دانش لازم برخوردار باشد
- علاقه به كار محوله داشته
- از حداقل تحصيلات مناسب و مدرك تحصيلي كه بر اساس قوانين استخدامي تعيين شده برخوردار باشد.
- علاقه به آموختن فنون و اطلاعات جديد و بكارگيري آن.
وظایف اساسی دبیرخانه در سازمان ها به شرح زیر است:
- دریافت، كنترل نامه‌هاي وارده از نظر وجود امضا، ارتباط نامه با سازمان دريافت كننده و صحت تعداد پيوست‌ها (در صورت داشتن پيوست يا ضمايم).
- ارايه نامه به مقام يامسئول واحد اقدام كننده يا واحد مربوطه، جهت تعيين محل و نوع اقدام كه در اصطلاح اداري (ارجاع) گفته مي‌شود.
- پس از تعيين محل اقدام، نامه‌ها به متصدي ثبت نامه (انديكاتور يا كامپيوتر) جهت تعيين شماره و تاريخ وارده به سازمان داده مي شود.
- ثبت در اندكس دبيرخانه (در سيستم هاي رايانه اي نياز به ثبت در اين دفتر نمي باشد).
- ثبت در دفتر ارسال و مراسلات و تحويل به واحد يا شخص اقدام كننده نامه وارده
- در مورد نامه‌هاي صادره نيز همين مراحل يعني دريافت، ثبت و توزيع طي مي‌شود.
علاوه بر وظايف فوق، يكسري وظايف نيز به عهده دبيرخانه است كه به پاره اي از آنها اشاره مي‌شود:
- تايپ نامه و مقايسه آن با پيش نويس
- توزيع اطلاعيه‌ها و بخش نامه‌ها بين واحدهاي ذيربط و مربوطه.
- تهيه برنامه ماشين‌نويس‌ها و تقسيم صحيح كار بين آنها.
- تهيه پيش نويس‌هاي ساده اداري مانند اعلام وصول نشريات.
- انجام امور چاپ و تكثير
انواع سيستم‌هاي گردش مكاتبات اداري:
در سيستم متمركز دبيرخانه:
مرحل اول كار، نامه‌هاي وارده:
- كنترل نامه
- دريافت نامه
- ثبت در دفتر انديكاتور ياكامپيوتر
- ثبت در دفتر اندكس
- ارجاع به مدير
- توزيع (بين اقدام كنندگان)
مرحله دوم، نامه‌هاي صادره:
- تهيه نامه
- ثبت در انديكاتور يا رايانه
- ارسال (پست – فاكس – تلفنگرام)
سيستم متمركز:
كليه عمليات مربوط به دريافت، ثبت و توزيع مكاتبات در واحدي از سازمان به نام دبيرخانه و يا دفتر انجام مي‌شود.
موارد استفاده از روش متمركز بقرار ذيل است:
- تعداد مكاتبات سازمان محدود باشد.
- سازمان و واحدهاي درون آن فاقد مراجعه كننده بوده و يا تعداد آنان محدود باشد.
- تعداد نيروي انساني و بودجه و وسايل و ابزار و امكانات سازمان محدود باشد.
- كليه واحدهاي سازمان در يك جا (معمولا در يك ساختمان) استقرار داشته باشد.
- اختيارات مسئولان واحدهاي سازمان ها در مورد امضاي مكاتبات محدود باشد.
- تصميم مديريت و يا مديران سازمان در انتخاب اين روش به عنوان يك روش مطلوب در طرح تشكيلاتي سازمان.
- سازمان محدود بوده و از گستردگي زياد برخوردار نباشد.
سيستم نيمه متمركز:
انجام عمليات مربوط به دريافت و توزيع مكاتبات سازمان به صورت متمركز، در واحدي بنام دبيرخانه مركزي انجام مي‌گيرد و هر يك از واحدهاي سازمان به طور مستقل عمل ثبت نامه‌هاي وارده و صادر شده را انجام مي‌دهند.
سيستم غيرمتمركز:
كليه عليمات مربوط به دريافت و ثبت و توزيع مكاتبات، به طور مستقل و جداگانه در هر يك از واحدهاي سازمان انجام مي‌شود.
موارد استفاده از روش غيرمتمركز:
- تعداد مكاتبات سازمان زياد باشد.
- سازمان داراي مراجعه كنندگان بسيار زياد باشد.
- تعداد نيروي انساني و بودجه و وسايل و امكانات سازمان كافي باشد.
- واحدهاي سازمان پراكنده و يا در چند ساختمان قرار گرفته باشد.
- اختيارات مسئولان واحدهاي سازماني در مورد امضاي مكاتبات زياد و گسترده باشد.
- سازمان گسترده بوده و داراي واحدهاي سازماني متعدد نيروي انساني زياد باشد.
- واحدهاي سازمان عمدتا كارها و وظايف بسيار تخصصي انجام مي دهند.
- تصميم مديريت و يامديران سازمان در انتخاب اين روش به منظور تسريع امور گردش مكاتبات در طرح تشكيلاتي سازمان.
- مراحل دريافت، ارجاع و تقسيم كار بين كاركنان تحت سرپرستي
- مسئول دبيرخانه سازمان علاوه بر كنترل كليه نامه‌هاي وارده، صادره، داخلي، امور تايپ و ساير وظايف محوله، بايد بر امور ارجاع نامه‌ها به واحد يا افراد اقدام كننده نامه‌هاي نظارت داشته باشد.
- مطالعه دقيق متن نامه‌هاي وارده (به استثناي نامه‌هاي محرمانه) و اطلاع از واحد و يا شخص اقدام كننده آن.
- ثبت نامه‌ها در دفتر انديكاتور و ممهور كردن با مهر انديكاتور در قسمت پايين نامه و ثبت مشخصات، شماره، تاريخ و محل ارجاع در محل‌هاي تعيين شده براي مهر.
يادآوري: در بعضي از سازمان‌ها قبل از ثبت نامه در انديكاتور مديران علاقه‌مندند كه خود محل ارجاع و اقدام كننده را تعيين كنند و سپس نامه در دفتر انديكاتور شماره گذاري شود.
- ثبت محل ارجاع نامه در ستون تعيين شده دفتر انديكاتور
- ثبت نامه‌ها در فرم ارسال مراسلات و تحويل آن به اقدام كننده و در صورت لزوم دريافت رسيد.
مديران پس از دريافت نامه‌هاي مربوط به واحد تحت نظر خود بايد اقدامات زير را انجام دهند:
- مطالعه دقيق نامه‌هاي وارده و كنترل آن از نظر شماره، تاريخ، امضا و ارتباط آن با واحد مربوطه.
- تشخيص و دستور اقدام ( با صحت و قاطع) به كارشناس و يا فردي كه مسئوليت اين كار را بر عهده دارد.
- كنترل نامه‌هاي ارجاع شده در مورد اقدام مناسب و تهيه پاسخ مناسب و لازم.
تحويل پرونده‌ها به مقامات مافوق:
مسئول بايگاني وظايف زير را در ارتباط با كنترل و تحويل پرونده‌ها به مقامات مافوق و يا واحدهاي اقدام كننده بر عهده دارد:
- دريافت فرم درخواست پرونده از متقاضي با امضاي مجاز
- در فرم درخواست پرونده بايد موضوع پرونده، شماره و كد آن، مدت مورد نياز، تاريخ درخواست و تاريخ عودت مشخص شود.
- پس از دريافت تقاضا، مسئول بايگاني موظف است پرونده مورد نظر را تحويل متقاضي داده و فرم درخواست را تا عودت پرونده نزد خود نگهداري كند.
- مسئول بايگاني بايد در محل پرونده ارسالي (قفسه بايگاني) كارت جايگزين را قرار دهد تا در صورت مراجعه بعدي از محل ارسال آن اطلاع حاصل كند.
يادآوري: در مورد پرونده‌هايي كه ارزش مالي، حقوقي و يا پرسنلي دارد توصيه مي‌شود كه برگ‌هاي پرونده، برگ شماري شده و تحويل اقدام كننده شود.
ارسال نامه‌هاي تايپ شده به نامه رسان و ارجاع به قسمت‌هاي مربوطه :
مسئول تايپ يا مسئول دبيرخانه پس از دستور تايپ نامه‌ها بايد اقدامات لازم را انجام دهد:
1- كنترل دقيق نامه‌هاي تايپ شده از نظر صحت تايپ
2- ثبت نامه‌ها در فرم و يا دفاتر رسيد
3- تحويل نامه‌ها و پيوست‌هاي مربوطه به نامه رسان با قيد تاريخ ارايه.
4- تحويل نامه‌ها توسط نامه رسان به واحد و يا شخص اقدام كننده و يا منشي مدير واحد با ذكر تاريخ دريافت.
كنترل نامه‌ها از نظر تايپ:
با توجه به اهميت تايپ نامه‌ها در مكاتبات اداري، كليه نامه‌هاي تايپ شده طبق دستور العمل‌هاي صادره بايد توسط (مسوول واحد تايپ، متصدي كنترل نامه‌هاي تايپي يا مسوول دبيرخانه) مجددا از ديدگاه‌هاي ديگري مورد توجه و دقت قرار گيرد:
- كسب اطمينان از مطابقت متن نامه يا پيش نويس تهيه شده
- كسب اطمينان از نظر صحت لغات و جملات تايپ شده
- كسب اطمينان از نظر فرم استاندار تايپ نامه
- كسب اطمينان از نظر صحت تايپ شماره و تاريخ نامه‌ها مطابق با پيش نويس
- كسب اطمينان از تايپ نام گيرندگان رونوشت (در صورت وجود رونوشت)
- ثبت علايم اختصاري مشخصات تايپ كننده نامه
كنترل دفتر انديكاتور:
- كليه نامه‌ها اعم از وارده و صادره بايد در دفتر انديكاتور (يا كامپيوتر) ثبت شده و به آنها شماره و تاريخ اختصاص يابد. بنابراين نامه‌اي كه در دفتر انديكاتور ثبت نشده، ارزش اداري نخواهد داشت.
به هر يك از نامه‌ها يك شماره اختصاص داده مي‌شود. - اطلاعات كاملي از نامه‌ها بايد در دفتر انديكاتور ثبت شود.
- لاك گرفتن و يا تراشيدن مطالب نامه در دفتر انديكاتور مجاز نبوده و غيرقانوني است.
- شماره گذاري نامه‌ها در آغاز سال بوده و در پايان هر سال بايد با تاريخ و شماره جديد آغاز شود.
