بایگانی مدارک برای حفظ دائم یا طولانی مدت مداركی كه دارای ارزش فرهنگی، تاریخی و یا حقوقی دارند استفاده می شود.
در تعاریفی دیگر می توان گفت:
بایگانی عبارت است از فن اداره ، نظارت وحفاظت اسناد و مدارك سازمان به منظور نگهداری و مراجعه. بایگانی به مفهوم فن طبقه بندی، تنظیم و نگاهداری و حفاظت اسناد و مدارك است، برطبق روشی معین به نحوی كه در اسرع وقت و با كمال سهولت و با صرف حداقل هزینه، نیروی انسانی و وقت، بتوان به آن اسناد دست یافت. كلیه سیاستها , خط مشی ها , روشها و رویه ها , به طریقی در بایگانی انعكاس می یابند و به عنوان منابع اطلاعاتی در آن جا حفظ می شوند تا در مواقع نیاز , مورد استفاده قرار گیرند . در واقع بایگانی عبارت است از : ثبت و حفظ اطلاعات و عملكردهای مربوط به گذشته به منظور استفاده در حال و آینده .
بطور كلی بایگانی در اصطلاح مدیریت اسناد به 3 مورد گفته می شود:
1- مجموعه روشهای علمی و استاندارد (نحوه تشكیل پرونده، تنظیم بازرگانی، كدگذاری، دستیابی به پرونده، تفكیك پرونده ها به جاری، نیمه جاری و راكد )
2- محل نگهداری و حفظ اسناد
3- مجموعه پرونده های موجود در بایگانی
در نظام اداری كشور ما، بایگانی دو تعریف و كاركرد دارد:
1- تشكیلات تعریف شده ای است كه وظیفه دریافت، ثبت، حفظ و نگهداری سوابق و پرونده های دستگاه ذیربط را برعهده دارد و موظف به ارائه خدمات به افراد معین می باشد.
2- فرایندی است كه طی آن، سوابق دستگاه در پرونده های مرتبط درج و نگهداری می شود.
