یکی از ایرادات اساسی موجود در سیستم های اتوماسیون اداری ، کنترلی و عملیات شرکت ها، فقدان یک نظام جامع بودجه ای می باشد. برنامه ریزی فعالیت های آینده امری بسیار حیاتی بوده و بدون چنین برنامه ریزی هایی ادامه فعالیت مستمر یک سازمان میسر نخواهد بود. نظام بودجه به عنوان ابزاری در دست مدیریت کمک های موثری در برنامه ریزی، هماهنگی و کنترل فعالیت های شرکت می نماید.
در واقع بـودجه که یک مفهوم در اقتصاد خرد است، برای شخص، خانواده، گروهی از افراد، کسب و کار، دولت، کشور و یا هر چیزی که درآمد کسب می کند و پول خرج می کند؛ اهمیت بسزایی دارد.
تعریف بودجه و بودجه نویسی
به زبان ساده، تعریف بودجه عبارت است از ” تخمینی از درآمد و هزینه در طول یک بازه زمانی معین (معمولا یک ساله) در آینده به منظور نیل به اهداف تعیین شده ” را گویند. این سیاستها در قالب برنامه ریزی عملیات شرکت، مخارج سرمایه ای و گردش وجوه نقد مطرح می شوند.
تعریف سیستم کنترل بودجه
تهیه بودجه، مربوط به مسئولیتهای مدیران جهت نیل به هدف های تعیین شده و مقایسه مستمر نتایج واقعی با برنامه های بودجه شده، به منظور حصول اطمینان از رسیدن به هدفها و یا ایجاد مبنا برای تجدید ارزیابی آنها می شود.
اهداف کلی تهیه بودجه و ایجاد سیستم کنترل بودجه
الف) تهیه و تنظیم جزئیات برنامه عملیات شرکت در قالب اعداد ارقام برای یک دوره معین در آینده.
ب) هماهنگ کردن فعالیت کلیه قسمتها برای تحقق بخشیدن به هدفهای شرکت بنحوی که حداکثر بازدهی با حداقل منابع امکان پذیر باشد. ایجاد استاندارد، یا ملاک و مأخذی جهت تعیین مسئولیتها در رابطه با کلیه مغایرتها از برنامه های از پیش تعیین شده و تهیه اطلاعات جهت اقدامات لازم برای اصلاح مغایرتهای مذکور.
مزایای بکارگیری سیستم کنترل بودجه
اجرای موفقیت آمیز کنترل بودجه ای در شرکت دارای مزایای زیر می باشد :
– فراهم نمودن امکان بررسی و مطالعه هدف های شرکت و طرح ریزی برنامه های آینده در قالب اطلاعات مالی.
– فراهم نمودن امکان ارزیابی نتایج مالی طرح های آینده و ایجاد فرصت لازم برای اصلاحات مورد لزوم در برنامه های آینده.
– ایجاد هماهنگی و همکاری ما بین قسمتهای مختلف شرکت.
– کمک در تعیین مسئولیتهای سازمانی برای رسیدن به هدفهای آتی.
– تعیین منابع مالی مورد احتیاج جهت اجرای برنامه های آتی و مشخص نمودن موثرترین و اقتصادی ترین روش جهت استفاده از سرمایه، نیروی انسانی و ماشین آلات.
– تعیین معیارها و استانداردهایی برای سنجش کارایی، اثر بخشی و صرفه اقتصادی در رسیدن به هدف های تعیین شده.
– کمک در کنترل هزینه و جلوگیری از اتلاف منابع مالی و نیروی انسانی.
اصول و ضوابط تهیه بودجه
به طور کلی جهت تهیه بودجه وجود شرایط زیر لازم می باشد :
* داشتن سیاستهای روشن و برنامه های مشخص.
* ساختار سازمانی منطقی و مناسب جهت تعیین مسئولیتها در رابطه با بودجه و برنامه.
* وجود طبقه بندی های مناسب در رابطه با انجام عملیات مالی به شکلی که عملیات مذکور جهت هر یک از واحدها و دپارتمان ها و بر حسب نوع هزینه، به راحتی قابل تفکیک باشد.
* وجود نظام و نرم افزار حسابداری مناسب که قادر باشد اطلاعات لازم را جهت مقایسه ارقام بودجه با ارقام واقعی تعیین نماید.
* هنگام پیش بینی و تهیه بودجه ، همواره به عواملی برخورد می شود که سایر امکانات شرکت را تحت الشعاع قرار داده و آنها را محدود می کند. به اینگونه عوامل، عوامل محدود کننده گفته می شود.
برای مثال؛ در شرایطی که تقاضا برای محصولات یا خدمات شرکت محدود بوده و ظرفیت شرکت به ناچار مورد استفاده کامل قرار نمی گیرد، این مورد به عنوان عامل محدود کننده شناخته شده و موقع تهیه بودجه، سایر عملیات، بر اساس بودجه فروش و یا درآمدهای عملیاتی تنظیم می گردند.
* بودجه باید طوری طراحی شود که قابلیت تبدیل آنها به منظور استفاده در طرح نظام های حسابداری صنعتی ( مخصوصا برای تعیین بهای تمام شده پروژه های در جریان ساخت شرکت و همچنین بهای تمام شده خدمات قابل ارائه ) ، به سادگی امکان پذیر باشد.
* با توجه به اینکه یکی از هدفهای کنترل بودجه ، مقایسه مستمر نتایج فعالیتهای واقعی با برنامه های از پیش تعیین شده از طریق گزارشات مدیریت می باشد، لذا بودجه باید طوری طراحی گردد که پاسخگوی نیازهای تعیین شده در گزارشات مدیریتی باشد.
انواع بودجه و تشریح آنها :
1- بودجه عملیاتی 2- بودجه سرمایه ای 3- بودجه نقدی
1- بودجه عملیاتی :
بودجه عملیاتی نشان دهنده عملکرد حاصل از فعالیت های اصلی شرکت از طریق پیش بینی درآمد و هزینه با توجه به حجم پروژه های تولیدی و فروش آنها می باشد. بودجه عملیاتی سالیانه بوده و بعد از گذشت 9 ماه از سال جاری با توجه به عوامل زیر برای سال مالی آتی تهیه و تنظیم می گردد:
* بودجه سال جاری
* جمع ارقام واقعی و پیش بینی سال جاری
* پیش بینی برنامه های سال آتی
* تغییرات در نرخ ها که در اثر تورم و غیره به وجود می آیند
کلیه صورتهای بودجه عملیاتی، علاوه بر اطلاعات خاص، می بایست نشان دهنده موارد زیر نیز باشد:
* بودجه سال جاری
* واقعی سال جاری ( نه ماهه اول )
* پیش بینی سال جاری ( سه ماهه آخر)
* مجموع واقعی و پیش بینی سال جاری
* نوسان مبلغ و درصد بودجه نسبت به مجموع واقعی و پیش بینی
بودجه سالیانه در کلیه موارد باید به دوره های سه ماهه تفکیک گردد تا مقایسه نتایج عملیات واقعی با برنامه های از پیش تعیین شده، به منظور اقدامات اصلاحی در رابطه با مغایرتهای ایجاد شده، به موقع انجام پذیرد.
2- بودجه سرمایه ای :
بودجه سرمایه ای منعکس کننده برآورد جمع هزینه هایی است که پیش بینی می شود در دارائیهای ثابت سرمایه گذاری شود. اقلام سرمایه ای که برای آنها بودجه در نظر گرفته می شود ممکن است به بیش از یک دوره بودجه مربوط شود که در این صورت آن بخش از بودجه پروژه ها که به دوره بودجه مورد نظر ارتباط می یابد، تفکیک شده و در بودجه سال مورد نظر لحاظ می گردد. لازم به ذکر است که هزینه های سرمایه ای از نظر ماهیت به سه گروه بشرح ذیل قابل تقسیم می باشد:
الف) پروژ هایی که جهت توسعه فعالیتهای تولیدی سرمایه گذاری می شوند، تحت عنوان ” پروژه های توسعه ” طبقه بندی می گردند.
ب) پروژه هایی که جنبه جایگزینی دارائیهای ثابتی که مستهلک شده یا از کار افتاده اند و برای ادامه فعالیتهای عملیاتی احتیاج به تعویض دارند، تحت عنوان ” پروژه های جایگزینی ” قرار می گیرند.
ج) پروژه هایی از قبیل پروژه های رفاهی و ایمنی نیز، تحت عنوان ” سایر پروژه ها ” طبقه بندی می شوند.
بودجه سرمایه ای نیز سالیانه بوده و همزمان با بودجه عملیاتی تهیه می گردد و لازم است به دوره های سه ماهه نیز تفکیک شود.
3- بودجه نقدی :
جهت آگاهی مدیران از منابع نقدی و به منظور ایجاد توازن در دریافت و پرداخت، بودجه وضعیت نقدینگی پیش بینی و تهیه می گردد. دوره بودجه نقدی مشابه دوره بودجه عملیاتی سالانه و منطبق با آن می باشد. همچنین بودجه نقدی به دوره های سه ماهه تفکیک می گردد که دوره های سه ماهه نیز با توجه به سیکل عملیات شرکت، به دوره های کوتاه تر ماهانه قابل تقسیم می باشند.
پیش بینی وضعیت نقدینگی
بدلیل اهمیت وجوه نقد در حیات شرکت و همچنین نیاز مدیران به آخرین اطلاعات از نظر نقدینگی، علاوه بر بودجه نقدی که یکبار و همزمان با بودجه عملیاتی تهیه و مانند سایر صورتهای بودجه به تصویب مدیریت پروژه می رسد، باید پیش بینی وضعیت نقدینگی در نظر گرفته شود، این پیش بینی همانند بودجه نقدی جهت اطلاع مدیران از منابع نقدی و همچنین به منظور ایجاد توازن در دریافت و پرداخت تهیه می گردد. با این تفاوت که بصورت ادواری طی سال تنظیم شده و مبتنی بر آخرین اطلاعات درباره نقدینگی شرکت می باشد.
تناوب تهیه صورت پیش بینی وضعیت نقدی، سه ماهه بوده و در پایان هر دوره سه ماهه جهت 12 ماه آتی ( 4 دوره سه ماهه ) تنظیم می گردد که اولین دوره سه ماهه به ماه های مربوطه نیز باید تفکیک شود.
دستورالعمل های مربوط به تهیه بودجه ها
به منظور تشریح نحوه تکمیل و استفاده از صورتهای بودجه، برای هر یک باید یک دستور العمل تهیه صورتهای بودجه نوشته شود. در دستورالعمل تهیه بودجه نکات کلی زیر می بایست مد نظر قرار بگیرد:
کاربرد : شامل اهداف و موارد استفاده هر یک از صورتهای بودجه می شود
زمان تنظیم : شامل دوره هایی که صورتهای بودجه در آن دوره تهیه و تنظیم می گردند
منابع تهیه : منابعی که از آنها اطلاعات مربوط به هر صورت استخراج می گردد. شامل گزارشات مدیریتی، دفاتر و پرونده ها، بودجه سال جاری، محاسبات، برآوردها و…
مسئول تهیه : افراد یا واحدهایی که مسئول تهیه هر یک از صورتهای بودجه می باشند.
توزیع نسخ : افراد یا واحدهایی که صورتهای بودجه تکمیل شده را جهت اطلاع و تصمیم گیری و یا برای استفاده های بعدی دریافت می کنند.
نحوه تنظیم و ثبت : شامل تعریف عناوین مندرج، توضیحات مربوط به اقلام قابل درج (شامل نحوه محاسبه) و… در تهیه صورتهای بودجه.
* نکته: کلیه صورتهای بودجه ای باید شماره گذاری گردیده و بشکل منطقی قابل عطف و ربط باشند.
مراحل تنظیم بودجه
بطور کلی تهیه بودجه یک کار گروهی بوده و تقریبا کلیه مدیران و مسئولین در تکمیل آن نقش داشته و بدون همکاری نزدیک و مستمر آنان تهیه بودجه مناسب مقدور نخواهد بود. وظیفه هدایت و هماهنگی بین مسئولین تهیه بودجه را، ” کمیته بودجه ” به کمک دایره بودجه وگزارشات به عهده می گیرد. وظایف کلی کمیته بودجه به شرح زیر می باشد :
* تنظیم برنامه چگونگی تهیه بودجه
* ایجاد هماهنگی و پیشبرد برنامه های تهیه بودجه
* بررسی برنامه های تنظیمی توسط واحدها جهت حصول اطمینان از قرار داشتن آنها در چارچوب سیاستها و برنامه های کلی تعیین شده توسط مدیریت
* بررسی، تعدیل و تصویب بودجه های تنظیمی جهت ارائه به مدیریت به منظور تصویب نهایی آنها
اعضای کمیته بودجه را نیز معمولا افراد زیر تشکیل می دهند:
مدیرعامل، مدیران شرکت، رئیس دایره بودجه و گزارشات و نیز سایر افرادی که بر اساس تخصص و یا مسئولیتهای آنان، می توانند عضو کمیته باشند.
تفسیر بودجه
بودجه در واقع برنامه کوتاه مدت شرکت می باشد که در قالب اعداد و ارقام بیان می شود. چنین برنامه ای موقعی کامل است که تنها متکی به ارقام مندرج در صورتهای بودجه نبوده، بلکه هدفهای کوتاه مدت در چارچوب هدفهای بلند مدت و همچنین مفروضات و پیش فرضهای برنامه دقیقا تعیین و بصورت مدون جهت بررسی نتایج واقعی عملیات در آینده وجود داشته باشد؛ بنابران لازم است قبل از تصویب بودجه مقدمه ای که به ” تفسیر بودجه ” معروف است توسط دایره بودجه و گزارشات با توجه به هدفها، پیش فرضها و مفروضات تعیین شده بوسیله مدیریت تهیه گردد تا به همراه صورتهای بودجه، جهت تصویب به مدیریت ارائه شود.
مهمترین مطالبی که باید در ” تفسیر بودجه ” قید شود:
هدفهای کوتاه مدت :
تشریح پیش فرضها و مفروضاتی که بر اساس آن صورتهای بودجه تهیه می گردد. (مانند: پیش فرضها درباره نرخ تورم سیاستهای دولت)
امکانات و محدودیتهای کلیدی در دوره بودجه :
– تشریح امکانات مناسب ( با توجه به پروژه های در دست اجرا و زمان اتمام آنها و پیش بینی فروش آنها ) و همچنین مواردی که شرکت دارای امتیازات خاص نسبت به سایر شرکتها بوده و چگونگی نحوه استفاده از آنها. (مانند: داشتن نیروی انسانی متخصص و با تجربه)
– تشریح محدودیتهایی که شرکت در دوره بودجه با آنها مواجه خواهد شد (به طور نمونه در مورد پروژه های در دست ساخت و زمانهای تعیین شده بابت انجام آنها و خسارتهای ناشی از تاخیر زمانی انجام پروژه ها)
– تشریح مواردی که شرکت در آنها نسبت به سایر رقبا دارای نقاط ضعف است و نیز چگونگی نحوه فائق آمدن بر آنها. ( مثال: در خصوص واحدهایی که پیش بینی شده به فروش برسد، در عمل با محدودیت فروش مواجه شود)
تفسیر تفصیلی :
حسب مورد و اهمیت ارقام، بودجه بصورت تفصیلی مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و به تفسیر مغایرتهای عمده ارقام بودجه شده، با ارقام واقعی و پیش بینی سال جاری پرداخته می شود.
ضمنا با توجه به ماهیت فعالیت شرکت، ضروریست برای کلیه پروژه های شرکت بودجه جداگانه تهیه و تصویب گردد.
