بطورکلی همانگونه که از نام این نهاد قانونی که زیرمجموعه قوه محترم قضائیه می باشد مشخص گردیده، کلیه امورمربوط به ثبت اسناد واملاک کشور از وظایف این اداره می باشد عمده اموری که دراین نهاد انجام می گردد و متقاضیـان مختلف برای انجام این موارد بـه اداره ثبت اسناد واملاک مراجعه می نمایند درذیل بـه تفکیک اعلام می گردد و درخاتمه برای آشنائی با چگونگی انجام کارها در این اداره فرمهای درخواست تعدادی از اموری کــــه درشرح وظایف ثبت اسناد واملاک بــوده و مورد نیاز متقاضان می باشد جهت راهنمایی اعلام می گردد.
برای ثبت و طبقه بندی و مدیریت بهتر اسناد و مدارک استفاده از نرم افزار های سازمانی مانند نرم افزار اتوماسیون آنلاین، دبیرخانه، بایگانی آنلاین و… پیشنهاد می شود.
عمده اموری که انجام آن درعهده اداره ثبت بشرح ذیل می باشد:
صدوراسناد ملکی
تعویض اسناد مالکیت که به دلائل مختلف از انتفاع ساقط گردیده است ماننــــد: ریختن جوهرروی مندرجات سند، آب ریختگی روی سند و…
صدور متمم الصاقی سند مالکیت بدلیل پرشدن ستونها
- درخواست نقشه ثبتی
- درخواست اجرای ماده 45 (در مواردیکه دراثرتعریض گذر، متراژ ملک تغییر می یابد، متــراژ مندرج در سند نیز می بایستی تغییر یابد) این ماده قانونی ناظر بر مطلب فوق می باشـــد
- درخواست اصلاح حدود اربعه (در مواردیکه ملک مجاور بدلیل طرحهای شهری تبدیل به گذر می گردد، مندرجات حدود اربعه می بایستی تغییر یابد)
اجرای ماده 147 و148 (درموارد بخصوص، سند مالکیت رسمی برای مبایعه نامه های قبل از سال 1370 خورشیدی صادر می گردد) بدیهی است برای اعمال این قانون شرایط ویژه ومختلفی می بایستی رعایت گردد. - اجرای ماده 149 (اجرای این ماده زمانی مورد نیاز می باشد که مندرجات سند مالکیـت بهر دلیل با وضـع موجود تطبیق نمی نماید )
- انجام افراز املاک مشاع
- نصب مجدد سرب پلمب روی جلد سند مالکیت
- انجام ثبت املاک با هر نوع کاربری
- آگهی تحدید حدود اختصاصی
- انجام صدور سند ملکیت
- تبدیل سند مالکیت افراد متوفی به نام وراث قانونی (صدور سند مالکیت وراث قانونی)
- انجام صدور صورتمجلس تفکیکی برای املاکی که پایانکار ساختمان بـرای آنها صادر گردیده است
- صدور سند مالکیت براساس تنظیم تقسیم نامه
- تبدیل اسناد مالکیت مشاعی به یک جلد سند
- انجام تمامی امور ثبت شرکتها ومالکیتهای صنعتی
- اجرای اسناد رسمی لازم اجرا
برای انجام کارهای فوق می بایستی فرمهای درخواست مربوطه را تکمیل نمــود در ذیل نمونه فرم های درخواست ،جهت سهولت کاربران ایران فایل مکتوب و ارائه می گردد تا شما عزیزان در زمان مراجعه به اداره ثبت در زمان انجام امور صرفه جویی نمائید.
فرم 1 – درخواست ثبت ملک
ریاست محترم اداره ثبت ….
احتراما نظر به اینکه …. دانگ مشاع از شش دانگ پلاک …. واقع در …. تا کنون قبـــول تقاضای ثبت نشده و اینجانب مالکیت و تصرفات لازم را دارم علیهذا به پیوست مدارک ذیل تقدیم می گردد مستدعی است نسبت به قبول تقاضای ثبت آن اقـــدام فرمائید.
1.فتوکپی مصدق قولنامه
2.استشهادیه محلی
فرم 2 – آگهی تحدید حدود اختصاصی
ریاست محترم اداره ثبت ….
احتراما نظر به اینکه تحدید حدود عمومی پلاک …. متعلق به اینجانب …. به جهت عدم حضور مالک در موعد مقرر انجام نیافته علیهذا مستدعی است در حدود مقررات به هزینـــــــــه اینـجانب نسبت بــه تـحدید حدود اختصاصی اقدام فرمایند.
فرم 3 – درخواست سند مالکیت به نام خریدار
ریاست محترم اداره ثبت ………….
احتراما با تقدیم فتوکپی سند خریداری (بنچاق) و اصل خلاصه معامله شماره …. دفتر خانه …. از پلاک ثبتی …. خواهشمند است دستور فرمائید سند مالکیت بنام اینجانب …. صادر فرمائید.
فرم 4 – صدور سند مالکیت وارث
ریاست محترم اداره ثبت ….
احتراما نظر به اینکه مالک پلاک …. مرحوم شده و اینجانبان وارث قانونی هستیـم علیهذا به پیوست اصل سند مالکیت و فتوکپی مصـــــدق دادنامــــــه حصر وراثت و گواهی اداره دارایی تقدیم می گردد
خواهشمند است نسبت به صدور سند مالکیت جدید به نام اینجانبان ……….. اقدام فرمائید.
فرم 5 – صدور سند مالکیت بر اساس تنظیم تقسیم نامه
ریاست محترم اداره ثبت ….
احتراما با تقدیم یک نسخه تقسیم نامه شماره … تنظیمی در دفتر خانه …. تهران و سنـد مالکیت قدیم مربوط به تقسیم پلاک … بین اینجانبان مالکین مشاعی ,خواهشمند است دستور فرمائید اسناد مالکیت جدید بر اساس تقسیم نامه فـــوق صادر گردید.
فرم 6 – تبدیل اسناد مالکیت مشاعی به یک جلد
ریاست محترم اداره ثبت …
احتراما نظر به اینکه اسناد مالکیت پلاک …. به صورت مشاعی صادر شده و شش دانگ بـه اینجانب تعلق دارد علیهذا به پیوست عین … جلد سند مالکیت مشاعــــی تقدیم می گردد خواهشمند است دستور فرمائید نسبت به صدور سند مالکیت جدید اقدام فرمائید.
فرم 7 – درخواست سند تجمیعی
ریاست محترم اداره ثبت ….
احتراما چون شش دانگ پلاکهای ….. و…… متعلق به اینجانب …………. در محل تجمیع و به صورت واحد در آمده علیهذا به پیوست اسناد مالکیت اولیه تقدیم می گردد خواهشمند است دستور فرمائید سند مالکیت تجمیعی صادر گردد.
فرم 8 – تعویض سند غیر قابل استفاده ,سوخته ,فرسوده ,آب ریختگی
ریاست محترم اداره ثبت ….
احتراما نظر به اینکه سند مالکیت پلاک …. متعلق به اینجانب …. به جهت سوختگی ………. فرسودگی …. ,آب ریختگی …. , غیر قابل استفاده بوده علیهذا به پیوست عین سند مالکیت تقدیم می گردد خواهشمند است دستور فرمائید سند مالکیت جدیــــد صادرگردد .
فرم 9 – صدور سند مالکیت المثنی
ریاست محترم اداره ثبت ….
احتراما نظر به اینکه سند مالکیت پلاک …. متعلق به اینجانب به علت …… مفقـــــود گردیده علیهذا با تقدیم فرم لازم خواهشمند است دستور فرمائید نسبت به صـدور سند مالکیت المثنی اقدام گردد.
فرم 10 – سند مالکیت متمم الصاقی
ریاست محترم اداره ثبت ….
احتراما نظر به اینکه ستون نقل و انتقالات سند مالکیت پلاک ….. متعلق به اینجانب …… پر شده علیهذا به پیوست عین سند مالکیت تقدیم می گردد خواهشمند است دستور فرمائید نسبت به الصاق سند متمم اقدام فرمائید
فرم 11 – درخواست نقشه ثبتی
ریاست محترم اداره ثبت ….
احتراما نظر به اینکه اینجانب …….. مالک پلاک ……….. نیاز به نقشه ثبتی دارم علیهــــــذا خواهشمند است دستور فرمائید طبق مقررات نسبت به ارائه نقشه ثبتی اقـــدام فرمائید
فرم 12 – اجرای ماده 45 آئیننامه قانون ثبت
ریاست محترم اداره ثبت …
احتراما نظر به اینکه قسمتی از پلاک …. متعلق به اینجانب …. بر اثر تعریض کوچه داخل در شارع گردیده علیهذا ضمن تقدیم سند اولیه مستدعی است نسبت بـــــه اصلاح و صــــــدور سند مالکیت جدید اقدام فرمائید.
فرم 13 – اصلاح حد به کوچه
ریاست محترم اداره ثبت ….
احتراما نظر به اینکه حد …. پلاک …. متعلق به اینجانب …. طبق سند به مجاور محدود بوده و فعلا به کوچه …. محدود است علیهذا مستدعی است نسبت به اصلاح حد مذکور اقدام فرمائید
فرم 14 – اصلاح حدود طبق ماده 149 قانون ثبت
ریاست محترم اداره ثبت …
احتراما نظر به اینکه حد …. پلاک …. متعلق به اینجانب …. با محل مطابق نبوده و اضافـــــه مساحت دارد علیهذا مستدعی است با اعزام نماینده و نقشه بردار نسبت به اصلاح سند مالکیت طبق وضع موجود در محل اقدام گردد.
فرم 15 – افراز املاک مشاع
ریاست محترم اداره ثبت ….
احتراما نظر به اینـکه اینجانب …. به صورت مشاعی در شش دانگ پلاک …………. مالکیت رسمی دارم به جهت عـدم دسترسی به سایر شرکاء تفکیک ملک مقدور نبوده علیهذا با اعلام نام و آدرس مالکین مشاعی به شرح ذیل خواهشمند است دستور فرمائید نسبت بـه افراز سهم اینجانب اقدام گردد.
فرم 16 – نصب مجدد سرب پلمپ سند مالکیت
ریاست محترم اداره ثبت ….
احتراما چون سرب پلپ سند مالکیت پلاک ………. مربوط به اینجانب ……….. مفقود گردیده خواهشمند است دستور فرمائید نسبت به سرب پلمپ جدید اقدام گردد
فرم17- تقاضای ثبت شرکت یا موسسه
ریاست محترم اداره ثبت ….
احتراما” اینجانب …………… و شرکاء قصد تاسیس شرکت ………… با عنوان (یکی از هفت نوع شرکتی که در قانون تجارت آمده) را با اسامی پیشنهادی ذیل را داریم خواهشمنداست دستورات لازم را صادر فرمائید.
فرم18- تقاضای صدور اجراء چک برگشتی وقبوض اقساطی ومهریه ونیز اسناد رهنی وشرطی.چون این اوراق اوراق بهاء دار می باشند می بایست از طریق حسابداری ونیز دفاتر ازدواج و طلاق و نیزدفاتر اسناد رسمی تهیه گردند.
