در دنیای معاملات امروزی، چک استفاده بیشتری نسبت به پول نقد دارد و در حسابداری معاملاتی که از چک استفاده می کنند، نوعی از بدهی به نوعی دیگر از بدهی مبدل می گردد.
این نوع بدهی که بر اثر استفاده از چک به وجود می آید، تا زمانی که وصول می گردد و تسویه می شود، شخص بدهکار ملزم به پاس کردن آن می باشد و لازم است در برابر آن چک، وجهی را پرداخت نماید.
ثبت چک در حسابداری:
نرم افزار چک و بانک که در حسابداری تحت وب شرکت ها بسیار از آن استفاده می شود، یکی از زیر سیستم های نرم افزار حسابداری، به شمار می رود که در آن تمامی چک هایی که از سوی مشتریان دریافت شده اند و چک هایی که صادر می گردند، ثبت می شوند و پس از طی مراحل ضروری برای روند ثبت آنها در، صدور سند حسابداری مراحلی انجام می گیرد.
اسناد دریافتنی:
این نوع اسناد در واقع به چک هایی گفته می شود که سازمان مورد نظر در برابر خدمتی که انجام می دهد و یا در صورت طلبکار بودن از طرف مقابل خود، دریافت می نماید. اسناد دریافتی در واقع اوراقی هستند که پرداخت کننده آنها تعهد می دهد که مبلغ معینی را در زمان معینی پرداخت نماید.
انواع اسناد دریافتنی:
- کوتاه مدت
- بلند مدت
در چک ها مشخصات زیر ثبت می شوند:
- تاریخ
- شماره چک
- مبلغ
- نام شخصی که چک را داده
- بانک و شعبه آن
صدور سند برای چک به صورت زیر می باشد:
- حساب ها و اسناد دریافتنی/ اسناد دریافتنی نزد صندوق
- حساب ها و اسناد دریافتنی/ بدهکاران تجاری
دریافت چک:
چکی که برای انجام معامله دریافت می گردد، با فرآیند هایی رو به رو می باشد که هر کدام از آنها به شرخ زیر است:
نقد کردن چک:
در صورتی که صاحب طلب بتواند چک را در بانک نقد نماید، پول آن وارد صندوق می شود و به صورت زیر در حسابداری شرکت ثبت می گردد:
موجودی نقد و بانک/ صندوق
- حساب ها و اسناد دریافتنی/ اسناد دریافتنی نزد صندوق
اگر صاحب طلب پول دریافت شده را به حساب خود واریز نماید، لازم است که یک مرحله دیگر به ثبت ها اضافه گردد که در آن بانک صاحب طلب، بدهکار صندوق بستانکار می شود.
خواباندن چک به حساب:
زمانی که چک به حساب خوابانده شود، لازم است که ثبت شود و سندی مانند زیر برای این فرآیند صادر شود:
- حساب ها و اسناد دریافتنی/ اسناد دریافتنی در جریان وصول
- حساب ها و اسناد دریافتنی/ اسناد دریافتنی نزد صندوق
واگذاری چک به دیگران:
زمانی که صاحب طلب، خود به شخص دیگری بدهکار باشد و چک دریافت شده را به نفر سوم واگذار نماید، که به آن خرج چک می گویند، آن گاه ثبت آن در حسابداری به صورت زیر صورت می گیرد:
- حساب ها و اسناد پرداختنی تجاری/ بستانکاران تجاری
- حساب ها و اسناد دریافتنی/ اسناد دریافتنی نزد صندوق
نکته: ردیف اول می تواند مواردی همچون حقوق پرسنل یا جاری شرکا و… باشد.
عودت چک واگذار شده:
این اتفاق زمانی رخ می دهد که چک دریافت شده به هر دلیلی (عدم موجودی، فسخ معامله)، به صاحب چک بر گردد. در این صورت ثبت آن در حسابداری درست بر عکس مرحله دریافت چک انجام می گیرد.
پاس شدن چک:
زمانی که چکی که به حساب خوابانده شده وصول گردد، به حساب بانکی واریز می شود و ثبت پاس شدن چک انجام می شود که این ثبت به صورت زیر است:
- موجودی نقد و بانک/ بانک ها
- حساب ها و اسناد دریافتنی/ اسناد دریافتنی در جریان وصول
اسناد پرداختنی:
زمانی که شرکت یا سازمان مورد نظر به منظور انجام کاری، چکی را صادر نماید، به چک صادر شده در اصطلاح، اسناد پرداختی می گویند که در این صورت نیز برای ثبت حسابداری آن فرآیند های متفاوتی دارد.
صدور چک و واگذاری به دیگران:
در این نوع صدور، مشخصات مورد نیاز مانند مراحل قبل در سیستم ثبت می گردند و شخصی که قرار است چک را دریافت نماید مشخص می کنند که به شکل زیر صادر شدن آن ثبت می شود:
- حساب ها و اسناد پرداختنی تجاری/ بستانکاران تجاری
- حساب ها و اسناد پرداختنی تجاری/ اسناد پرداختنی تجاری
نکته: در این نوع ثبت، طرف بدهکار سند با توجه به هدف صدور چک، متغیر می باشد.
وصول چک:
زمانی که چک مورد نظر پاس می شود و وجه از حساب برداشت می گردد، اصولا گفته می شود که چک وصول شده است. در این صورت ثبت سند حسابداری آن به صورت زیر است:
- حساب ها و اسناد پرداختنی تجاری/ اسناد پرداختنی تجاری
- موجودی نقد و بانک/ بانک ها
عودت چک:
هر موقع و با هر دلیلی اگر چک صادر شده از طرف سازمان برای مشتری، برگشت داده شود، به آن عودت می گویند که دقیقا برعکس مورد اول در اسناد پرداختی ثبت می گردد.
پرسش و پاسخ متداول در مورد ثبت چک در حسابداری:
1. در معاملات امروزی به چه صورت از چک استفاده می کنند؟
چک در معاملات امروزی بیشتر از پول نقد استفاده می شود و در حسابداری این نوع معاملات، یک نوع بدهی می باشد که شخص بدهکار، ملزم به پاس کردن این چک می باشد و باید در برابر آن مبلغی را پرداخت کند.
2. آیا در سیستم حسابداری شرکت ها، چک های دریافتی از معاملات، ثبت می شود؟
در سیستم حسابدرای شرکت ها، نرم افزار چک و بانک وجود دارد و کلیه چک های دریافتی از مشتریان در آن ثبت می گردد.
3. اسناد دریافتنی شامل چه اسنادی می باشند؟
اسناد دریافتنی در واقع چک هایی می باشند که شرکت برای انجام خدمات و یا طلبکار بودن دریافت می کند. این اسناد اوراقی می باشند که در برابر پرداخت آن، به صورت کوتاه مدت و بلند مدت تعهد داده می شود.
4. چه مواردی در چک ها باید ثبت گردد؟
تاریخ، شماره چک، مبلغ، نام صادر کننده چک، بانک و نام شعبه باید در چک ذکر شود.
5. در سیستم حسابداری نقد کردن چک به چه صورت می باشد؟
بعد از اینکه چک نقد شود، مبلغ این چک وارد صندوق می شود و به صورت موجودی نقد و بانک- صندوق- حساب ها و اسناد دریافتنی و اسناد دریافتنی نزد صندوق ثبت می شود.
6. آیا در زمانی که چک به حساب خوابانده می شود هم باید در سیستم حسابدرای ثبت شود؟
بله، زمانی که چکی به حساب خوابیده می شود لازم است که در سیستم ثبت شود و سندی با فرایند زیر در سیستم صادر گردد: حساب ها و اسناد دریافتنی – اسناد دریافتنی در جریان وصول، حساب ها و اسناد دریافتنی- اسناد دریافتنی نزد صندوق
7.در صورت واگذاری چک به دیگران، به چه صورت در سیستم باید ثبت گردد؟
اگر چنانچه صاحب طلب، به شخص دیگر بدهی داشته باشد و چک دریافتی را به شخص دیگر بدهد باید در سیستم ثبت گردد و ثبت آن به این صورت می باشد: حساب ها و اسناد پرداختنی تجاری – بستانکاران تجاری ( البته این چک می تواند برای حقوق پرسنل و جاری شرکاء و … خرج شود). حساب ها و اسناد دریافتنی- اسناد دریافتنی نزد صندوق
8. عودت چک به چه صورت می باشد؟
اگر چنانچه، چک دریافتی بنا بر هر دلیلی مانند عدم موجودی، فسخ معامله و … به صادر کننده چک بازگردانده شود، ثبت آن در سیستم حسابداری بر عکس مرحله دریافت چک می باشد.
9.ثبت چک دریافتی وصول شده در سیستم حسابداری به چه صورت می باشد؟
هر زمان که چکی بعد از به حساب خواباندن، پاس شود و به حساب ریخته شود، باید به صورت مراحل ذیل در سیستم حسابدرای ثبت گردد: موجودی نقد و بانک- بانک ها حساب ها و اسناد دریافتنی – اسناد دریافتنی در جریان وصول
