تفکر استراتژیک و بهره‌گیری از ابزارهای مناسب توسط مدیران منابع انسانی به عملکردی بهینه و افزایش رضایتمندی کارکنان منجر خواهد شد.
عملکرد بهینه مدیران منابع انسانی در مدیریت یک تیم دورکار تاثیر بسزایی دارد و میزان انگیره بخشی و حفظ رضایتمندی شغلی افراد بامیزان بهره‌وری سازمانی در دوره کاری در ارتباطی تنگاتنگ است.
مدیران منابع انسانی برای ایجاد این موقعیت برابر بین سازمان و کارکنانش ابزارهای متنوعی از نرم‌افزارهای سازمانی را در اختیار دارند که آنها را برای رسیدن به موفقیت، همراهی می‌کند. نرم افزار هایی مانند مدیریت کار ، دبیرخانه آنلاین و…
سیستم‌های جامع مدیریت منابع انسانی
قابلیتهای نرم‌افزارهای جامع منابع انسانی با تمرکز بر نیازهای روزمره کاربران تخصصی سازمان‌های مشتری فرایندهای محاسباتی تخصصی و پیچیده را تسهیل کرده است.
نرم افزارهای حوزه منابع انسانی از یک سمت تمام کارکنان یک سازمان کاربر و از سمت دیگر فرایندهای محاسباتی بسیار تخصصی و پیچیده مدیریتی را تحت پوشش دارند.
این سیستم‌ها به راحتی درخواست‌های متفاوت کاربران از دریافت صورت وضعیت‌های مختلف تا گزارش‌های مورد نیاز مدیران و پاسخ‌گویی به نیازهای همکاران از وضعیت پرسنلی و حقوق و دستمزدشان و.. را امکانپذیر می‌کنند.
شرکت چارگون در طول یک سال گذشته برای افزایش قابلیتهای نرم‌افزارهای جامع منابع انسانی صرفا در جهت بهبود کارایی گام برنداشته و تمرکز و توجه اصلی این توسعه‌ها را به سمت پاسخ‌گویی نیازهای کاربران تخصصی سازمانها معطوف کرده است. تمکامی این بهبود‌ها و توسعه‌ها بنا بر نیازهای مختلف سازمانها و برای موقعیت‌های مختلف مانند دورکاری قابل بهره‌برداری‌اند.
پیشخوان همراه کارکنان و حذف مراجعات
برنامه پیشخوان پر استفاده‌ترین عملیات‌های پیشخوان را روی موبایل در اختیار کاربر می‌گذارد. کارکنان سازمان با استفاده از این اپلیکشین موبایلی می‌توانند به راحتی جزییات امور پرسنلی خود اعم از درخواست و یا تایید مرخصی‌ها، ماموریت‌ها، گزارش‌های شخصی و…را ببینند و آنها را پیگیری کنند.
در حال حاضر و با توسعه مسیر پیشخوان همراه، کارکنان به راحتی و در نزدیکترین نقطه به آیتم‌های اداری خود دست پیدا می‌کنند و مراجعه‌شان به واحدهای سازمانی حدف شده است.
ثبت اطلاعات حضور و غیاب
نرم‌افزار حضور و غیاب به عنوان نرم‌افزار کنترل تردد کارکنان در سازمان استفاده می‌شود و با ثبت اطلاعات کارکرد پرسنل و تهیه گزارشات ساعات حضور و غیاب کارکنان و ارسال خودکار این داده‌ها به نرم‌افزار حقوق و دستمزد ، نقش مهمی در محاسبه حقوق کارکنان ایفا می‌کند. انعطاف‌پذیری و ساختار داینامیک این نرم‌افزار اجازه ارتباط با انواع مختلف سخت‌افزارهای ثبت تردد و دستگاه‌های کارت‌ساعت را فراهم می‌کند و سازمان‌های مشتری در این زمینه با هیچ محدودیتی مواجه نیستند.
شرکت چارگون با بازنگری کلی این فرآیند، امکان تخلیه آنلاین و بدون وقفه اطلاعات در سیستم حضورو غیاب را طراحی و پیاده‌سازی کرده است. در این طراحی به دلیل زیرساخت Push notification تخلیه اطلاعات به رابط کاربری متصل می‌شود، کیوسک نگهبانی اطلاعات در شرایط آنلاین قرار خواهد گرفت و اطلاعات حضورو غیاب افراد به سرعت در سیستم ثبت می‌شود.
نرم‌افزار تشکیلات سازمانی و درخت مشاغل
در بین کاربران سیستم تشکیلات سازمانی ، سازمان‌هایی هستند که درخت تشکیلات آنها در لحظه بیش از صد هزار نقطه دارد و در طول زمان مرتبا در حال تغییر است. چارگون برای اینکه بتواند کارایی لازم را نرم‌افزار ایجاد کند در زمینه بازنویسی نرم‌افزار تمرکز بیشتری کرد. امکان دسترسی کاربران نهایی به تغییرات و مجوزها از جمله قابلیتهای افزوده شده به این نرم‌افزاراست.
از آنجا که در بسیاری از سازمانها تغییرات درخت تشکیلات بر اساس یکسری از مجوزها رخ می‌دهند تا پیش از این از طریق رابط کاربری ، امکان دسترسی به ارتباط منطقی بین تغییرات و مجوزها وجود نداشت. در حال حاضر با تکمیل این مسیر، کاربر نهایی می‌تواند درباره هر یک از دپارتمان‌ها سوابق تغییرات را چک کند و مجوزهای آن را ببیند.
نرم‌افزار پرسنلی و دریافت انواع گزارش‌ها
نرم‌افزار پرسنلی بستری برای چرخه بزرگ منابع انسانی از جذب تا خاتمه همکاری و بازنشستگی فراهم می‌کند و کلیه سیستم‌های حوزه منابع انسانی و مالی چه مستقیم و چه با واسطه، اطلاعات پرسنلی کارکنان سازمان را از این سیستم دریافت می‌کنند.
با افزوده شدن امکان «محاسبه‌گر حکم احتمالی» در نرم‌افزار پرسنلی، کاربر نهایی می‌تواند تغییرات احتمالی افراد را با محاسبه پایه و گروه و سایر تغییرات آیتم‌های حکمی را بدون نیاز به دخیره شدن، محاسبه کند و به سئوالات همکاران خود پاسخ دهد.
در بسیاری از سازمانها مهم است که در حکم نهایی صادر شده، تسلسل شماره وجود داشته باشد و یا حکم صادره در لحظه‌ی امضا، تاریخ‌دار شود نه در فرآیند گردش.
افزوده شدن قابلیت «تفکیک فرآیند پیش‌نویس و صدور حکم نهایی» در نرم‌افزار پرسنلی اختیارعمل کاربر نهایی را بیشتر کرده است و او می‌تواند در چگونگی مسیر گردش احکام، نقشی تعیین‌کننده داشته باشد.
ابزار ارائه وام، تسهیلات و خدمات رفاهی
پرداخت وام و تسهیلات به کارکنان یکی از مهمترین جنبه‌های مدیریت کار منابع انسانی، پشتیبانی و همچنین رفاهی در سازمانها است. «نرم‌افزار وام و تسهیلات» به عنوان بخشی از زیرمجموعه رفاهی حوزه نرم‌افزارهای منابع انسانی ، امکان تعریف انواع وام‌های مختلف و کنترل مدارک و درج اطلاعات ضامنین را فراهم می‌کند.
اختصاص تسهیلات مالی از سوی واحد منابع انسانی در قالب انواع وام‌های کارمندی که به آسانی و با تضمین‌های مناسب در اختیار کارکنان سازمان قرار بگیرد از فرآیندهای محبوب خدمات رفاهی است که سطح رضایتمندی کارکنان و وفاداری آنها را به دنبال دارد. از سوی دیگر نظام جبران خدمات با مجموعه‌ای از پرداخت‌های ثابت و متغیر به همراه خدمات رفاهی امتیازی ویژه و هیجان‌انگیز است که در نهایت همگرایی و روحیه همکاری بین کارکنان را تقویت می‌کند.
نرم‌افزار آموزش و توانمندسازی فردی
با استفاده از نرم‌افزار آموزش راهکارهایی برای برگزاری دوره‌های آموزشی در قالب کلاس‌های آموزشی و توانمندسازی و نگهداشت کارکنان در مدیریت منابع‌انسانی ممکن می‌شود. نرم‌افزار آموزش ، ابزاری مفیدی برای پیاده‌سازی مراحل مختلف فرایند آموزش کارکنان شامل نیازسنجی، اجرا، ارزیابی و سنجش اثربخشی و نیز گزارش‌گیری از کلیه عملکرد‌های آموزشی در سازمان است.
بهره‌مندی از ابزارهایی مانند نرم‌افزار آموزش کارکنان، تضمیمنی برای اجرای درست و مطلوب فرآیند افزایش مهارت و دانش کارکنان سازمان است و با دربرگیری نیازسنجی آموزشی، برنامه‌ریزی آموزشی، اجرای برنامه، ارزیابی اثربخشی دوره‌ها، فرآیند آموزش را از آغاز تا پایان پوشش می‌دهد.
ارزیابی عملکرد و انگیزه بخشی به کارکنان
نرم‌افزار ارزیابی عملکرد با قابلیت تهیه دستورالعمل ارزیابی، تعریف دوره‌ها و شاخص‌های ارزیابی و تعیین امتیازها و … زمینه انجام ارزیابی عملکرد شفاف و دقیق از کارکنان را به مدیران اعطا می‌کند. تا زمانیکه مدیریت منابع انسانی یا سازمان، سیستم ارزیابی عملکرد را به طور مناسب مورد استفاده قرار دهد نه تنها به کارکنان اجازه می‌دهد تا کیفیت عملکرد فعلی‌شان را بدانند؛ بلکه اقداماتی را که باید برای بهبود عملکردشان انجام دهند را نیز مشخص می‌کند.
کارکردهای نرم‌افزار بازنشستگی
فرایند کلی نرم‌افزار بازنشستگی را می‌توان از تعریف قوانینی که یک فرد را کاندیدای بازنشستگی می‌کند تا ارسال داده‌ها و اطلاعات نهایی به امور مالی و آغاز پرداخت‌ها به او، تصور کرد.
ممکن نیست سازمانی زنده باشد و فرآیند جذب پرسنل را برای خود تعریف نکرده باشد. معمولا این فرآیند مراحل مختلفی را از تعیین پست، تایید پست و بلوکه کردن آن تا مراجعه به روزمه افراد در بانک‌های اطلاعاتی و برگزاری مصاحبه استخدامی و در نهایت تایید فرد متقاضی به عنوان یکی از پرسنل سازمانی را در برمی‌گیرد.
سیستم‌های جامع نرم‌افزاری حوزه منابع انسانی از لحظه‌ای که کسی در یک سازمان استخدام می‌شود تا وقتی که حیات پرسنلی‌اش در آن سازمان به پایان و به مرحله بازنشستگی می‌رسد را پوشش می‌دهد. مزیت ویژه نرم‌افزار بازنشستگی را می‌توان تعیین و تعریف مهمترین عامل موثر در سابقه بازنشستگی افراد متناسب با قوانین ساختاری سازمان‌های بهره‌بردار، برشمرد.
مدیریت مزایا و افزایش بهره‌وری
نرم‌افزار مدیریت مزایا این قابلیت را دارد که فاکتورهای متفاوتی را از پرونده پرسنلی کارکنان شامل نتایج ارزیابی عملکرد، اضافه کاری‌های واقعی و سایر فاکتورها استخراج کند و با بررسی و تحلیل آنها رقم توزیعی متناسبی را به مدیران پیشنهاد دهد.
کل چرخه این فرآیند در نرم‌افزارهای جامع منابع انسانی در حوزه پرسنلی، حضورو غیاب، ارزیابی عملکرد و… اتفاق می‌افتند و پس از جمع‌آوری اطلاعات و تایید پیشنهاد ارائه شده از سوی مدیران نهایتا از طریق سیستم حقوق و دستمزد به پرسنل داده می‌شود. در این فرآیند مکانیزه علاوه بر امنیت و شفافیت اطلاعات، توزیع بودجه عادلانه و بدون سوءگیری‌های فردی، رخ می‌دهد.
