منظور از جلسات هوشیارانه چیست؟
آیا شما هم مانند اکثر مردم از جلسات نفرت دارید، چراکه بسیار طولانی هستند و به نظر نمی‌رسد که هدفی داشته باشند؟
تحقیقات اخیر در مورد عملکرد کسب‌وکار در دانشگاه‌ها دریافته که جلسات الزاماً نباید به این شکل باشند.
در عوض، محققان می‌گویند، جلسات می‌توانند یکی از قدرتمندترین ابزار در اختیار رئیس جلسه باشند تا بتواند اعضای گروه را وارد وضعیت ‘هوشیاری’ کند.
در این حالت، شرکت‌کنندگان موضوعات را به‌روشنی می‌بینند و به تصمیم‌گیری‌های بهتر کمک می‌کنند.
هوشیاری چیست؟
اساساً هوشیاری اطلاع داشتن از وضعیت حال بوده و یکی از هفت عامل روشنفکری است. این به معنای آگاهی از واقعیت چیزها است و ازاین‌رو راهی برای غلبه بر توهم بوده و قدرتی کلیدی محسوب می‌شود.
در سطح فردی، هوشیاری به معنی آگاهی از بدن، ذهن و احساسات یک فرد است.
در یک ‘جلسه هوشیارانه ’، رئیس جلسه به شرکت‌کنندگان کمک می‌کند تا از “زمان حال” آگاهی داشته باشند و واکنش سریع به اطلاعات نشان ندهند.
این آگاهی اجازه می‌دهد ایده‌های جدید و دیدگاههای مختلف کشف شوند.
تحقیق کرانفیلد، به رهبری دکتر آندری پاولف و دکتر جوتا توبلاس، نشان می‌دهد که اگر رئیس جلسه به شرکت‌کنندگان کمک کند تا آگاه‌تر شوند، آن‌ها به‌طور مؤثرتری در جلسه حاضرشده و تمرکز بیشتری بر اولویت‌های جلسه خواهند داشت نه بر تفکرات خود. اگرچه ممکن است دشوار به نظر آید، اما ده مرحله ساده وجود دارند که رئیس جلسه می‌تواند با استفاده از آن‌ها شرکت‌کنندگان را وارد ‘فضای هوشیاری’ کند.
جلسات هوشیارانه: یک فرایند ده مرحله‌ای
۱) افراد را تشویق به‌صراحت کنید.
کسانی که در جلسه حضور دارند باید احساس کنند که می‌توانند بدون آنکه نگران پیامد حرف‌های خود باشند با صراحت سخن بگویند. رئیس جلسه می‌تواند اعضا را تشویق کند تا سخنان خود را بیان کرده و تضمین کند که هیچ‌کس اجازه نقد شخصی ندارد.
۲) اعتماد، ایجاد کنید.
زمان زیادی نیاز است تا اعتماد ایجاد شود، اما هنگامی‌که به وجود آید، ابزار قدرتمندی برای تشویق صراحت و به اشتراک‌گذاری اطلاعات است. مهم است که اعضای گروه در جلسه یکدیگر را بشناسند و فرصتی برای ایجاد اعتماد داشته باشند؛ بنابراین رئیس جلسه ممکن است از اعضای گروه بخواهد درصورتی‌که فردی قادر به شرکت در جلسه نیست شخص دیگری را به‌جای خود به جلسه نفرستد، یا تأکید کند که اعضای گروه باید در طول زمان باهم همکاری داشته باشند.
۳) اطمینان حاصل کنید که همه افراد ازنظر فیزیکی وضعیت راحتی دارند.
شاید عجیب به نظر برسد، اما تحقیقات نشان می‌دهند که همه افکار و احساسات ابتدا جنبه جسمی و فیزیکی دارند. این موارد به‌عنوان احساسات تفسیر می‌شوند و سپس بر تصمیم‌گیری تأثیر می‌گذارند. ازاین‌رو بسیار مهم است که اطمینان حاصل شود همه افراد از لحاظ جسمی در وضعیت راحتی قرار دارند. به این معنا که مثلاً رئیس جلسه باید مطمئن شود که اتاق جلسه به‌اندازه‌ی کافی فضا برای قرار گرفتن همه افراد داشته باشد، خیلی گرم و یا خیلی سرد نباشد و هر فردی در صورت تمایل بتواند به یک نوشیدنی دسترسی داشته باشد.
۴) اطمینان حاصل کنید که نظرات متفاوتی در بین اعضای گروه وجود داشته باشد.
درصورتی‌که دیدگاههای اعضای گروه خیلی شبیه به هم باشند، ممکن است چندین مسئله به وجود آید، ازجمله خطر ‘تفکر گروهی’ که در آن گروه سایر دیدگاههای ممکن را نمی‌بیند؛ بنابراین، باید اطمینان حاصل شود که شرکت‌کنندگان زمینه‌ها و وظایف مختلفی در داخل و خارج از سازمان داشته و ازاین‌رو دیدگاههای مختلفی ارائه می‌دهند. به‌عنوان‌مثال، در مراکز ارائه خدمات سلامتی، آیا تابه‌حال به نظر بیمار توجه شده است؟
۵) به شرکت‌کنندگان اجازه دهید احساسات خود را بیان کنند.
گاهی اوقات به نظر می‌رسد که بیان احساسات در حوزه کسب‌وکار و حتی در یک ملاقات فردی بازخورد خوبی ندارد. احساسات، بسیار پیچیده هستند. بااین‌حال، بخش جدایی‌ناپذیر تصمیم‌گیری‌های ما محسوب می‌شوند و بنابراین درصورتی‌که مجاز به بیان احساسات خود نباشیم، رسیدن به یک وضعیت آگاهانه دشوار خواهد بود. رئیس جلسه باید به‌طور صریح بیان کند که بیان احساسات مجاز است؛ زیرا در غیر این صورت ممکن است اعضای گروه آن را ممنوع فرض کنند.
۶) ملاقات در صورت امکان رودررو باشد.
اگرچه می‌توان ارتباطات موجود را از طریق ایمیل تقویت کرده و حتی توسعه داد، ملاقات رودررو احساس قوی ارتباط را دربی خواهد داشت. درصورتی‌که نمی‌خواهید افراد تنها برای یک جلسه نیم‌ساعته کیلومترها مسیر را طی کنند، در صورت امکان جلسات را به زمانی موکول کنید که همگی در یک مکان حضورداشته باشند. بدین گونه از کنفرانس‌های تلفنی نیز جلوگیری کرده و شرکت‌کنندگان را تشویق به صحبت حضوری خواهید کرد.
۷) به این واقعیت که افراد زمان توجه محدودی دارند، احترام بگذارید.
تمرکز و توجه برای حفظ هوشیاری ضروری است؛ اما حفظ تمرکز دشوار بوده و زمان محدودی دارد. بنابراین رئیس جلسه باید به این مسئله احترام گذاشته و اطمینان حاصل کند که جلسات به‌صورت مختصر و هدفمند و در صورت امکان با وقت استراحت و صرف نوشیدنی برگزار می‌شوند.
۸) به‌عنوان رئیس جلسه، تمرکز جلسه را حفظ کنید.
رئیس جلسه، تمرکز جلسه است. اگر همه افراد نیز در حال صحبت باشند، احتمال دارد که حداقل یک نفر در اتاق توجهش به سمت رئیس جلسه باشد؛ بنابراین رئیس جلسه نه‌تنها خودش بلکه ذهنش نیز باید همواره در جلسه حضورداشته باشد. وی نباید جلسه را زودتر از موعد ترک کرده و ادامه کار را به سایرین بسپارد. همچنین در صورت لزوم، نقش رئیس جلسه حفظ تمرکز جلسه با برگرداندن آن به مسیر اصلی خود و شفاف‌سازی ساختار آن است.
۹) اجازه دهید ایده‌ها و اولویت‌های جدید موردبحث قرار گیرند.
هوشیاری همواره در مورد ‘حال حاضر’ و لحظه اکنون است. اگر جلسه در مورد چگونگی انجام کارهای گذشته شرکت باشد، احتمال دارد که مطرح‌شدن ایده‌های جدید و در حال ظهور میسر نشود. بنابراین رئیس جلسه باید در بحث مشارکت داشته و تلاش کند که در برابر اولویت‌های جدیدی که ایجاد می‌شوند، مقاومت نکند. بهترین راه برای انجام این کار این است که بر آنچه در حال حاضر موردنیاز است تمرکز شود. این امر می‌تواند موجب ظهور اطلاعات موردنیاز شده و به گروه کمک کند تا تصمیم‌های مؤثرتری را اتخاذ کند.
۱۰) تشکیل ساختار جلسه
سپردن وظیفه تهیه دستور جلسه به شخص دیگر کارها را راحت‌تر خواهد کرد، ولی رئیس جلسه نیز باید کاملاً در تهیه آن مشارکت داشته باشد. همچنین رئیس جلسه نقش مهمی در شکل دادن به ساختار جلسه و توسعه آن به نحوی قابل‌انعطاف دارد. درصورتی‌که توجه رئیس جلسه به ساختار آن باشد، شخص دیگری می‌تواند بر محتوای آن تمرکز کرده و بنابراین تصمیمات آگاهانه‌ای اتخاذ کند.
آیا این مراحل ساده و بدیهی هستند؟
ممکن است فکر کنید که این ده مرحله بدیهی بوده، مفاهیم رایجی هستند و همچنین درک آن‌ها بسیار ساده است؛ اما تحقیقات در کرانفیلد و جای دیگری نشانگر این است که این مراحل لزوماً مورد پیروی قرار نمی‌گیرند.
به‌عنوان رئیس جلسه، درصورتی‌که حتی ترکیب تعدادی از این ده مورد را در جلسات خود به‌کارگیرید، آن‌ها را به جلسات مؤثرتری تبدیل خواهید کرد. اگر از تمامی این مراحل در جلسات خود پیروی کنید، مطمئناً خواهید دید که گروه‌های تحت نظر شما، تصمیمات مؤثرتری را اتخاذ می‌کنند و افراد تمایل بیشتری برای حضور جسمی و ذهنی در جلسات خواهند داشت.
توانایی و مهارت در تشکیل و ادره جلسات هوشیارانه یکی از المان‌های مهم توسعه فردی برای مدیران و رهبران است.
