انواع جلسه‌ها
جلسه یک نوع گردهمایی بوده که اعضای آن از دو یا چند نفر تشکیل شده باشد. این افراد دارای هدف‌های مشترکی بوده که یکی از ابزارهای مهم رسیدن به هدف‌های خود را در تشکیل جلسه می‌دانند. جلسه از آنجایی دارای اهمیت است که می‌تواند نقش به سزایی در تصمیم‌گیری‌ها و تغییر روش‌ها ایفا نماید.
جلسه‌های متفاوتی ممکن است در هر سازمانی برگزار گردد که برخی از انواع آن عبارتند از:
جلسه حل مساله:
مسائل و ابهامات زیادی در هر سازمان بوجود می‌آید که جلساتی برای حل و روبرو شدن با آنها برگزار می‌شود. به اینگونه جلسه‌ها، جلسه‌ی حل مساله می‌گویند. در این جلسات آنچه اهمیت دارد این است که وضعیت موجود باید تغییر یابد و مادامی که تمایلی به تغییر نباشد، مشکل حل نخواهد شد.
جلسه تصمیم‌گیری:
در بسیاری از مواقع لازم است برای تصمیم‌گیری در خصوص موضوعی (کوچک یا بزرگ) جلساتی برگزار گردد. نتیجه‌ی اینگونه از جلسات، اتخاذ تصمیم نهایی به صورت جمعی یا مشورتی می‌باشد. قبل از جلسه‌ی تصمیم‌گیری باید اطمینان حاصل شود که همه‌ی افراد از نحوه تصمیم‌گیری آگاه بوده و آن را قبول داشته باشند. ضمناً تصمیم‌گیرندگان در جلسه باید اختیارات لازم را داشته باشند.
جلسه گزارش‌دهی و اطلاع‌رسانی:
هدف مدیران از برگزاری چنین جلساتی، برقراری اعتماد و حصول اطمینان از انجام کارهاست. از آنجا که مبادله‌ی اطلاعات، حکم اکسیژن برای هر سازمانی را دارد لذا این جلسات از اهمیت بالایی برخوارد هستند. از این طریق کارکنان می‌توانند مشکلات سازمان خود را مطرح و به حل و فصل آنها بپردازند.
جلسه ارزیابی (بازخورد): پویایی جلسات بازخورد، بیشتر از جلسات گزارش‌دهی است. در چنین جلساتی افراد زیادی اظهارنظر و پیشنهاد ارائه می‌کنند. اینگونه جلسات ارزشمند است چرا که هریک از افراد، فرصت مشارکت و گوش دادن به نظرهای دیگران را دارند. برخلاف جلسات گزارش‌دهی، جلسات بازخورد باید سازمان‌یافته و برنامه‌ریزی شده باشد.
اتاق (جلسه) فکر:
اتاق فکر یکی از ابزارهای آفرینندگی برای حل مساله و توسعه‌ی خلاقیت در هر سازمانی می‌باشد. مکانی برای اندیشیدن به یک مساله یا موضوع، بدون حضور عواملی که مانع آزاداندیشی و یا محدودیت می‌شوند مانند اعمال قدرت مدیران ارشد. اتاق‌های فکر به دور از تنش‌های رسمی موجود در فرآیندهای داخلی سازمان، به تدوین و انعکاس پیشنهادهای سازنده و خلاقانه‌ی خود می‌پردازند و با نوآوری، فضای سازمان و تصمیم‌گیری را از یکنواختی خارج می‌کنند. لازم به ذکر است که با توجه به تفاوت‌هایی که اتاق فکر با سایر جلسه‌ها دارد، امید است در آینده مطلبی مجزا در این خصوص در وبلاگ همورا قرار دهیم.
جلسه توجیهی:
در راستای توجیه افراد حاضر در جلسه در خصوص نحوه اقدام یا روند یک فعالیت تشکیل می‌گردد.
جلسه آموزشی:
در این جلسات حاضرین همانند کلاس درس گرد آمده و آموزش می‌بینند.
جلسه مشکل‌گشایی:
به منظور بررسی و مطالعه مشکل یا مشکلات بوجود آمده تشکیل می‌شود و نتیجه آن اقدام اجرایی مشخصی خواهد بود.
جلسات ترکیبی:
این جلسات چند نوع از انواع جلسات را شامل می‌شود. پیشنهاد می‌شود که مدت جلسه‌های ترکیبی به بخش‌هایی تقسیم شده و در هر بخش به صورت جداگانه هریک از انواع جلسه برگزار گردد.
همچنین جلسات از منظر سازمانی و افراد شرکت کننده به دو نوع درون سازمانی و برون سازمانی تقسیم می‌شوند. منظور از جلسه‌های برون سازمانی آن است که برخی از افراد حاضر در جلسه جزء کارمندان، مدیران و یا مشاوران سازمان نباشند.
ضمنا می توان برای مدیریت بهتر و بالا بردن راندامان جلسات از نرم افزار مدیریت کار و تقویم کاری نیز استفاده کرد.
جلسه از رئیس، دبیر و عضو (یا اعضای) جلسه تشکیل می‌شوند. رئیس جلسه و دبیر جلسه مسئولیت اجرایی و اداره‌ی جلسه را بر عهده دارند که در ادامه به وظایف آنها اشاره می‌شود.
1- رئیس جلسه
رئیس جلسه وظیفه دارد ضمن هدایت و رهبری جلسه، میزان وقت اعضا را تعیین کند تا امکان هم‌فکری و مشورت میسر گردد و همچنین جلسه از مسیر اصلی منحرف نشود. در برخی جلسات که تصمیم‌ها بر اساس نظرسنجی اتخاذ می‌شود؛ رئیس جلسه مانند سایر اعضا دارای یک حق رای است، ولی به موجب برخی مقررات و قوانین، هنگامی که آراء موافق و مخالف مساوی باشد، ملاک تصمیم‌گیری در تصویب یا عدم تصویب، وجود رأی رئیس در هر یک از طرفین موافق و مخالف خواهد بود.
2- دبیر جلسه
دبیر جلسه نقش موثری در برگزاری و پیگیری‌های قبل و بعد از جلسه دارد. توصیه می‌شود دبیر جهت انجام وظایف خود از فرم‌های خاصی استفاده و آن را تکمیل نماید تا بتواند وظایف خود را بهتر انجام دهد. وظایف دبیر در ادامه آمده است:
- تهیه‌ی دعوتنامه و ارسال آن برای اعضا
- تعامل با اعضای جلسه به منظور حصول آمادگی برای حضور در جلسه
- هماهنگی جهت در اختیار گرفتن مکان جلسه و نظارت بر آن
- انجام هماهنگی‌ها جهت تهیه‌ی ملزومات جلسه
- شناسایی ترکیب اولویت مسائل برای طرح در دستور جلسه
- زمان‌بندی مسائل در دستور جلسات
- تنظیم صورتجلسه و به امضا رساندن آن
- ارسال صورتجلسه برای اعضا
- پیگیری نتایج جلسه
- بایگانی سوابق
- اعمال و اعلام تغییرات جلسه: چنانچه به عللی تغییراتی در زمان، مکان، دستورجلسه و برنامه به‌وجود آید، دبیر جلسه موظف است در اسرع وقت مراتب را به مدعوین اعلام نماید.
دبیر باید برای انجام وظایف خود در جلسه حاضر شود و بهتر است که دبیر جلسه در زمره‌ی اعضای جلسه (که دارای حق رای و یا نظر هستند) نباشد تا در انجام وظیفه‌ی دبیری خود خللی ایجاد نشود. چرا که ممکن است به دلیل مشارکت در مباحث، به خوبی از عهده نوشتن صورتجلسه برنیآید یا آن را مطابق نظرات خود بنویسد.
دبیر جلسه در راستای انجام مطلوب وظایف خود باید شرایط زیر را دارا باشد:
- توان بالایی در درک مطالب و نگارش (آشنایی با آیین نگارش)
- تخصص در خلاصه نویسی
- روابط عمومی بالا
- منظم و دقیق
- پیگیر و مسئولیت‌پذیر
3- دعوت به جلسه
دبیر جلسه برای دعوت از اعضای جلسه اقدام به تکمیل «فرم دعوت به جلسه» (با استفاده از اتوماسیون داخلی، فرم کاغذی، گوگل کلندر و…) می‌نماید. موارد مندرج در این فرم باید به دقت تکمیل شده تا برای مدعوین کمترین سئوال یا ابهامی را بوجود آورد. توصیه می‌شود که فرم دعوتنامه به صورت الکترونیکی به اطلاع مدعوین برسد.
همچنین شایسته است تا دبیر نسبت به یادآوری جلسه و اطمینان از دریافت دعوتنامه توسط مدعوین اقدام نماید.
4- مقررات جلسه
جلسات به طور کلی دارای مقررات عمومی بوده که بنا به نوع جلسه می‌تواند قوانین خاص به خود را داشته باشد.
4-1- مقررات عمومی جلسات
از تمام اعضای دعوت شده توقع می‌رود تا به مقررات جلسه که در ادامه آمده است احترام گذارند.
- ساعات برگزاری جلسه یا زمان جلسه تا حد ممکن به نحوی تنظیم گردد که در روند جاری وظایف محوله‌ی حاضرین وقفه‌ای ایجاد نشود.
- لازم است تا دقیقاً همان فرد دعوت شده در جلسه حضور یابد. مگر آنکه در فرم دعوت به جلسه امکان حضور نماینده‌ی ایشان نیز بلامانع اعلام شده باشد. همچنین ممکن است مدیر ارشد مدعو به هر دلیلی نخواهد کارمندش در جلسه حضور داشته باشد. در این حالت لازم است مدیر ارشد موضوع را به دبیر جلسه اعلام و فرد یا افراد دیگری را معرفی نماید. دبیر جلسه نیز لازم است فوراً موضوع را به مدیر جلسه اعلام نماید.
- در صورتی که مدیران و یا رؤسا یا هر یک از مدعوین به عللی موجه نتوانند در جلسه حضور یابند، باید مراتب را قبل از شروع جلسه و در اسرع‌وقت به دعوت کننده اعلام کنند تا در صورت لغو جلسه، زمان کافی برای اعلام به سایر مدعوین وجود داشته باشد.
- در صورتی که هر یک از مدعوین به علت غیرموجه در جلسه حاضر نشوند لازم است تا مراتب به مدیر ارشد آنها گزارش شود.
- ساعت شروع و پایان جلسه در دعوتنامه ذکر می‌شود و شرکت‌کنندگان در جلسه ملزم به رعایت مدت زمان تعیین شده هستند.
- لازم است تا مدعوین قبل از حضور در جلسه، اسناد، مدارک و سوابق مربوط به موضوع را بررسی و با آمادگی کافی در جلسه شرکت نمایند.
- در انتهای جلسه، صورتجلسه به امضای همه‌ی مدعوین می‌رسد و نتایج جلسه پس از تنظیم و تدوین برای شرکت‌کنندگان ارسال می‌شود.
- تمام شرکت‌کنندگان در جلسه موظف به حضور در راس ساعت تعیین شده می‌باشند. هر یک از اعضا در صورت تاخیر، وظیفه دارند از سایرین عذرخواهی نموده و سعی نماید تا از بیان توجیهاتی چون سنگینی ترافیک و… خودداری نمایند. متاخرین باید تلاش خود را نموده تا این موضوع تکرار نگردد.
- شرکت‌کنندگان باید دقت نمایند که از موضع‌گیری‌های شخصی و احساسی پرهیز نمایند. نیازها، درخواست‌ها و نظرات را بر اساس استدلال عنوان کرده و جداً از حاشیه‌پردازی بپرهیزند. همچنین ضرورت دارد که شرکت‌کنندگان در جلسه، مباحثه را به مجادله تبدیل نکرده و به دور از تخریب، اجازه دهند تمامی نظرات ارائه گردد.
- مدعوین جلسه بر اساس سه نیاز کلی زیر (و یا ترکیب آنها) انتخاب می‌شوند:
– به عنوان تصمیم‌گیرنده که می‌تواند مسیر جلسه و مصوبات آن را تحت شعاع قرار دهد.
– به عنوان مشاوری که نظرات، توصیه‌ها و پیشنهادهای ایشان در جلسه می‌تواند مفید باشد.
– به عنوان فردی که حضورش در جلسه می‌تواند جنبه‌ی آموزشی و کسب تجربه داشته باشد. - شایسته است که مدعوین قبل از جلسه، در صورتی‌که که واقعاً نمی‌توانند در موضوع جلسه، کمکی نموده و یا نمی‌توانند نقش خاصی ایفا نمایند موضوع را به دبیر جلسه اعلام کرده و از شرکت در جلسه انصراف دهند.
- هر فرد در جلسه به عنوان صاحب یک رای در جلسه حضور دارد و نباید فرصت صحبت از دیگران را بگیرد.
4-2- مقررات خاص برون سازمانی
- بهتر خواهد بود اگر قبل از هر جلسه‌ی برون سازمانی، یک جلسه‌ی درون سازمانی با حضور مدعوین جلسه (درون سازمانی) انجام شود تا:
– اهداف و نکاتی که باید در جلسه‌ی نهایی دنبال شود کاملاً شفاف گردد.
– مسئولیت هر فرد مشخص شود.
– تیم اعزامی به جلسه که در واقع نمایندگان آن سازمان می‌باشند باید در یک جهت و به طور منسجم و هماهنگ شده در جلسه حاضر شوند. در واقع طرف دیگر مذاکره نباید ناهماهنگی و مشکلات درون سازمانی را در جلسه شاهد باشد. - حضار باید در ابتدای جلسه، کارت ویزیت خود را به میهمانان نا آشنا ارائه دهند. در صورت فقدان کارت ویزیت مطلوب است که مدعوین با بیان نام و نام خانوادگی و همچنین پست سازمانی (با صدایی رسا) خود را به دیگران معرفی نمایند.
- به آراستگی ظاهر باید در جلسات بیرون سازمانی دقت بسیاری شود.
- نفراتی که در جلسه خارج از سازمان حاضر می‌شوند باید توسط مقامات بالادستی خود تایید شوند.
4-3- صفات مذاکره کننده در جلسه
در ادامه برخی از صفات مذاکره کنندگان در جلسه لیست شده است:
- صادق و راستگو باشند.
- ادب و متانت را کاملاً رعایت نمایند.
- حافظه‌ی قوی داشته و در غیر اینصورت در مستندسازی قوی باشند.
- قدرت شناخت داشته باشند.
- با اختیارات کافی و با قدرت در جلسه حاضر شوند (و نه از موضع ضعف). قبل از جلسه حدود اختیارات خود و دیگران را بدانند.
- قدرت و شهامت در تصمیم‌گیری داشته باشند.
- بتوانند زمان را مدیریت نمایند.
- سرعت عمل مطلوبی داشته باشند.
4-4- فنون مذاکره و جلسه
در جلسات، فنون مذاکره از اهمیت به‌سزایی برخوردار است که در ادامه به کلیات آن اشاره‌ای شده است:
- جلسه باید با رعایت اصول انسانی تشکیل و اداره شود.
- افراد حاضر در جلسه باید با استانداردهای مذاکره و جلسه به خوبی آشنا باشند.
- تمام افراد حاضر در جلسه باید بتوانند خوب بشنوند.
- نباید در جلسات به صورت شتاب زده عکس‌العمل منفی نشان داد.
- گردش اطلاعات بین حاضرین جلسه از اهمیت بالایی برخوردار است.
- نباید کاری کرد که اعتماد در جلسه سلب شود.
- نباید روی مسائل غیرمنطقی پافشاری نمود.
- نباید مذاکره و جلسه به مجادله کشیده شود.
- بهتر است همواره راه‌حل‌هایی برای حل مسائل و جلوگیری از بن بست‌ها در جلسات وجود داشته باشد.
4-5- مشکل‌آفرینان در جلسه
در جلسه‌ها ممکن است افراد مشکل‌آفرینی بخواهند مسیر جلسه را منحرف نمایند. در ادامه این افراد به چندین دسته‌ی کلی طبقه‌بندی شده و به تاکتیک‌های مدیریت آنان نیز اشاره‌ای شده است:
- پچ پچ گران: سکوت و توقف کوتاه سخنرانی
- موبایل‌بازان: تذکر جدی در ابتدای جلسه برای خاموش کردن
- پرچانگان: قطع صحبت و دعوت از سخنران بعدی
- مهمل گویان: قطع صحبت و هدایت آنها، عدم توجه در نوبت بعدی
- غوغا گران: جلب نظر مساعد جمع برای مقابله با آنها
- اصرار ورزان: بی اعتنایی مودبانه بعد از اظهارنظر
- خودخواهان: وا داشتن به کوتاه نمودن صحبت
- بی‌نظم‌ها: در جریان گذاشتن در فرصت استراحت جلسه
- رئیس‌ها: قاطعیت در ابراز مصوبات صورت گرفته
- افراد خاموش: تکرار موضوع و درخواست اظهارنظر
5- صورتجلسه
با تجمع و مشورت اعضا، جلسه‌ی رسمی شکل می‌گیرد و نشانه‌ی تحقق جلسه، تنظیم صورتجلسه‌ای است که رسمیت جلسه را موجب می‌شود. صورتجلسه نوشته‌ای است که در آن خلاصه‌ی گفتگوها، اظهارنظرها و مباحث مطرح شده‌ی اعضای جلسه توسط دبیر جلسه درج می‌شود. در واقع صورتجلسه نوشته‌ای حاوی موضوع مورد بررسی، حقایق مربوط به بحث‌های مطرح شده، نظر اعضا، نتیجه‌گیری و پیشنهادها و تصمیمات ارائه شده در جلسه است که به امضای تمامی اعضای جلسه می‌رسد و دارای ارکانی به شرح زیر است:
- زمان و مکان جلسه
- ساعت شروع و پایان جلسه
- شماره جلسه
- مشخصات اعضای شرکت‌کننده و سمت آنها
- دستور جلسه
- مطرح کننده موضوع مصوبه (چه کسی موضوع را مطرح نمود؟)
- شرح موضوع مصوبه (چرا مصوبه مطرح شد؟)
- نام محل اجرای مصوبه (در کجا یا چه واحد سازمانی مصوبه اعمال می‌شود؟)
- نام مجری مصوبه (چه کسی مسئول اجرائی مصوبه می‌باشد؟)
- زمان دقیق اجرای مصوبه (در چه رمانی مصوبه انجام می‌شود؟)
- شیوه‌ی اجرای مصوبه (به چه شکلی مصوبه انجام می‌شود؟)
- پیشنهاددهنده روش اجرا (چه کسی شیوه‌ی انجام مصوبه را پیشنهاد داد؟)
- تعیین تکلیف جلسه‌ی بعدی
- امضای شرکت‌کنندگان
5-1- انواع صورتجلسه
- صورتجلسه مشروح: که تمام وقایع مو به مو به صورت گزارش کتبی نوشته و تهیه می‌شود.
- صورتجلسه نیمه مشروح
- صورتجلسه خلاصه
- صورتجلسه به شکل فرم: که تمام اطلاعات مورد نیاز (ارکان صورتجلسه) در فرم مشخصی که از قبل آماده و در اختیار واحدها قرار می‌گیرد درج می‌گردد.
5-2- تنظیم صورتجلسه
تدوین و تنظیم مطالب جلسه‌ها و نشست‌های رسمی به وسیله‌ی دبیر جلسه انجام می‌شود. دبیر جلسه معمولاً بدون داشتن حق رای در جلسه حضور می‌یابد و لازم است از اطلاعات و تجربیات لازم برخوردار باشد.
در اغلب صورت‌جلسه‌های اداری نیازی به درج مشروح کامل مذاکرات نیست، لذا دبیر جلسه چکیده‌ی مطالب عنوان شده توسط هر یک از شرکت‌کنندگان را یادداشت می‌کند؛ سپس مطالب را بر اساس اولویت، جمع‌بندی و تصمیمات اتخاذ شده را مشخص و تنظیم می‌نماید.
دبیر در پایان جلسه، صورتجلسه را برای حاضرین قرائت کرده و پس از انعکاس آخرین نظرات اصلاحی به امضای اعضا می‌رساند و سپس آن را تکثیر و تصویر صورتجلسه را به هر یک از آنان ارائه می‌دهد.
اگرچه بهتر است صورتجلسه در همان جلسه آماده شود و به امضای اعضا برسد، ولی ممکن است بخش‌هایی از آن مورد موافقت عضو یا اعضای جلسه قرار نگیرد و حتی ممکن است صورتجلسه امضا نشود که آن هم باید منعکس شود. به طور معمول شرکت‌کنندگان ملزم به امضای صورتجلسه هستند و چنانچه نظر دیگری داشته باشند، باید نظر خویش را با خط خود به صورتجلسه اضافه نمایند.
6- پیگیری نتایج جلسه
همانطور که قبلاً نیز گفته شد وظیفه‌ی پیگیری نتایج جلسه بر عهده دبیر جلسه می‌باشد. برای پیگیری مصوبات بهتر است از ابزارهایی چون اکسل استفاده نمود. در همین راستا اگر هر یک از افراد موظف، وظایف محوله‌ی خود را به درستی انجام نداده و یا در زمان تعیین شده به اتمام نرسانند لازم است که دبیر دلایل آن را پیگیری نموده و گزارشاتی را به مدیر جلسه و سایر اعضای شرکت کننده در جلسه بصورت کتبی ارائه دهد. بنابراین لازم است که تمامی افرادی که وظایفی را به واسطه‌ی صورتجلسه بر عهده می‌گیرند همکاری نزدیکی با دبیر جلسه داشته باشند.
گزارش تمامی جلسه‌های درون سازمان و کارکنانی که به جلسه‌های خارج از سازمان اعزام می‌گردند باید در اولین فرصت به اطلاع مسئول بالاتر برسد.
