ويژگي های اختصاصی سيستم دبیرخانه و بایگانی
- تسهيل و تسريع ثبت و گردش نامه و نيز دقت در ثبت و پيگيري
- نگهداري سوابق کامل عمليات کاربران و مسئوليت هاي سازماني
- کنترل امنيت و سطح دسترسي بر مبناي مسئوليت سازمانی
- واسط کاربر ساده، زيبا و کارآمد
- نصب و نگهداري آسان با امکان بروز رسانی خودکار ایستگاه های کاری
- گزارش گيري ساده و مؤثر از اطلاعات تمامی جداول سیستم
- گزارشات آماری جهت ارائه اطلاعاتی که با یک نگاه، وضعیت کاری را ارائه می کنند
- مديريت نامه
- مديريت نامه هاي دريافتي و ارسالي و انواع نامه عطف، پيرو و پاسخ و بازگشت
- کنترل گردش نامه ها در سازمان
- ايجاد کارتابل درخواست ثبت نامه برای کاربر دبیرخانه
- تايپ نامه تحت قالب هاي قابل تعریف در نرم افزار Word
- تهيه رونوشت و درخواست تأیید
- بايگاني نامه و عودت از بايگاني
- چاپ نامه براي طرف هاي مکاتباتي متعدد
- گرفتن مستقيم نامه از اسکنر و فکس
- پشتيباني از دبيرخانه هاي متعدد در سازمان
- پشتیبانی از دفاتر اندیکاتور مختلف در یک دبیرخانه
- تعريف و ثبت نماها و گزارش هاي دلخواه از فهرست های سیستم بایگانی و دبیرخانه و ثبت آن ها براي استفاده مجدد
- ارسال و دريافت نامه بصورت الکترونيکي يا فکس
- امکان جستجو به دو صورت ساده و پیش رفته روی نامه ها
تعاريف پايه در سیستم دبیرخانه و بایگانی
- سازمان، واحدهاي سازمانی، پستها و پرسنل سازمان
- موضوعات و کلاسه بايگاني
- تقويم کاري و مناسبتهاي مختلف
- انواع دستورات پيگيري و ارجاع
- انواع واژههاي کليدي برای دسته بندی نامه ها
- انواع پيوست و مستندات الحاقي به نامه ها
- اطلاعات درختی طرف های مکاتبه
- امکان استفاده از پیش کدهای مختلف در شماره گذاری نامه ها
- سطح دسترسي و امنيت سيستم بر اساس کاربر و گروه های کاربری
- انواع سطوح طبقه بندی نامه
- انواع نحوه ارسال نامه
گزارش های قابل دريافت از سيستم دبیرخانه و بایگانی
- گزارش کارتابل و دفتر انديکاتور
- پيگيري و گزارش از وضعيت نامه های ارجاع شده
- گزارش از نامه ها بر اساس سال و شماره نامه
- گزارش از نامه ها بر اساس تاريخ دبيرخانه و نوع نامه
- گزارش از نامه بر اساس تاريخ نامه
- گزارش چرخه عمر نامه ها
- گزارشگيري بر اساس جستجوي آزاد
- جستجو بر اساس موضوع و کلاسه بايگاني
- گزارش هاي آماري متنوع بر حسب نوع نامه ها، تعداد نامه هاي ارسالي و دريافتي هر واحد و پيگيري ها و ارجاعات هر شخص يا هر واحد سازماني
