دستور جلسه یا Meeting Agenda فهرستی از مواردی است که مدعوین امیدوارند طی زمان حضور در جلسه درباره آنها صحبت شده و در موردشان تصمیماتی اتخاذ شود. دستور کار جلسه باید حداقل ۲۴ ساعت پیش از جلسه تهیه و تنظیم شده و میان افراد توزیع شود تا افراد فرصت آماده شدن برای این جلسه را پیدا کنند. البته بهترین حالت این است که دستور جلسه روزها قبل در اختیار شرکت‌کنندگان قرار گیرد.
چگونه دستور جلسه بنویسیم؟
در ابتدا باید تشخیص دهید آیا همکاران شما در برنامه‌ریزی جلسه به کمک شما نیاز دارند یا خیر. اگر پاسخ مثبت بود، در مرحله بعد باید ببینید که اهداف شما از این جلسه دقیقاً چه چیزهایی است و امیدوارید در این جلسه به چه نتایجی دست یابید.
در گام بعدی، باید اهدافی قابل تحقق برای مدیریت جلسات خود مشخص کنید. اهدافی که مشخص می‌کنید به برنامه جلسه چارچوبی مشخص می‌دهد. اطمینان حاصل کنید برنامه‌ای که برای جلسه در نظر دارید در چارچوب زمانی مورد نظر بگنجد. اگر هدف یا اهداف جلسه را بدانید، خواهید توانست در خصوص تمرکز جلسه، صورت جلسه و افراد شرکت‌کننده تصمیم‌گیری کنید.
در نهایت، باید ببینید برای هر بخش جلسه حدوداً چه میزان زمان لازم است. زمانبندی یکی از مهم‌ترین نکات در تهیه دستور جلسه است. اگر قرار است جلسه یک ساعت طول بکشد و در این مدت درباره پنج موضوع صحبت شود، متوسط زمان مورد نیاز برای هر موضوع ۱۲ دقیقه خواهد بود.
برای نوشتن دستور جلسه باید درباره چه مواردی تصمیم گرفت؟
پس از مشخص کردن اهداف کلی دستور جلسه، زمان تصمیم‌گیری برای شما و تیم‌تان فرا رسیده است. علاوه بر هدف جلسه باید نسبت به موارد دیگری هم تصمیم‌گیری شود:
- تاریخ، ساعت و مکان جلسه
- افرادی که لازم است در جلسه حضور داشته باشند
- مواردی که باید مورد بحث قرار گیرد
- مدت زمانی که پیشبینی می‌کنید هر مورد به بحث نیاز داشته باشد
- کارهایی که باید پیش از جلسه انجام شود (این بخش شامل خواندن، مستندسازی، آماده‌سازی صورت‌جلسات تحت وب پیشین و هر مورد دیگری که به موفق بودن این جلسه کمک خواهد کرد).
- وقتی اعلان جلسه و دستور جلسه را به مدعوین تحویل می‌دهید، باید مدارک مرتبط هم به آنها پیوست شده باشد
شناخت شرکت‌کنندگان جلسه
در قدم بعدی، باید لیست شرکت‌کنندگان در جلسه را آماده کنید. مطمئناً همه همکاران نمی‌توانند در جلسه شما حاضر شوند، نباید هم این‌طور باشد. انتخاب و دعوت درست شرکت‌کنندگان شانس موفقیت جلسه را بالاتر خواهد برد. برای انتخاب شرکت‌کنندگان باید از خود چند سوال بپرسید:
- چه کسی مالک اصلی راه حلی است که گروه می‌سازد؟
- چه کسی مالک فرآیندی است که گروه آن را به بحث می‌گذارد؟
- لازم است چه کسانی این اطلاعات را داشته باشند؟
- چه کسی می‌تواند با ارائه داده و اطلاعات، راهنمایی‌هایی را برای تصمیم‌گیری درست ارائه دهد؟
- چه کسی تخصص یا تجربه لازم را برای ارائه به تیم دارد؟
- چه کسی باید از اجرای راه‌حل‌ها و امور حمایت کند؟
- چه کسی باید مجوزها و منابع را برای تحقق امور فراهم کند؟
- چه کسی می‌تواند محدودیتی برای اجرای امور قائل شود؟
می توانید با استفاده از تقویم کاری کیفیت جلسات خود را بالا ببرید.
برنامه‌ریزی برای جلسات
لازم نیست برای همه جلسات، دستور جلسه دقیقی آماده شود. زیرا بیش‌تر کارمندان جلسات برنامه‌ریزی شده و مرتبی با دپارتمان‌ها و گروه‌های کاری دارند. در این جلسات عمدتاً تیم‌ها در خصوص پروژه‌ها صحبت می‌کنند.
به طور مثال وقتی یک پروژه در حال پیش رفتن است، لازم نیست برای هر جلسه دستور جلسه آماده کنیم. اما بهتر است که با رویکردی استاندارد به جلسه نگاه کنیم؛ رویکرد استاندارد شما برای جلسات با همکاران در سازمان باید سه بخش اصلی داشته باشد:
- موارد حاوی اطلاعات: تمام مواردی را که اطلاعات مورد نیاز را به شما و گروه انتقال می‌دهد را باید به عنوان دستور جلسه یادداشت کنید. برای مثال، مدیر باید اعضا را در خصوص جلسات مدیریتی مدیران ارشد به‌روز کند.
- موارد اقدامی: تمام مواردی را که انتظار دارید گروه در خصوص آن گزارش بخواهد را نیز مکتوب نمایید. برای مثال، نسبت کارهای انجام شده به بودجه و زمان از جمله مواردی است که باید قبل از جلسه مکتوب شده باشد.
- مواردی که باید برنامه‌های پیش رو باشند: مواردی را که گروه باید برای آینده مورد برنامه‌ریزی قرار داده و اجرا کند را نیز مکتوب نمایید. برای مثال اهداف کوتاه مدت ماهانه و یا نیاز به کمک‌رسانی همکاران دیگر از این موارد خواهد بود.
اگر در زمان تهیه دستور جلسه، به این دستورالعمل‌ها توجه کنید، خواهید توانست امکان موفقیت جلسات خود را بالاتر ببرید.
چه چیزهایی باید در دستور جلسه وجود داشته باشد؟
دستور جلسه‌ای که برای نرم افزار جلسات برنامه‌ریزی شده تنظیم می‌شود باید شامل موارد زیر باشد:
- شروع جلسه و خوشامدگویی.
- برای شروع جلسه سعی کنید سناریویی را تدارک ببینید که یخ گروه را آب کند.
- اهداف جلسه، دستور جلسه، نتایج قابل انتظار و همین‌طور محصولاتی که انتظارش را می‌کشید را مرور کنید.
- مرور، تصحیح (در صورت لزوم) و تائید کردن صورت جلسه‌ی جلسه پیشین مورد دیگری است که باید مدنظر باشد.
- اطلاعاتی که تصور می‌کنید به اعضای تیم کمک می‌کند را به جلسه بیاورید.
- پیشرفت و به‌روزرسانی‌های فعالیت‌ها را نیز باید به جلسه بیاورید.
- بحث کنید و درباره مواردی که در دستور جلسه می‌آیند تصمیم‌گیری کنید.
- قدم‌های بعدی را شناسایی کنید.
- اهداف، نتایج، و صورت جلسه‌ی جلسه بعد را مشخص کنید.
- در پایان جلسه، وظایفی را که افراد پذیرفته‌اند، یک بار دیگر با آنها مرور کنید.
- کمک‌هایی را که لازم است افراد خارج از گروه به عهده گیرند را نیز مشخص کنید و متولی ارتباط با افراد خارج از گروه را نیز شناسایی کنید.
- صورت جلسه را حداکثر پس از ۲۴ ساعت بعد از جلسه به شرکت‌کنندگان ارائه دهید.
