وصول نامه- ارجاع آن به كارشناس- وارد نمودن در دفتر اندیكاتور- زدن شماره ثبت – پیوست بایگانی- تقسیم به كارشناس مر بوط- تهیه جواب- ماشین شدن نامه- صادر كردن نامه- پخش كردن به ادارات مربوطه و هر اقدام اساسی فوق اقدامهای جزئی ذیل را می پذیرد.
نامه هائیكه به اداره وارد می شود . بر دو قسم است نامه هایی كه راجع به شركت هاست و نامه هایی كه راجع به پرسنل اداری است.
نامه هایی كه راجع به شركت هاست از (شعبه های سازمان تامین اجتماعی- شعبه های دادگاه- وزارتخانه ها و غیره) ارسال می گردد . بعد از وصول نامه ها را تفكیك می كنیم. اگر استعلام نامه ها را در پوشه اجرائی گذاشته و پیش مسئول مربوطه می فرستیم كه بعد از ارجاع زدن ، نامه ها دوباره بر می گردد.
نامه ها بعد از ارجاع مهر ورود اداره را خورده و در دفتر اندیكاتور وارد شده اگر نامه شماره ثبت شركت را نداشته باشد به قسمت تعیین نام فرستاده می شود كه بعد از شماره ثبت زدن به بایگانی فرستاده می شود. در بایگانی پرونده مربوط را ضمیمه نزد كارشناس مربوطه برده می شود.
كارشناس مربوط بعد از جواب دادن به آن نامه برای امضاء شدن نزد رئیس اداره آورده می شود بعد از امضاء مراحل ماشین شدن و امضاء دوباره و سپس به دفتر اداره وارد می شود. در دفتر نامه را باید بخوانیم آیا فتوكپی پیوست درد یا نه اگر لازم است دوباره به بایگانی فرستاده می شود برای تهیه فتوكپی و اگر لازم نداشت شماره وارده را همراه با كد اداره و تاریخ روز در روی نامه می زنیم نامه را از پرونده جدا كرده پرونده به بایگانی فرستاده می شود و در آنجا بایگانی می شود نامه در جلوی شماره وارده در دفتر اندیكاتور صادر می شود.
سازمان ها می توانند برای مدیریت بهتر امور و داده های خود از سیستم های ابری مانند اتوماسیون آنلاین، دبیرخانه و… استفاده کنند.
اگر لازم بود آدرس محلی را كه نامه باید به آنجا فرستاده شود ذكر می كنیم نامه مهر اداره را می خورد و كلیه نامه ها كه در طی یك روز این مراحل را طی كرد تفكیك می كنیم، یك سری نامه ها در دفتر ارسال و مراسلات نوشته و توسط نامه رسان توزیع می شود. یك سری نامه ها كه در پاكت گذاشته می شود در روی پاكت شماره و تاریخ نامه دوباره ذكر می شود و آدرس را نیز می نویسیم این نوع نامه ها را در كاغذی نوشته رسیدی دریافت می كنیم. یك سری نامه های اداری است كه خود اعضای شركت ثبت شده مراجعه می كند. فعلاً گواهی برای شركت وغیره كه دوباره همین مراحل را طی می كند و این بار جواب توسط مراجعه كننده برده می شود و یك نوع تغییرات شركتها كه شركت فوق پس از آوردن صورتجلسه و گرفتن رسید از اداره می رود.
این صورت جلسه ها دوباره در دفتر اندیكاتور وارد شده وپس از طی كردن مراحل اداری و رفتن آن نزد كارشناس مربوط و رسیدگی اگر صورتجلسه صحیح بود آگهی نوشته می شود اگر ایراد داشت نامه نوشته شده و دوباره این نامه مراحل اداری را طی می كند تا بدست ذینفع برسد.
یك سری هم نامه هایی هست كه این اداره و از سازمانها و وزارتخانه ها تقاضای استعلام می كند كه این نوع نامه ها دیگر شماره وارد ندارد و آزاد صادر می شوند و بطریق نامه های دیگر مراحل ارسال را طی می كنند. و نامه هائی كه نیز كه آگهی آنها بعد از اینكه در روزنامه رسمی چاپ شده و بدست ذینفع رسید ذینفع متوجه می شود كه در چاپ آگهی اشتباه رخ داده است و ذ ینفع به این اداره مراجعه می كند و در خواستی مبنی بر اینكه در چاپ آگهی اشتباه رخ داده دوباره این نامه بعد از ارجاع و وارد شدن در دفتر و طی كردن مراحل اداری دوباره صادر و به روزنامه رسمی فرستاده می شود.
