نرم‌افزار کارها با رویکرد مدیریت چابک و مبتنی بر اسکرام ابزاری مناسب برای دورکاری در روزهای شیوع کرونا و کاهش رفت و آمدهای شهری است.
«ما دورکار شدیم». این جمله شایع‌ترین خبری است که این روزها افراد مختلف، بین گپ‌وگفت‌ها از وضعیت کشور و تب تند شیوع کرونا به‌هم می‌گویند. جمله کوتاهی که نشان می‌دهد برای انجام کارها و کاهش رفت‌وآمدهای نیروی انسانی در کسب‌وکارهای مختلف روشی غیر از «تعطیلی» به ذهن کارفرماها رسیده. سیستم جایگزینی که در آن قرار است پرسنل بدون حضور در محل کار، پشت میزهایشان حاضر شوند و کاری که به آنها محول شده را انجام دهند. روشی ایده‌آل برای همه که در آن نه سیخ می‌سوزد و نه کباب! نه کارهای سازمانی و شرکتی روی زمین می‌مانند و نه خطر کاهش سطح حقوق و دستمزد کارمندها و پرسنل را به هول‌وهراس می‌اندازد. مدیر بالادست، نسبت به انجام نشدن کارها دغدغه‌ای ندارد و همه مثل روال سابق در جای خود مشغول به کار و تلاشند.
کرونا و تبدیل تهدید به فرصت
در نظرعموم مردم، کسی که در خانه کار می‌کند، بدون نظارت به‌طور آزاد و پروژه‌ای برای دیگران کار می‌کند، بیمه ندارد و ساعت‌ها و شیوه کارکردنش را خودش تنظیم می‌کند. البته که این شیوه کار چندان هم مورد پسند عموم مردم نیست و به نظرشان آخر و عاقبت ندارد. با وجود چنین تصویری از کارکردن در خانه، شاید توان شیوع کرونا را فرصتی خوب برای رسمی شدن شیوه دورکاری در مدیریت فرآیند کسب‌وکارها و جا انداختن آن برای عموم مردم و حتی کارفرماها و پرسنل دانست.
در دنیای پیشرفته امروز دورکاری یکی از روش‌های مدرن کار کردن است و با توسعه ارتباطات و فناوری اطلاعات و فراگیر شدن امکانات بسیاری از جمله اینترنت پرسرعت و ارزان، تلفن همراه، تله‌کنفرانس، رایانه‌های پرقدرت شخصی و شبکه‌های بی‌سیم، به سرعت در حال توسعه و گسترش است.
افزایش روزافزون مسافرت‌های درون شهری، ترافیک‌های سنگین صبحگاهی و عصرگاهی، افزایش هزینه‌های رفت‌وآمد افراد از محل کار به خانه، ایجاد آلودگی در شهرهای به ویژه بزرگ، اتلاف زمان افراد برای رسیدن به محل کار و از بین رفتن انرژی از جمله موضوعاتی هستند که بر اساس آنها ایده‌های «دورکاری» مطرح شده است.
دورکاری هم تاریخچه داره
از اواخر سال‌های ۱۹۷۰، وقتی که ریزرایانه‌ها و مودم‌ها در دسترس عموم قرار گرفتند، «جک ام.نیلز» اولین کسی بود که رویای کار از راه دور را مطرح و درباره آن تحقیق کرد. موسسه Feds coop یکی از مراجع رسمی اخبار حوزه IT در دولت فدرال آمریکاست در سال ۲۰۱۰ بررسی و مقایسه‌ای بین وضعیت دورکاری کارکنان دولت و بخش خصوصی در حوزه IT انجام داد. بر اساس این گزارش، میزان رضایت از دورکاری در بخش دولتی ۹۱ درصد و در بخش خصوصی ۹۵ درصد بوده است. این گزارش می‌افزاید، زمان حضور افراد دورکار در خانه پس ازدورکاری ۴۶ درصد افزایش داشته و کاهش ۷۱ درصدی آلودگی هوا، ۶۹ درصدی افزایش بهره‌وری، ۷۶ درصدی افزایش کیفیت زندگی، ۷۰ درصدی ذخیره پول و ۸۴ در صدی صرفه‌جویی در وقت نیز از دیگر تغییرات محقق شده در بین افراد دورکار پس از دورکاری است.
در دورکاری قرار است با استفاده از بستر فناوری و اینترنت هر فرد بدون نیاز به حضور در محل کارش، وظایف حرفه‌ای‌اش را به دور از بروکراسی‌های سنتی و با انعطاف بیشتری انجام دهد.
مدیریت چابک یا سنتی؟ مساله این است
در دروه‌ای که تکنولوژی و اینترنت پیچیده‌ترین کارها را برای آدم‌ها به راحتی «آب خوردن» کرده‌‌اند، طراحی و تولید ابزاری برای دورکاری پرسنل، چندان سخت نیست.
Tax management یا نرم‌افزار کارها یکی از این ابزارهاست که در حوزه اتوماسیون اداری می‌تواند راهکار مطمئنی برای سازمان‌ها باشد.
نرم‌افزار کارها اصولا با رویکرد مدیریت چابک پروژه، طراحی و تولید می‌شوند و تشکیل تیم‌ها، تعریف کار و تعیین سطح وظایف هر نفر با تمرکز روی «گفتمان سازمانی» و امکان گپ‌وگفت بین اعضای تیم درباره جزییات کارها و… ساختار نرم‌افزار را تشکیل می‌دهند.
شاید برایتان سئوال باشد چرا رویکرد مدیریتی در این نرم‌افزار بر اساس پروژه‌های چابک است؟ جواب در شفافیت انتخاب، اجرا و اتمام فعالیت‌ها دراین شیوه مدیریتی است.
در روش‌های سنتی که بیشتر به صورت فاز به فازعملیات اجرای یک پروژه را دنبال می‌کرد، نتیجه کار از قبل به صورت یک طراحی اولیه دقیق (Up-front Design) پیش‌بینی می‌شد که ایرادهای اساسی به آن وارد است. ازجمله این ایرادات می‌توان به صرف زمان زیاد برای طراحی اولیه دقیق، شفاف نبودن نیازمندی‌ها، بالا بودن هزینه تغییرات و شفاف نبودن سررسید پروژه و… اشاره کرد.
با چی و چطور دورکاری کنیم؟
اسکرام چابک، متفاوت از رویکرد سنتی مدیریت پروژه است و به جای تمرکز بر اینکه افراد چه کار می‌کنند بر چگونگی انجام کار توجه دارد.
نرم‌افزار کارها هم می‌تواند در برنامه‌ریزی بلندمدت، نقش بازی کند و هم می‌تواند به برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت کمک کند. در تیم‌های پروژه‌محور، همه کارها در اسپرینت‌ها (sprint) کوتاه‌مدت (یک‌ماهه یا دوهفته‌ای) تعریف می‌شوند.
در نرم‌افزار مدیریت کار آنلاین که مبتنی بر «اسکرام» طراحی و تولید شده، اهداف بلندمدت با تعیین راهبرد نظارتی و امکان دریافت گزارش‌های آماری به واحدهای کوچکتر کاری واگذار می‌شوند.
نرم‌افزار کارها در سبد محصولی
یک شرکت توزیع و پخش مواد شوینده را در نظر بگیرید. کارکنان این شرکت قرار است در۱۰ روز آینده، کالاهایی را به چندین مشتری برسانند.
همین سرفصل در نرم‌افزار کارها تعریف می‌شود؛ تیم‌های اجرا کننده تعیین می‌شوند، ماموریت هرکس به او یادآور می‌شود، آنها با لاگین کردن می‌توانند از هر جایی که هستند جزئیات کار را ببینند، درباره آن حرف بزنند، میزان پیشرف پروژه را اعلام کنند و اگر احیانا درباره این پروژه از قبل کاری انجام شده را به دیگران اعلام کنند.
مدیر مجموعه در تمامی این فرآیند، امکان رصد کردن پروژه و دریافت گزارش‌های آماری به شکل‌های مختلف نموداری و گرافیکی را دارد. او همزمان که کارکرد نیروی انسانی خود را کنترل می‌کند به آنها امنیت روانی و آزادی عمل در ساعات کاری می‌دهد.
در انتهای هر اسپرینت‌ها (sprint) میزان کارکرد هر فرد و اثرگذاری او در پیشرفت پروژه را می‌توان دید و میزان موفقیت دست یافتن به پیش‌بینی زمانی را محاسبه کرد.
اعضای پروژه می‌توانند با اعلام درصد پیشرفت، کارکرد خود را اعلام کنند. آنها همچنین می‌توانند از واحد «نفر- ساعت» هم استفاده کنند. نرم‌افزار به طور اتوماتیک درصد را بر اساس ساعات کاری محاسبه و به مدیر پروژه اعلام می‌کند.
برای زمان‌بندی پروژه‌ها و تعیین سررسید کارها همزمان می‌توان از نرم‌افزار جلسات استفاده کرد. قرارهای کاری را هماهنگ کرد و زمان پیگیری کارها را تعیین کرد.
اپلیکیشن کارها در راه
اپلیکیشن جلسات در حال حاضر برای کاربران اندروید در دسترس است. به زودی برنامه موبایلی کارها هم اضافه می‌شود. مهمترین نکته در نرم‌افزار کارها، وب‌بیس بودن اپلیکیشن است که از راه دور هم قابلیت بهره‌برداری را دارد.
یکپارچگی اتوماسیون اداری و سیستم مکاتبات با نرم‌افزار کارها نیز از جنبه دیگری قابل توجه است و قابلیت تعریف کار از روی نامه ارجاع شده در چرخه مراودات اداری را فراهم می کند.
