کاربرد
به طور کلی کاربرد جعبه بایگانی این است که از لوازم شما محافظت کرده و به طور مرتب و دسته بندی شده نگهداری می کند. اما زمانی که برای خرید یک جعبه بایگانی به فروشگاه می روید اول از همه باید در نظر بگیرید که چه چیزی را میخواهید بایگانی کنید. در ادارات و موسسات بزرگ کلاسور، زونکن، پوشه، برگه، اسناد و مدارک را بایگانی می کنند.
در ادارات کوچکتر پوشه، اسناد، مدارک و کاغذ های حاوی اطلاعات مهم را آرشیو می کنند. اما همیشه استفاده از جعبه بایگانی، اداری نیست و برای استفاده شخصی و تحصیلی نیز به کار می رود. در همه منازل وسایلی هست که استفاده نمی شود اما نگهداشتن آن ضروری است، پس باید بایگانی شود. برای محصلان نیز ضروری است که کتاب ها و جزوات درسی خود را برای مرور یا هر نوع استفاده دیگری در جعبه های بایگانی نگهداری کنند. حال شما می دانید که برای چه کاربردی می خواهید جعبه خریداری کنید.
برای مدیریت صحیح اسناد و مدارک و آرشیو آن ها می توانید از نرم افزار بایگانی استفاده کنید.
جنس جعبه
جنس برخی از جعبه های بایگانی از جنس نوعی پلاستیک به نام پلی پروپیلن (PP) است، پلی پروپیلن سبک، بادوام و قابل شستشو است. این نوع پلاستیک در برابر فشار و رطوبت مقاوم است.
بعضی از جعبه ها جنسشان مقوایی یا کارتن است اگرچه با دوامند و به راحتی حمل می شوند اما به محکمی جنس پلاستیکی نیستند و نمی توان آنها را شست، حتی با رطوبت آسیب می بینند.
برخی دیگر از جنس های ضد آب و قابل بازیافت هستند.حتی جنس های چوبی و فلزی هم برای جعبه های بایگانی به کار می برند اما با این تفاوت که بیشتر جعبه های سایز کوچک تر را فلزی می سازند زیرا با بزرگتر شدن حجم جعبه باید فلز را مستحکم تر کنند و این باعث سنگین شدن وزن و سختی حمل آن می شود. به شما توصیه می شود برای بایگانی های طولانی مدت از جعبه های فلزی استفاده کنید. جعبه های چوبی را باید از رطوبت دور نگه دارید.
جنس جعبه ها با ظرفیت آن رابطه مستقیم دارد، هرچه ظرفیت بیشتر باشد کیفیت آن نیز بهتر و جنس آن محکمتر است زیرا باید وسایل بیشتری را نگهداری کند و با سنگین و حجیم شدن آسیب نبیند یا نشکند. پس اگر شما وسایل زیادی برای بایگانی دارید لازم است یک جعبه بزرگتر انتخاب کنید تا از جنس و کیفیت بهتری برخوردار و پاسخگوی نیاز شما باشد.
ظرفیت
یکی از ضروری ترین موارد مهم جعبه های بایگانی ظرفیت آن است. یعنی بنا بر کاربرد مورد نظر شما ظرفیت آن متغیر است. این جعبه ها از اندازه های کوچک تا بزرگ برای وسایل و آرشیوهای متفاوت موجود است. باید دقت داشته باشید که به عنوان مثال اگر می خواهید زونکن و کلاسور بایگانی کنید چه تعداد در آن جا می شود یا اینکه ظرفیت آن به گونه ای است که زونکن در آن قرار گیرد.
در بعضی موارد هم شما وسایل کوچکتر شخصی خود را برای جلوگیری از پراکندگی و گم شدن می خواهید درون جعبه نگه دارید حتی برای اینگونه وسایل نیز جعبه های بایگانی طراحی شده است. برخی از جعبه های بایگانی جای پوشه یا فایل آویز دارند که بتوان به راحتی آنها را آویز کرد و دسترسی به آنها سریع باشد. پس شما حتما باید ظرفیت جعبه بایگانی را بر اساس هر چیزی که می خواهید آرشیو و نگهداری کنید، انتخاب کنید.
جای برچسب یا لیبل
وقتی وسایل خود را درون جعبه قرار می دهید برای دسترسی آسان و سریع تر نیاز است که یک جای لیبل داشته باشد تا روی آن بنویسید که چه نوع لوازمی درون جعبه بایگانی شده است. این ویژگی برای تعیین نوع دسته بندی آرشیو و راحتی کار شما تعریف شده است و نیاز نیست برای پیدا کردن وسایل خود نیاز نیست که متحمل سختی شوید. بدون اینکه در جعبه ها را باز کنید و داخل آن را بگردید سریعا با خواندن نوع دسته بندی روی برچسب به لوازم مورد نیاز خود دسترسی پیدا می کنید، در واقع این مورد از مهم ترین ویژگی یک جعبه بایگانی است.
ابعاد داخلی و خارجی
ابعاد داخلی یک جعبه مشخص می کند که ظرفیت آن چقدر است. به عنوان مثال شما زمانی که زونکن های خود را می خواهید درون جعبه بایگانی قرار دهید باید طول، عرض و ارتفاع جعبه را با ابعاد زونکن در نظر بگیرید تا بتوانید مشخص کنید چه تعداد درون آن جا می گیرد. حال ابعاد بیرونی را بررسی می کنیم؛ دلیل اینکه ابعاد بیرونی نیز مهم به شمار می آید این است که آیا جعبه درون کمد یا هر مکانی که می خواهید جعبه را قرار دهید جای می گیرد یا خیر؟ پس ضروری است که ابعاد داخلی و خارجی را داشته باشید.
علاوه بر اندازه های مختلف برای نیازهای متفاوت نوعی اندازه های استاندارد برای بایگانی برگه ها نیز در نظر گرفته شده است که در جدول زیر با آنها آشنا می شوید:
نوع حمل
جعبه های بایگانی چندین مدل نوع حمل دارند زیرا راحتی حمل آنها امری ضروری است و باید در نظر گرفت که جعبه ها باید چگونه حمل شوند و این نوع حمل بستگی به ظرفیت و ابعاد جعبه ها دارد. جعبه های بایگانی زمانی که ظرفیت بیشتری دارند و لوازم بیشتری را در خود نگه می دارند باید دسته ای برای حمل و جابجایی راحت آن روی جعبه تعبیه شده باشد. حال این دسته یا در دو طرف یا در چهار طرف و یا روی جعبه قرار میگیرد. برخی دیگر از جعبه ها که اندازه کوچکتری دارند و به دلیل سبک بودن حمل آنها آسان است نیازی به دسته ندارند. انواع دیگری از جعبه ها که مدل کیف هستند حمل آنها به صورت دستی است.
نوع بسته شدن
نوع بسته شدن جعبه بایگانی به دو موردی که قبلا ذکر شده است بستگی دارد، یکی ظرفیت و ابعاد جعبه و دیگری نوع حمل آن، زیرا زمانی که ظرفیت و ابعاد جعبه بزرگ تر باشد اکثرا با در یا سرپوش بسته می شود و همچنین زمانی که کوچک تر باشد ممکن است که با کش، دکمه، قفل یا زبانه بسته شود.
سرپوش های جعبه بایگانی در انواع مختلفی وجود دارند. یکی سرپوش مجزای ساده است که از بدنه جداست و به حفاظت اسناد و مدارک و یا لوازم از نفوذ هر چیزی که باعث آسیب می شود و محفوظ ماندن آنها کمک می کند. نوع دیگر سرپوش مجزای قفل دار است که این نوع درب دسترسی به اسناد و وسایل را آسان کرده و قفل تعبیه شده در آن باعث امنیت بالای لوازم آرشیو شده است. یک نوع سرپوش از دو طرف دسته های تو خالی است که از بدنه جدا نمی شود و با یک بندی که از این دسته ها عبور داده می شود قفل می شود. برخی دیگر از سرپوش ها قالبی نیم در است یعنی یک لنگه در که به بدنه چسبیده است و احتمال آسیب و گم شدن آن بسیار کم است. بیشتر جعبه های فلزی را قفل دار می کنند زیرا بنا بر جنس آن امکان شکستن قفل یا جعبه وجود ندارد.
برای جعبه های بایگانی که ممکن است بیشتر حمل شوند این نوع بسته شدن را انتخاب می کنند. یعنی جعبه بایگانی هایی که به صورت کیف دستی هستند و در بالا توضیح داده شد با کش، قفل یا زبانه بسته می شوند زیرا باید به گونه ای باشد که لوازم یا اسناد و مدارکی که بایگانی کرده اید از جعبه بیرون نریزند و گم نشوند.
مزایای استفاده از جعبه های بایگانی
- حفاظت از اسناد و مدارک حجیم تر و سنگین تر
- دسترسی سریع و آسان به لوازم، اسناد و مدارک
- سهولت حمل و نقل حجم بالایی از وسایل بایگانی شده
- دسته بندی و طبقه بندی
- افزایش امنیت لوازم آرشیو شده در برابر خطرات و آسیب های احتمالی
- صرفه جویی در فضای بایگانی
- جلوگیری از اتلاف زمان و انرژی منابع انسانی
