تمامی صفحات دفاتر قانونی شرکت ها، بایستی در اداره مالیات و ثبت شرکت ها پلمپ گردند و به همین دلیل به آنها، دفاتر پلمپ می گویند.
این دفاتر ممکن است به دلایلی رد شوند که رد دفاتر مودیان مالیاتی می تواند علت زیر را داشته باشد:
- فک پلمپ دفاتر
- مخدودش شدن محتویات
- پاره شدن صفحات
- محو شدن رویداد های مالی
- عدم رعایت تقدم و تاخر در ثبت رویداد های مالی
دفاتر قانونی حسابداری:
تنظیم دفاتر قانونی که پلمپ شده اند، یک الزام و ضرورت برای همه سازمان ها و شرکت ها و همچنین افراد حقیقی محسوب می شود که باید صورت هزینه های سالانه را طبق استاندارد های حسابداری آنلاین ثبت نمایند.
این دفاتر در انتهای سال مالی در اختیار ممیزین مالیاتی سازمان امور مالیاتی قرار می گیرند تا بتوان بر اساس قانون مالیات های مستقیم، مالیات اشخاص حقیقی یا حقوقی را محاسبه نموده و اقدام به پرداخت نمود.
انواع دفاتر قانونی شرکت ها:
دفاتر قانونی دارای انواع زیر می باشد.
دفتر روزنامه:
دفتر روزنامه یکی از اسناد مهم برای پلمپ دفاتر محسوب می گردد که هر سازمانی برای تنظیم صورت های مالی در سال مالیاتی مربوطه، به آن نیازمند است.
نکته: نحوه تنظیم این گونه دفاتر بر اساس ماده سوم آئین نامه نحوه تنظیم و نگه داری دفاتر زکر شده است.
دفتر روزنامه در واقع به دفتری گفته می شود که اشخاص حقیقی و حقوقی برای ثبت رویداد های پولی و مالی سازمان خود از آن استفاده می کنند.
این عملیات شامل:
- خرید و فروش
- ظهر نویسی
- دیون و مطالبات
- تمام فعالیت های بدهکاری و بستانکاری
دفتر کل:
با توجه به ماده ۸ ق.ت، دفتر کل به دفتری گفته می شود که صاحبان کسب و کار باید تمامی صورت معاملات خود را از دفتر روزنامه به آن انتقال دهند که هر کدام از آنها مربوط به بخشی از این دفتر می باشند.
بنابراین می توان گفت که دفتر کل یک خلاصه نفکیک شده از دفاتر روزنامه می باشد که تمامی اطلاعات موجود بر اساس یک نظم مشخص و با ثبت در حساب های مشخص به ترتیب تاریخ، ثبت می گردند.
دفتر دارایی:
بر اساس ماده ۹ ق.ت، به دفتری که که صاحب کسب و کار موظف است به صورت سالانه آن را تهیه نماید دفتر دارایی می گویند که این دفتر شامل صورت کامل و دقیقی از دارایی های منقول و غیر منقول، دیون و مطالبات می باشد که باید بر اساس تاریخ در دفتر دارایی ها ثبت گردند.
نکته ۱: این دفتر باید تا پایان ۱۵ فروردین ماه سال بعد تنظیم و تکمیل گردد.
نکته ۲: وجود ترازنامه باعث شده است که امروزه از دفتر دارایی استفاده نگردد.
دفتر کپیه:
با توجه به ماده ۱۰ ق.ت، دفتر کپیه دفتری است که نامه ها و صورت حساب ها را به ترتیب تاریخ در آن ثبت می کنند که امروزه سیستم اتوماسیون جای آن را گرفته است.
دفتر ثبت تجاری:
با توجه به ماده ۱۶ ق.ت، زمانی که یک تاجر ایرانی و یا غیر ایرانی مقیم بخواهد شغل خود را اعمال تجاری کند، بایستی در دفاتر تجاری ثبت نام نماید. انجام این کار به عهده اداره کل ثبت شرکت های قوه قضاییه می باشد.
همچنین با توجه به ماده ۱۸۴ ق.م.م، اداره کل ثبت شرکت ها مکلف است که در آخر هر ماه لیست کاملی از شرک های ثبت شده را همراه با تغییرات آنها به سازمان امور مالیاتی تحویل دهد.
پلمپ دفاتر تجاری:
تمامی دفاتر قانونی و رسمی غیر از دفتر دارایی باید قبل از ثبت، به وسیله اداره ثبت اسناد امضا شود و اوراق آن به ترتیب شماره گذاری شوند و سپس با مهر سربی وزارت دادگستری، پلمپ و منگنه گردند.
در این دفاتر، صفحه اول و آخر، صفحات دارای تاریخ و دارای امضا مشخص می باشند و تمامی اعداد نیز با حروف نوشته می شوند.
با توجه به ماده ۲ آئین نامه نحوه تنظیم و نگه داری دفاتر قانونی، لازم است که تمامی دفاتر روزنامه و کل به زبان فارسی باشند و قبل از ثبت هر گونه معامله، بر اساس ماده ۱۱ و ۱۲ ق.ت، به وسیله نماینده اداره ثبت اسناد، امضا و پلمپ شوند.
اهمیت دقت در تهیه دفاتر قانونی:
یکی از کار هایی که یک حسابدار باید در طول روز آن را انجام دهد، ثبت اسناد حسابداری در دفاتر قانونی می باشد که بر اساس قانون تجارت حسابدار موظف است که تمام رویداد های مالی را پس از ثبت در اسناد و تایید آنها، به دفاتر حسابداری منتقل نماید.
نکته: دفاتر قانونی در حسابداری شامل دفتر روزنامه حسابداری و دفتر کل حسابداری می باشد.
رد دفاتر قانونی مودیان:
زمانی که دفاتر قانونی مودیان رد می شود یعنی استاندارد های حسابداری در آن رعایت نشده است و تنظیم آن بر اساس آئین نامه تحریر دفاتر قانونی صورت نگرفته است. در نتیجه این امر باعث می شود که مستندات آن پذیرفته نشود و دفاتر رد گردند.
بر اساس ماده ۲۰ این آئين نامه، مصداق رد دفاتر قانونی پلمپ شده، مشمول مالیات های زیر می گردد. در این صورت سیستم مالیاتی علی الراس که در رابطه با رد دفاتر قانونی مودیان بود، از ۲۷ ام مرداد ماه سال ۱۳۹۷ منسوخ شد.
خارج شدن دفاتر از پلمپ:
مودیان مالیاتی که مشمول ق.م.م هستند، مکلفند که دفاتر قانونی پلمپ شده روزنامه و کل را تهیه نمایند و از آن به درستی نگه داری کنند تا اگر درخواست رسیدگی از طرف ممیزان مالیاتی وجود داشت، آنها را تسلیم نمایند.
این دفاتر نباید به هیچ دلیلی از پلمپ خارج شوند در غیر این صورت، باعث عدم پذیرش آنها و رد شدن روییداد های مالی می گردد و مورد رسیدگی قرار نمی گیرد.
دلایل رد دفاتر:
- فقدان یک یا چند برگ دفاتر پلمپ شده
- عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی و پولی
- تقدم ثبت
- ثبت یک فعالیت در حاشیه
- ثبت رویداد مالی در میان سطور
- تراشیده شدن
- پاک کردن مندرجات دفاتر
- وجود صفحات سفید
- حذف کردن رویداد های مالی با وسایل شیمیایی
- محو کردن مندرجات دفاتر قانونی با جوهر
- استنکاف از تسلیم یک یا چند دفتر به ممیزان
- رد دفاتر به دلیل بستانکاری حساب های بانکی
- رد دفاتر به دلیل تاخیر تحریرات
- رد دفاتر به دلیل استفاده از دفاتر نانویس سال های قبل
- رد دفاتر به دلیل سفید ماندن همه صفحات
- رد دفاتر به دلیل عدم ثبت خلاصه عملیات شعب
- رد دفاتر به دلیل عدم ارائه روش کار با اتوماسیون حسابداری
جریمه عدم ارائه دفاتر:
طبق قانون، جریمه عدم ارائه دفاتر قانونی، معادل ۲۰ درصد مالیات متعلق بوده و اگر دفاتر پلمپ شده شرکت، به دلایلی که در بالا گفته شد یا هر دلیلی، توسط ممیزان اداره دارایی رد شود، جریمه ای معادل ۱۰ درصد مالیات، در نظر گرفته خواهد شد و این رقم می تواند هر سال، تغییر کند.
استفاده از سیستم اتوماسیون اداری در دفاتر دولتی و سازمان ها پیشنهاد می شود.
دلایل رد دفاتر قانونی توسط بازرسان اداره مالیات:
- دفاتر اگر با مداد نوشته شده باشند توسط ماموران اداره مالیات رد می شود.
- دفتر روزنامه و دفتر کل اگر قبل از هر گونه ثبت رویداد های مالی به تایید ثبت اسناد یا ماموران مالیاتی نرسیده باشند، رد می شوند.
- چند برگ دفاتر قانونی دفتر روزنامه یا دفتر کل کنده شده باشد.
- اگر ثابت شود فعالیت مالی وجود داشته که در دفتر ثبت نشده باشد دفاتر قانونی رد می گردد.
- ثبت رویدادهای مالی در حاشیه دفتر انجام شود.
- ثبت رویدادهای مالی در بین سطور انجام شود.
- پاک کردن، تراشیدن صورت هایی مالی که به دفاتر وارد شده است.
- تاخیر در ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه و دفتر کل و دفتر معین به قصد سو استفاده
- خالی گذاشتن صفحات سفید بین قسمت هایی که رویدادهای مالی ثبت شده است.
- بستانکار شدن حساب های نقدی و بانکی
- اگر بنگاه اقتصادی دارای شعب متعدد باشد و رویدادهای مالی شعب در دفتر روزنامه و دفتر کل ثبت نشود، دفاتر قانونی کلا رد می گردد.
- در صورت عدم ارائه اظهارنامه مالیاتی، دفاتر قانونی (دفتر روزنامه و دفتر کل) نیز رد می گردد.
- اگر بنگاه اقتصادی یا شرکتی چندین دفتر روزنامه و دفتر کل داشته باشد ولی از ارائه همه آنها امتناع کند همه دفاتر قانونی آن رد می شود.
- اشتباه در ثبت رویدادها و عملیات های مالی در صورتی که این اشتباهات اصلاح نگردد.
- در صورتی که شرکت برای ثبت رویدادهای مالی خود از نرم افزارهای کامپوتری استفاده می کند و آیین نامه و دستور العمل کار با این نرم افزارها و خلاصه عملکرد مالی خود را در دفاتر قانونی ارائه ندهد همه دفاتر قانونی آن شامل دفتر روزنامه و دفتر کل باطل می شود.
- استفاده از یک دفتر برای ثبت رویدادهای مالی چند سال متوالی باعث رد دفاتر قانونی می گردد.
- ثبت صوری و غیر واقعی رویدادهای مالی که رخ نداده است باعث رد دفاتر قانونی می شود.
نکته: عدم ارائه دفاتر روزنامه و دفتر کل باعث جریمه ۲۰ درصدی مالیات دهنده می گردد و در صورتی که دفاتر را ارائه دهند ولی دفاتر رد گردد معادل ۱۰ درصد جریمه خواهند شد.
