رسالت واحد:
دبيرخانه واحد سازماني مشخصي است كه عمليات ثبت و توزيع مكاتبات و مراسلات اداري را انجام مي دهد ونظارت بر حسن جريان گردش نامه هاي وارده و صادره را در داخل و خارج مركز را تقبل مي نمايد.
پیغام مسئول واحد:
ارتقا كيفيت ارائه خدمت، افزايش رضايتمندي پرسنل و ساير ارباب رجوع و مدير مافوق هدف كليه پرسنل واحد دبيرخانه مي باشد .
اهم فعاليت های قابل ارائه در این واحد:
ثبت و ارسال نامه ها و جوابگوئي به ارباب رجوع و فاكس نامه هاي صادره و پاسخگوئي به مسئولين مركز و مديران در خصوص سوابق نامه ها
فرايندهای واحد دبيرخانه:
1) ثباتي:
دريافت ثبت و ارسال نامه هاي وارده و صادره، دريافت ثبت و ارسال نامه هاي داخلي (دست نويس، ثبت و ارسال حكم مأموريتهاي پرسنلي، ثبت و تفكيك و ارسال احكام كارگزيني و پرسنل) دريافت و ارسال نتايج مكاتبات مشمولين وظيفه عمومي، انجام امور مكاتبات مربوطه به صورت جلسات قراردادها و كليه كميته هاي مركز، پاسخگوئي به ارباب رجوع بصورت حضوري انجام امور مربوطه دريافت و ارسال فاكس
2) نامه رساني:
كه به دو قسمت داخلي و خارجي تقسيم مي شود:
توزيع نامه هاي صادره و وارده به افراد ذينفع، ارسال و پست نامه و بسته هاي پستي (كليه مراسلات)
تفكيك نامه هاي قسمتها و واحد ها، ارسال و توزيع نامه ها به اشخاص و واحد هاي مختلف داخل و خارج از مركز واحد رسيد مكاتبات ارسالي و … ارسال
(پست) صورتحسابهاي طرف قرارداد مركز، ارسال نتايج مشمولين كمسيون پزشكي نظام وظيفه ارسال و توزيع نامه هاي دفتر گروهاي مستقر در مركز، مراجع به بانكها و ديگر سازمانهاي دولتي مانند اداره دارائي، اداره بيمه، دادگستري و استانداري و … جهت پيگيري امورات محوله، رابطه بين مكاتبات همه گروههاي آموزشي موجود در اين مركز با دانشكده پزشكي و ارتباطات با بيش از 300 واحد و بخش و سازمان در داخل و خارج از مركز
3) امور تايپ:
تايپ و ويرايش انواع نامه هاي صادره مركز شامل صورتجلسات، كميته ها، نامه هاي ارباب رجوع، قراردادها، بخشنامه با و…
4) بايگاني:
جمع آوري سوابق مكاتبات روزمره، كلاسه زدن، و بايگاني نمودن اسناد و سوابق مربوط، پي گيري سوابق، پاسخگوئي به مسئولين و ارباب رجوع در خصوص تهيه سوابق
شما می توانید از نرم افزار دبیرخانه آنلاین نیز برای امور سازمان خود استفاده کنید.
شرح وظايف:
- نظارت و رسیدگی به امر تحویل و ثبت و توزیع كلیه نامه‌های وارده، انواع قراردادها، احكام كاركنان رسمي و پيماني و ارسال آن به واحدهای مربوطه
- تفكيك و توزيع نامه ها
- گرفتن فاكس و فاكس نامه ها
- تايپ نامه ها و يادداشتهاي اداري از روي پيش نويسهاي خطي
- تايپ بخشنامه ها و يادداشتها
- تايپ احكام پرسنلي
- حفظ و نگهداری برخی از نامه‌های محرمانه و سوابقی كه طبق دستور مافوق ارجاع می گردد
- تقسیم كار بین كارمندان مادون و ماشین نویسها و راهنمائی آنان.
- نظارت و رسیدگی به امر كلیه نامه‌های صادره وارسال آن به واحدهای ذیربط
- پاسخگوئی به ارباب رجوع و راهنمائی آنان
- ارائه روشهای مفید و موثر به منظور بهبود روش كار دبیرخانه
- نظارت در ارجاع و ارسال سوابق مورد نیاز مسئولین واحدها
- انجام سایر اموریكه در حدود وظایف از طرف مافوق ارسال می‌گردد
