ساماندهی و مدیریت معنایی اسناد
عبارت‌های مختلفی برای بیان این منظور به کار می‌روند: خلاصه‌برداری، استخراج اطلاعات، شناسه‌گذاری، نمایه‌سازی و فهرست‌نویسی و غیره که هدف از تمامی این موارد استخراج و خلاصه‌برداری از اسنادی است که قرار است اسکن شده و در نرم‌افزار آرشیو الکترونیکی وارد گردند به نحوی که با استفاده از این اطلاعات استخراج شده بتوان اسناد موردنظر را یافته و به آن‌ها دسترسی پیدا نمود. یا به تعریفی دیگر، منظور از شناسه گذاري، خلاصه‌برداری یا استخراج اسناد، ثبت اقلام اطلاعاتي ( كليد واژه هاي فنی و عمومی) مرتبط با هر سند و پرونده و ثبت نام و مسير فايل الكترونيكي حاوي متن سند در بانك اطلاعاتي مي باشد. معمولا براي شناسه گذاري اسناد از نرم افزار ثبت كليدواژه‌ها استفاده مي شود که معمولا این قابلیت در نرم‌افزارهای آرشیو الکترونیکی موجود است.
استفاده از نرم افزار های دبیرخانه، اتوماسیون آنلاین و بایگانی آنلاین برای بالابردن راندمان به سازمان ها پیشنهاد می شود.
نمایه چیست ؟
به طور ساده نمایه سیاهه ای نظام یافته است
هر مجموعه اطلاعاتی نیازمند نمایه است . دفترچه تلفن ساده ترین نوع نمایه می باشد
نمایهIndex : واژه ایندکس با ریشه لاتین Indic گرفته شده که در قرن 16 به طور کامل وارد زبان انگلیسی شد
نمایه سازی سنتی به شکل ساده اساسی ترین کلمات متن را جمع آوری می کند،الفبایی می کند، و آدرس صفحات را می دهد.
نمایه وسیله ای است برای هدایت منظم به یک متن، محتوا، مجموعه ای از مدارک و یا هر گونه اطلاعات ضبط شده ای که به شکل معمولا الفبایی مرتب شده باشد و با استفاده از شیوه خاص و نظام ارجاعی مشخص ، موقعیت و محل هر مطلب را در بازیابی اطلاعات نشان دهد.
تعریف نمایه
طبق استاندارد نمايه سازي بريتانيا نمايه سياهه نظام يافته مدخلهايي است كه به منظور كمك به استفاده كنندگان در جايابي اطلاعات يك مدرك (سند) ساخته مي شود.
انجمن نمايه سازان امريكا : نمايه عبارت است از يك رشته محلهاي دستيابي سازمان يافته كه استفاده كننده را از اطلاعات معلوم به اطلاعات اضافي ناشناخته ، راهنمايي مي كند.
نمايه راهنماي نظام يافته محتواي مجموعه اي از آثار نظير مقاله هاي يك يا چند مجله است.
نیاز به نمایه
هدف اساسی کتابخانه ها ، حفظ و انتقال اطلاعات و دانش از نسلی به نسل دیگر بوده است. این ساز و کار رویکردی مشترک دارد یعنی :
جمع آوری ، ذخیره اطلاعات و استفاده به محض درخواست یکی از راهﻫﺎی سازماندهی اطلاعات نماﯾﻪسازی است
اهداف نمایه سازی
نمایه دارای دو هدف کلی است زمان و تلاش برای یافتن اطلاعات را به حداقل میزان کاهش دهد و موفقیت جستجوی استفاده کننده را به حداکثر برساند. ( انتخاب واژه مناسب در زمان کمتر و با تلاش کمتر)
نمایه ها و چکیده ها به ارزش سند می افزایند.
نمایه یک فرا داده است ( داده ای در مورد داده ها )
فضای نمایه دارای دو گزاره مربوط به سند نمایه شده است . شمول و عدم شمول یعنی چه چیزی در نمایه وجود دارد و چه چیزی در نمایه وجود ندارد.
به طورکلی : برقراری ارتباط میان مفاهیم، تنظیم شناسه ها به ترتیبی نظام مند و موثر، شناسایی سریع مدارک در یک مجموعه و سازماندهی اطلاعات بهقصد بازیابی سریع و آسان مدارک
