انجام نقش مدیریت برای اولین بار می تواند کمی مشکل باشد. البته به راحتی می توانید انواع و اقسام مقاله، نظرسنجی و منابع دیگر در مورد مدیر شدن برای اولین بار را پیدا کنید، اما هیچ کس به شما راز و رمز این کار را یاد نخواهد داد. با این وجود می توانید مطمئن باشید با اعتماد به حس درونی خود، اشتباه کردن و آموختن از اشتباهات و از همه مهم‌تر گوش دادن به تیم خود درس های زیادی درباره مدیریت خواهید آموخت.
سه راهکار خاص وجود دارد که می توانید برای توانمندسازی تیم – و همچنین خودتان به عنوان مدیر جدید – از آنها استفاده کنید.
برای خلاقیت اهمیت قائل شوید
ممکن است بگویید با وجود این همه مشکلات و تصمیماتی که باید اتخاذ شوند، دیگر زمانی هم برای خلاق بودن باقی می ماند؟ باید بدانید که بدون خلاقیت در جا خواهید زد و برای رویارویی با مشکلات همیشه و هر بار بدیهی ترین و ساده ترین راه حل ها را انتخاب می کنید.
حقیقت این است که امروزه خلاقیت دیگر اختیاری نیست و اکنون بیش از هر زمان دیگری، انتظار می رود مدیران و رهبران خلاق باشند و قادر باشند به تیم های خود کمک کنند تا ایده های جدیدی کشف کنند که منجر به ایجاد فرآیندها، محصولات و خدمات بهتر می شود. برخلاف آنچه اکثر افراد تصور می کنند، خلاقیت باعث کاهش بهره وری تیم شما نخواهد شد.
ممکن است شما به عنوان مدیر از اینکه تیم شما علاقه دارد که وقت خود را برای یادگیری در مورد سایر زمینه های کسب و کار و گسترش مهارت ها صرف کند، واهمه داشته باشید و ترس این را داشته باشید که با این حجم بالای کاری، چطور می توان به فکر خلاقیت و پیشرفت بود. اما اقدام درست این است که ترس خود را رها کنید و به تیمتان اعتماد کنید.
چند مثال از فعالیت هایی که می توانند در این زمینه به شما کمک کنند:
- مشارکت در پروژه های ارتباطات داخلی، مانند خبرنامه شرکت
- دنبال کردن و به اشتراک گذاری مقاله ها، فیلم ها و پادکست های مفید و سپس جستجو ی راه هایی برای استفاده از آن ها در فعالیت های روزانه
- صرف زمان برای بازی و سرگرمی
به این ترتیب تیم شما همچنان روی مسئولیت های اصلی خود تمرکز خواهد کرد، اما شما می توانید از مزایای مهارت های های جدید افراد تیم نیز بهره مند شوید. صرف زمان برای صحبت و اندیشیدن و بازی و سرگرمی به شما کمک می کند تا به عنوان یک تیم با هم پیوند عمیق تری داشته باشید. ممکن است این‌گونه فعالیت ها به گمان برخی افراد صرفا اتلاف وقت باشد، اما در واقع شما با انجام این کار در حال ایجاد فضایی آرام، راحت و خالی از استرس برای تیمتان هستید و این باعث می شود که بتوانید بدون ترس و خجالت، بازخورد های صادقانه و ایده های ارزشمندی را به اشتراک بگذارید.
با استفاده از تقویم کاری، در مدیریت زمان و امور خود موفق تر عمل کنید.
یک پایگاه دانش داشته باشید
ما همیشه در جستجوی پاسخ برای مشکلات و اطلاعات هستیم و این جستجو به زمان نیاز دارد. ما حدود 20 درصد از ساعات کاری خود را صرف جستجوی منابع داخلی یا یافتن پاسخ برای سوالات کاری خود می کنیم. اما اگر یک پایگاه دانش با قابلیت جستجو ایجاد شود، می توان زمان جستجو را تا 35 درصد کاهش داد.
وقتی تیم ها دانش خود را مکتوب کرده و در یک پایگاه دانش به اشتراک می گذارند:
- انتقال دانش از شخصی به شخص دیگر آسان‌تر و سریع‌تر است
- فرآیندها، دستورالعمل ها، اهداف و جزئیات مهم از بین نمی روند و فراموش نمی شوند
می دانیم که داشتن یک پایگاه دانش مزایای زیادی دارد، اما ایجاد آن کاری نیست که بتوان آن را کوچک پنداشت – حتی برای تیمی از نویسندگان! باید از تیمتان درخواست کنید تا مقالات راهنما را با نوشتار واضح و قالب بندی ثابت ایجاد کنند و دستورالعمل ها و فرآیندهای مهم را در آنها بگنجانند.
انجام این کار ممکن است چند ماه زمان ببرد، اما لازم است برای آن زمان بگذارید و سرمایه گذاری کنید و روی ایجاد یک پایگاه دانش برای تیم خود متمرکز شوید. ما در دانا پرداز متوجه شدیم که با ایجاد این منابع، در واقع در هزینه و زمان خود صرفه جویی کرده ایم. اکنون، ما به جای تکیه بر حافظه، دستورالعمل های واضح و در دسترس برای ارجاعات روزانه و اهداف آموزشی در دسترس داریم.
- ایده های خود را فهرست و رتبه بندی کنید. بزرگ‌ترین نیازهای شما چیست؟ چه چک لیست ها، یادآوری ها یا مراحل پیچیده ای نیاز به مستند سازی دارند؟ متداول ترین سؤالاتی که برای تیم شما پیش می آید چیست؟ پس از ایجاد لیست، موارد را بر اساس اهمیت رتبه بندی کنید.
- از موارد کوچک تر شروع کنید و به آهستگی پیش بروید. روی مواردی که بیشترین تأثیر را در کار روزانه شما دارند متمرکز شوید. پس از پیشرفت کار، می توانید در مورد سایر راهنماها و منابع موجود در لیست خود نیز تصمیم گیری کنید.
- به دنبال ایده ها و نکات جدید باشید. می توانید در ابتدا با مشاهده پایگاه های دانش دیگر، ایده بگیرید و از آنها به عنوان طرح استفاده کنید.
- اطمینان حاصل کنید که به طور مرتب اطلاعات را به روز و دقیق نگه می دارید.
همیشه از تیمتان بازخورد بخواهید
توجه به بازخوردها به شما فرصتی برای پیشرفت به عنوان رهبر می دهد و در صورتیکه این بازخوردها جدی گرفته شوند، به افراد تیم نشان داده می شود که نظرات آنها برای شما اهمیت دارد. ممکن است درخواست بازخورد از کارکنان برای شما در ابتدا کمی دشوار باشد، اما باید بدانید که مفید و موثر بودن انجام این کار در کسب و کارها و مطالعات مختلف ثابت شده است و شما با انجام ندادن این کار تنها خودتان را از فواید آن بی نصیب می کنید.
البته شما به عنوان مدیر وظایف مختلفی را به افراد تیمتان تفویض اختیار می کنید اما واگذاری مسئولیت ها بدون آنكه از افراد بپرسیم چه نوع كار و فعالیتی واقعاً باعث ایجاد انگیزه در هر آنها می شود و با روحیات و علایق آنها سازگار است، اشتباه است. در واقع نباید آنقدر نگران پروژه ها و مهلت انجام آنها باشید که فراموش کنید روحیه تیم و خواسته های آنان را بررسی کنید و به بازخوردهای آنها توجه کنید.
به تیم خود گوش کنید و از آنها لیستی از پروژه ها و فعالیت های مورد علاقه شان را بخواهید و به تیم خود اعتماد داشته باشید. با انجام این کار متوجه خواهید شد که تیم شما نظراتش را صادقانه با شما در میان می گذارد و شما نیز با اعتماد به آنها قدری از اضطرابتان برای به عهده گرفتن مسئولیت ها و یک موقعیت جدید را کاهش می دهید.
گاهی اوقات بازخورد افراد چندان باب میل شما نخواهد بود، اما همین بازخوردها بینش ارزشمندی را فراتر از آنچه شخصا می دانید، می بینید و درک می کنید به شما ارائه می دهند. اگر از تیم خود بازخورد بخواهید و سپس به آن ها عمل کنید؛ تیم شما احساس می کند که درک شده است و نظرات آنها شنیده می شود.
کلام آخر
اعضای تیم شما روبات های بی احساس نیستند. آنها نیازها، امیدها و خواسته های خود را دارند. اگر خوش شانس باشید، آنها آرزو دارند که سخت کار کنند و برآورده شدن آرزوهایشان را در کار خود پیدا کنند. به آنها گوش کنید و مراقب آنها باشید. در واقع مهم‌ترین کار شما این است که بپرسید، گوش دهید و عمل کنید. اگر به این اصل توجه کنید، در نهایت راه هایی برای بهبود کار خودتان و تیمتان پیدا خواهید کرد.
