۱- پوشه وسیله ای است برای :
1) قرار دادن چندین پرونده مربوط به هم
2) نگهداری مکاتباتی که تعداد آنها زیاد است
3) تنظیم و نگهداری مکاتبات
4) موارد 1 و 2 صحیح است
2- نوعی از پوشه های مقوایی است و برای ضبط و نگهداری مکاتباتی که تعداد آنها زیادتر است استفاده می شود؟
1) پوشه
2) کلاسور
3) کارتن و بایگانی
4) کارکابل
3- نوعی پوشه است که سه طرف آن بابند بسته می شود و داخل آن چندین پرونده قرار می گیرد؟
1) کارتن بایگانی
2) کلاسور
3) قفسه های بایگانی
4) کازیه
4- کازیه چه وسیله ای است ؟
1) پوشه ضخیم مقوایی است که از چند صفحه تشکیل شده است
2) جعبه ای است چند طبقه که نامه های مورد بررسی در آن قرار داده می شود
3) نوعی پوشه است که سه طرف آن با بند بسته می شود
4) نوعی پوشه مقوایی است
5- پوشه ضخیم مقوایی است که از چند صفحه تشکیل شده است ؟
1) کازیه
2) قفسه های بایگانی
3) کلاسور
4) کارتابل
6- طراحی و مستقر شدن وسایل منشی گری چگونه باید باشد ؟
1) بطوری که در اسرع وقت و با سهولت بتوان به آن وسایل دست یافت
2) طوری که منشی مایل باشد
3) طوری که مدیرعامل مایل باشد
4) همه موارد
7- یکی از رایج ترین وسایل تکثیر مکاتبات ، اسناد و مدارک و دستگاه ……………………….. است.
1) اینترنت
2) دستگاه فکس
3) دستگاه فتوکپی
4) ویدیو
8- ماشینی است الکترونیکی که اطلاعات داده شده را بر طبق برنامه ریزی های تنظیم شده بررسی و پاسخ مورد نیاز را با سرعت حیرت انگیز و دقت بسیار بالا در اختیار کاربر قرار دهد.
1) ضبط صوت
2) کامپیوتر
3) تلویزیون
4) ماشین حساب
9- مهمترین وظایف کامپیوتر کدام مورد می باشد؟
1) دریافت و ذخیره اطاعات در قسمت حافظه
2) انتقال اطلاعات از حافظه به قسمت های دیگر
3) دریافت اطلاعات خروجی و تبدیل آنها به پردازش
4) موارد 1 و 2
10- به مجموعه اجزایی گفته می شود که کاربر (User) از طریق آنها قادر به استفاده از دستگاه یا وسیله مورد نظر است ؟
1) ماوس
2) واحد وردی
3) واحد کنترل
4) رابطه کاربر
11- از ابزار ذخیره سازی اطلاعات است که می توان اطلاعات را از روی آنها بازیافت کرد؟
1) ماوس
2) چاپگرهای لیزی
3) حافظه جانبی
4) حافظه اصلی
12- برگی که اطلاعات در آن درج می شود چه نام دارد ؟
1) سند
2) داده
3) پیک سخت
4) پیک نرم
13- ………………………… ابزار ذخیره سازی اطلاعات در داخل کامپیوتر است که برنامه هنگام اجرا شدن در آن حفظ و نگهداری می شوند.
1) داده
2) سند
3) حافظه اصلی
4) چاپگرهای لیزری
14- انتقال اطلاعات به مقام بالاتر جهت اتخاذ تقسیم یا استفاده علمی فنی یا اداری از آن را ……………………………. می گویند.
1) دستور
2) گزارش
3) یادداشت
4) خلاصه کار
15- برطرف کردن نیازهای اطلاعاتی مدیر، اطلاع مدیر از کیفیت و کمیت پیشرفت کار و ارایه آمار فعالیت ها به مقام بالاتر سازمان از اهداف کدام گزینه می باشد؟
1) یادداشت
2) نامه
3) خلاصه کار
4) گزارش
استفاده از اتوماسیون اداری و دبیرخانه آنلاین برای سازمان ها و افزایش راندمان کاری آن ها پیشنهاد می شود.
16- در بایگانی های نسبتاً بزرگ برای تنظیم پرونده های افراد از چه روشی استفاده می شود؟
1) روش الفبایی ساده
2) روش شماره گذاری مسلسل
3) روش موضوعی مرکب
4) روش موضوعی ساده
17- از رایج ترین و اصولی ترین روش بایگانی مکاتبات اداری به شمار می رود؟
1) روش موضوعی
2) روش اصلی
3) روش سازمانی
4) روش الفبا
18- این روش برای واحدهایی است که حجم مکاتبات اداری آنها وسیع و گسترده است ؟
1) روش موضوعی ساده
2) روش الفبایی ساده
3) روش شماره گذاری مسلسل
4) روش موضوعی مرکب
19- در این روش پرونده ها به ترتیب تشکیل پرونده ، شماره گذاری شده و با توجه به شماره آنها در قفسه ها بایگانی می شوند؟
1) روش الفبایی ساده
2) روش موضوعی ساده
3) روش موضوعی مرکب
4) روش شماره گذاری مسلسل
20- از روش های متداول حوزه مدیریت می باشد که برای هر سازمان، به نام آن واحد تشکیل پرونده می شود؟
1) روش اسمی
2) روش سازمانی
3) روش الفبای
4) روش موضوعی
21- مسئول دفتر ، چه اقداماتی را پس از دریافت نامه های وارده انجام می دهد؟
1) اطمینان از ارتباط نامه وارده به حوزه مدیریت
2) کنترل نامه از نظر امضاء شماره و پیوست ها
3) ارایه نامه محرمانه به اشخاص
4) موارد 1 و 2
22- به روش طبقه بندی ، تنظیم ، کدگذاری اسناد و مدارک و پرونده ها طبق روش سیستم صحیح به نحوی که بتوان با سرعت و سهولت به سابقه مورد نظر دسترسی پیدا کرد…………………………… گفته می شود.
1) دبیرخانه 5
2) بایگانی
3) ثبت
4) موارد 2 و 3
23- اسناد و پرونده های یک سازمان چگونه طبقه بندی می شوند؟
1) بر مبنای یک شاخص معین مثل اسم افراد
2) بر مبنای موضوع و مفاد آن
3) بر مبنای تاریخ ، شماره سند، نام موسسه
4) همه موارد
24- مجموعه ای از اسناد و مدارک که ارتباط با یک موضوع و یا شخص و یا سازمان در یک پوشه یا کلاسور تنظیم شده اند ……………………. می گویند.
1) کارتن بایگانی
2) پوشه
3) پرونده
4) فرم مخصوص
25- تنظیم پرونده بر حسب شماره مربوط به کدامیک از روشهای طبقه بندی می باشد؟
1) الفبایی محض
2) شماره ای محض
3) الفبایی- شماره ای
4) شماره رمز الفبایی
26- با توجه به مثال بگویید با کدام سیستم طبقه بندی شده است ؟ مثال : احمدی – حسن
1) سیستم الفبایی شماره ای
2) سیستم موضوعی
3) سیستم شماره ای موضوعی
4) سیستم الفبایی ساده
27- در چه مواقعی از دفتر راهنما برای استفاده در پرونده های اسمی (پرسنلی) استفاده می شود؟
1) مواقعی که پرونده ها کد و یا شماره ندارند
2) در مواقعی که به پرونده ها کد و یا شماره اختصاص داده می شود
3) مواقعی که پرونده ها به ترتیب حروف الفبا ثبت شده باشند
4) همه موارد
28- با توجه به مثال بگویید مربوط به کدام سیستم طبقه بندی و تنظیم اسناد و پرونده می باشد؟ مثال : حروف الف حسن احمدی
1) سیستم شماره رمز الفبایی
2) سیستم موضوعی
3) سیستم الفبایی- شماره ای
4) سیستم الفبایی
29- با توجه به مثال بگویید مربوط به کدام سیستم طبقه بندی اسناد و پرونده می باشد؟ مثال :
1) سیستم شماره موضوعی
2) سیستم الفبایی
3) سیستم الفبایی شماره ای
4) سیستم موضوعی
30- در این سیستم به جای حروف الفبا به طبقات موضوعی شماره رمز داده می شود؟
1) سیستم تنظیم تاریخی
2) سیستم شماره موضوعی
3) سیستم الفبایی
4) سیستم الفبایی شماره ای
