شما به عنوان یک مدیر، علاقه‌مندید که بتوانید سرعت انجام کارهای جاری و روزمره را در سازمان خود بالا ببرید. اما واقعیت این است که معمولا زمان زیادی صرف انجام مکاتبات و رسیدگی به درخواست‌ها و نامه‌ها می‌شود. در این بین سیستم اتوماسیون آنلاین اداری می‌تواند نقش بسزایی در کاهش این زمان داشته باشد.
تحقیقات گروه WFMC (تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار – ۲۰۰۶) نشان می‌دهد سازمان‌ها و شرکت‌های سنتی عملا تنها از ۳۰٪ زمانی که صرف فرایندهای خود کرده‌اند، ارزش افزوده دریافت می‌کنند و از ۷۰٪ باقیمانده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود.
سیستم اتوماسیون اداری، با خودکارسازی بخش‌های متنوعی از فرایندهای اداری، راه‌حلی جهت رفع مشکلات مطرح شده در بالا محسوب می‌شود. در ادامه، برخی از تعاریف متعددی که در زمینه‌ی اتوماسیون اداری ارزان ارائه شده است را مرور می‌کنیم:
اتوماسیون اداری چه کارکردی دارد و مزایای آن چیست؟
تعاریف متعددی از سیستم‌های اتوماسیون اداری ارائه شده است. برخی از این تعاریف به شرح زیر است:
اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه‌ی جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها را بر عهده دارد. بخش‌هایی از این سیستم‌ها عموما شامل نرم‌افزارهای پردازش کلمه، تصویربرداری مستندات، تقویم و غیره است.
در ویکی‌پدیا در تعریف واژه office automation آمده است: «نرم‌افزارهای متنوعی که برای ایجاد، جمع‌آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند. ذخیره‌سازی داده‌های خام، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسب‌و‌کار الکترونیک، فعالیت‌های اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری رایگان را تشکیل می‌دهند. اتوماسیون اداری به خودکارسازی و بهینه‌سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها کمک می‌کند.»
در سایت ویکی‌پدیای فارسی از اتوماسیون آنلاین اداری با عنوان «خودکارسازی اداری» یاد شده است و به عنوان مجموعه‌ای از روش‌های کاری و نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه‌ای که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار می‌رود تعریف شده است.
عبارت اتوماسیون اداری در خارج از ایران به تمامی ابزار‌ها و روش‌هایی که برای فعالیت‌های دفتری به کار برده می‌شود اطلاق می‌شود که امکان پردازش داده‌های نوشتاری، دیداری و شنیداری را با استفاده از کامپیو‌تر امکانپذیر می‌سازند.
اتوماسیون اداری به منظور فراهم آوردن ابزاهایی جهت ساده‌سازی، بهبود و خودکارسازی فعالیت‌های سازمان از جمله مدیریت داده‌های اداری، هماهنگی جلسات و غیره به وجود آمده است. امروزه سیستم‌های اتوماسیون اداری محدود به نگهداری تصویر نوشته‌های دستی نیستند؛ بلکه امکاناتی نظیر تبادل اطلاعات، مدیریت مستندات اداری، کنترل داده‌های عددی، برنامه‌ریزی جلسات و مدیریت برنامه‌های کاری را نیز پوشش می‌دهند.
از جمله بسته‌های نرم‌افزاری که در دنیا به عنوان اتوماسیون ارزان اداری مطرح می‌شوند عبارتند از AppleWorks، Corel WordPerfect، Microsoft Office وSun StarOffice.
به طور کلی آنچه از آن به عنوان سیستم اتوماسیون اداری یاد می‌شود، شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره‌دهی مکاتبات شامل انواع نامه‌های اداری به کار می‌رفت.
امروزه سیستم‌های نرم‌افزاری اتوماسیون اداری در ایران با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرم‌ها، نامه‌ها و به طور کلی مکاتبات اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی شده که در سازمان‌هایی مانند سازمان‌های دولتی و خدماتی، بخش مهمی از کار عملیات سازمان محسوب می‌شود.
اتوماسیون اداری شامل چه بخش‌هایی است؟
یک سیستم اتوماسیون اداری رایگان از بخش‌ها و ماژول‌های مختلفی تشکیل شده است. همانطور که در بالا نیز اشاره شد، امروزه سیستم‌های اتوماسیون اداری تکامل یافته‌اند و طیف وسیعی از فعالیت‌های سازمانی و برون سازمانی را پوشش می‌دهند و به همین دلیل شامل ماژول‌های متنوعی است که هر کدام بخش‌هایی از فرایند‌ها یا فعالیت‌های یک سازمان را در برمی‌گیرند.
دبیرخانه
اصلی‌ترین بخش یک سیستم اتوماسیون اداری بخش مربوط به عملیات دبیرخانه شامل فرایندهای ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی است. این بخش هسته‌ی اولیه و اساسی این سیستم‌ها است.
در این بخش عملیات‌های مختلفی از اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، توزیع و پیگیری چرخه نامه‌های دریافتی تا تهیه‌ی پیش‌نویس، گردش، امضاء، ثبت و چاپ نامه‌های ارسالی انجام می‌شود. در این بخش از اتوماسیون اداری، از ابزارهای ورودی و خروجی متعددی مانند اسکنر، چاپگر، قلم نوری، فکس مودم، ایمیل سرور و غیره استفاده می‌شود.
فرم‌ساز و موتور گردش فرم
نامه‌ها، تنها مستندات یک سازمان نیستند و برخی از مکاتبات سازمان‌ها در قالب فرم‌های اداری و با جریان کاری معینی در سازمان گردش پیدا می‌کنند. به همین دلیل بخش دیگری به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده که به نام «فرم‌ساز و موتور گردش فرم» شناخته می‌شود.
این بخش وظیفه‌ی طراحی انواع فرم‌های سازمانی و گردش آن‌ها را در قالب جریان‌های کاری از پیش تعریف شده دارد. ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات این فرم‌ها به طور کامل در سیستم اتوماسیون اداری مدیریت می‌شوند.
مدیریت جلسات و ساماندهی
برنامه‌ریزی جلسات، قرارهای کاری، پیگیری و مدیریت آن‌ها و نگهداری مستندات مربوط به آن‌ها از جمله مهم‌ترین بخش کارهای اداری یک سازمان به شمار می‌آید و زمان زیادی را نیز به خود اختصاص می‌دهد.
یکی از بخش‌های اتوماسیون اداری به تنظیم، ثبت و نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات و مستندات آن‌ها اختصاص می‌یابد. این بخش معمولا شامل تقویم کاری، مدیریت جلسات و قرارهای کاری، مدیریت فعالیت‌ها و پروژه‌ها و غیره است.
آرشیو الکترونیک
با گذشت زمان و افزایش تعداد و حجم مستندات در سازمان، نیاز به ابزاری جهت آرشیو و بایگانی آن‌ها وجود دارد. بسیاری از سیستم‌های اتوماسیون اداری بخشی را نیز به عنوان آرشیو الکترونیک و مدیریت مستندات دارند که علاوه بر نگهداری و دسته‌بندی اسناد سازمانی، امکان جستجو و دستیابی سریع و آسان را نیز فراهم می‌کنند.
استفاده از نرم افزار بایگانی برای مدیریت بهتر مستندات پیشنهاد می شود.
پرتال مکاتبات برون سازمانی
فراهم آمدن بسترهای جدید ارتباطی بر مبنای شبکه‌های کامپیوتری، موجب شده دولت‌ها و سازمان‌ها به منظور کاهش هزینه‌های ایاب و ذهاب و افزایش رضایت‌مندی و تسریع در ارائه‌ی خدمت به ارباب رجوع، امکان ارسال و پیگیری درخواست و کارهای اداری در محیط خارج از سازمان را یک الزام بدانند.
برای پاسخ به این الزام سازمان‌ها و در راستای طرح تکریم ارباب رجوع بخش پرتال برون سازمانی نیز امروزه به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده تا امکان ردگیری مکاتبات را در خارج از سازمان و برای کاربران برون سازمانی فراهم کند.
کارتابل آفلاین
اتوماسیون اداری با توجه به پراکندگی جغرافیایی سازمان‌ها و نوع دسترسی به آن‌ها تنوع یافته‌اند. برخی از آن‌ها در شبکه محلی قابل دسترس هستند و برخی دیگر نرم‌افزار اتوماسیون تحت وب هستند.
در سیستم اتوماسیون اداری تحت وب برای قسمت‌هایی از نرم‌افزار که اهمیت ویژه‌ای دارند نوع آفلاین نیز در نظر گرفته می‌شود تا در شرایطی که دسترسی به اینترنت با سرعت مطلوب امکانپذیر نیست بتوان به صورت غیر برخط به اطلاعات دست یافت.
از جمله‌ی آن‌ها می‌توان به کارتابل آفلاین اشاره کرد. شما به عنوان مدیر یک سازمان می‌توانید کارتابل خود را در هر نقطه جغرافیایی مرور کرده و امور مربوط به نامه‌ها را انجام دهید و در اولین برقراری ارتباط با سیستم آن‌ها را به‌روز کنید.
بخش‌های دیگری نیز به تدریج به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده که هر کدام از آن‌ها جهت افزایش مکانیزاسیون کار‌ها در سازمان و تسهیل ارائه‌ی خدمات درون و برون سازمانی ایجاد شده‌اند:
- صندوق پیام
- سامانه ارسال پیام کوتاه
- سامانه ارسال و دریافت فکس و پست الکترونیک
- گزارش‌ساز
