امروزه با رشد و توسعه همه جانبه ی اجتماعی، اداری، اقتصادی و … اسناد و مدارک تولید شده در همه ی سازمان ها رو به افزایش گذاشته است. حجم زیاد اسناد و مدارک باعث بروز مشکلات زیادی مانند نداشتن دسترسی به موقع و آسان، نداشتن فضای فیزیکی کافی برای نگهداری، مشکلات امنیتی شده است. بنابراین وجود سیستم مدیریت کار اسناد به امری حیاتی در تمام شرکت ها و کسب و کار ها تبدیل شده است.
اهمیت وجود سیستم مدیریت اسناد DMS
نگهداری و بایگانی اسناد کاغذی درون قفسه های موجود در اتاق های بزرگ، دیگر پاسخ گوی نیاز کسب و کار های امروزی نمی باشد. لذا با وجود تکنولوژی و گسترش کاربرد های فناوری اطلاعات، مدیریت اسناد و مدارک نیز تغییر کرده و به عنوان یک علم مورد توجه قرار گرفته است.
ممکن است بازیابی اطلاعات پرونده ها در مواقع مورد نیاز، جهت انجام وظایف مختلف به دفعات زیادی لازم شود، که در صورت رعایت نکردن اصول و قواعد خاص، منجر به اختلال های جدی در سیستم اداری خواهد شد. از طرفی انجام وظایف قانونی و اجرای درست مسئولیت ها در قبال آرشیو کردن اسناد، ضرورت ایجاد تشکیلات درست و منسجم مدیریت پروژه اسناد و مدارک را در هر سازمانی با هر اندازه ای اجتناب ناپذیر کرده است.
هدف از داشتن سیستم مدیریت اسناد چیست؟
هدف از داشتن سیستم مدیریت اسناد برطرف کردن مشکلاتی است که در سیستم های سنتی نگهداری و آرشیو اسناد و مدارک کاغدی وجود داشت. به عبارت دیگر وجود استاندارد برای نگهداری، کنترل، حفاظت و بازیابی اسناد، تهیه فهرست و جداول کاربردی، ارائه خدمات مشورتی و آموزشی و … به شیوهای کاملا اقتصادی، کارآمد، بهینه و الکترونیکی است.
تعریف سیستم مدیریت اسناد و مدارک DMS
سیستم های مدیریت اسناد مختلفی برای کارکرد های متفاوتی وجود دارد. ولی به صورت کلی نرم افزار مدیریت کار آنلاین اسناد Document Management System نرم افزاری است که به شما امکان ذخیره سازی و پیگیری انواع اسناد و مدارک را، به صورت الکترونیکی و هوشمند می دهد. این نرم افزار ها در ابعاد و اشکال مختلف وجود دارند که شما می توانید مطابق با نیاز های خود می توانید از مزایای آن ها بهره مند شوید.
مزایای سیستم های مدیریت اسناد و مدارک
همانطور که گفته شد این نرم افزار ها در اشکال و ابعاد مختلفی وجود دارند. اما یک سری ویژگی ها و امکانات مشترکی را در اختیار کاربران قرار می دهند که در ادامه به برخی از آن اشاره می کنیم.
• ساماندهی خودکار اسناد با تعریف قوانین خاص
• اشتراک و کنترل دسترسی افراد به اطلاعات
• جستجو و پیگیری اسناد مورد نیاز با استفاده از واژگان کلیدی
• امکان بازیابی نسخه های اسناد پیش از تغییرات
• کاهش فضای ذخیره سازی و دسترسی قابل انعطاف
• کنترل و بهبود اشتراک گذاری اسناد و افزایش ضریب امنیت
• بهبود عملیات داخلی و رضایت مشتریان
• قابلیت یکپارچه شدن با اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای سازمانی
• دریافت اسناد از انواع ورودی‌ها نظیر اسکنر، دورنگار، پست الکترونیک
• دسترسی به تاریخچه اسناد و مشاهده نسخه‌های دلخواه
