تصورش دشوار است که در قرن بیست و یکم با بحرانی جهانی مواجه شویم که تمام مرزهای جغرافیایی کشورها را در نوردد و زندگی تمام مردم جهان را تحت تأثیر خود قرار دهد. با شناسایی ویروسی به نام COVID-19 یا کرونا، در یکی از شهرهای کشور چین به نام ووهان در دسامبر ۲۰۱۹ ، این بحران آغاز گردید. به فاصله‌ی اندکی پس از شیوع آن در چین، به سرعت در تمام کشورهای جهان گسترش یافت و ضمن بر هم زدن نظم حاکم در تمامی بخش‌های اقتصادی، سیاسی،آموزشی، ورزشی، هنری، ادبی و … در کشورها، موجب زیان‌های بعضاً جبران‌ناپذیری در سرتاسر جهان شده است.
متاسفانه، کشور ما نیز از بزرگ‌ترین آسیب دیدگان ناشی از همه‌گیری این ویروس جهانی است. شیوع این ویروس در کشور موجب تعطیلی و ورشکستی بسیاری از مشاغل و کسب و کارها شده است. برای جلوگیری از شیوع کرونا، بسیاری از کسب و کارهای دولتی و خصوصی، موظف به انجام دورکاری شدند.
در این نوشتار قصد داریم برای برون رفت از این مخاطرات در فضای کسب و کارهای ایرانی یک راه حل عملی پیشنهاد کنیم.
راه برون رفت سازمان‌ها در ایران در مواجهه با کرونا چیست؟
ویروس کرونا علی‌رغم آسیب‌های بسیارش، باعث شد که ما تصورتمان را برای بهینه‌سازی فعالیت‌هایمان و ایجاد تغییرات سازنده برای کسب و کار تغییر دهیم.
در شرایط کنونی، اکثر کسب و کارها به این مهم اذعان دارند که می‌توانند همه فعالیت‌ها یا بخش قابل توجهی از فعالیت‌هایشان را به صورت دورکاری انجام دهند. شاید تا پیش از این بحران، پذیرش این موضوع برای بیشتر صاحبان کسب و کار و مدیران دشوار بود و گمان نمی‌کردند که روزی باید از شکل سنتی و رسمی کسب و کار خود خارج بشوند و به دفاتر مجازی، دورکاری و سبک کارهای غیر رسمی روی بیاورند.
چرا دورکاری؟
دغدغه‌های ما در زندگی در مواجه با ویروس کرونا بسیار است. اما بخش مهمی از دغدغه‌های ما مربوط به مسائل اقتصادی و کسب درآمد است. همه ما، چه در جایگاه کارفرما باشیم و چه در جایگاه کارمندی، در حال طی کردن سخت‌ترین روزهای زندگی‌مان هستیم. نه می‌توانیم کسب کارمان را تعطیل کنیم تا ورشکست شویم؛ نه می‌توانیم چشمانمان را روی مخاطرات جدی در مراجعات حضوری و رفت و آمدهایمان به محل کارمان ببندیم. دورکاری ما را از مخاطراتی که با حضور فیزیکی در محل کسب و کار با آن مواجه می‌شویم دور می‌کند و از سوی دیگر موجب بازگشایی و ادامه فعالیت کسب و کارها در این شرایط تا زمان خروج از این بحران خواهد بود.
نرم افزار های سازمانی مانند نرم افزار اتوماسیون اداری، دبیرخانه، بایگانی آنلاین برای بالابردن راندمان کاری پیشنهاد می شوند.
دوری کاری، پاسخی به دغدغه‌های مدیران
دورکاری مانند هر پدیده نو ظهور دیگری مزایا و معایبی دارد. شاید مهم‌ترین نکته در خصوص معایب دورکاری کاهش ارتباطات مستقیم سازمانی باشد که به موجب آن تعاملات رنگ و بوی مجازی به خود می‌گیرد و صمیمت فضای حضوری کاهش می‌یابد.
اما چاره چیست؟ ما در شرایط بحرانی ناگزیریم که محدودیت‌های ارتباطی را بپذیریم.
با نیم نگاهی به مزایای دورکاری چه برای کارکنان و چه برای کافرمایان و مدیران، می‌توان به انعطاف‌پذیری ساعات کار، کاهش هزینه‌های رفت و آمد و خستگی‌های ناشی از آن به ویژه در کلان شهری مثل تهران و کاهش هزینه‌ها و مخارج جاری شرکت و… اشاره نمود.
در این پست قصدمان بررسی مزایا و معایب دورکاری نیست، اما دغدغه مدیران در بحث دور کاری، بهره‌وری و کارایی تیم‌ها و کارکنان است. یکی از دغدغه‌های مهم مدیران در شرایط دورکاری این است که، کارکنانی که هم اینک در سازمان حضور ندارند؛ چقدر مشغول انجام فعالیت‌های محول شده سازمان در منزل هستند؟ به وظایف و کارهای محول‌شده رسیدگی می‌کنند یا نمی‌کنند؟ خلاصه دل به کار می‌دهند یا نه؟
در این شرایط اگر شما یک ابزار مناسب برای ثبت وظایف و تخصیص وظایف به کارکنان در اختیار داشته باشید؛ امکان دستیابی به موارد زیر برای شما فراهم می‌شود:
- مشخص کردن گروه‌های کاری و اعضای آن‌ها
- تعریف وظایف و تخصیص آن به افراد مربوطه و مسئولین انجام هر کار
- تعیین مهلت اقدام برای وظایف محول شده
- نظارت و بررسی اقدامات صورت گرفته
- پیگیری وظایف و کارهای محول شده به افراد
- امکان گزارش‌گیری از اقدامات صورت گرفته
- و…
وقتی کارکنان شما فهرست طبقه‌بندی شده‌ای از وظایف و کارها داشته باشند و نتایج اقدامات خود را در سامانه مربوط به آن ثبت و منعکس کنند؛ شما تا حدی زیادی از میزان فعالیت‌های کارکنان و زمانی که برای انجام آن صرف می‌کنند؛ مطلع می‌شوید. کارکنان هم از این حیث آسوده‌اند که نتایج کارها و اقدامات آن‌ها مورد مطالعه و بررسی قرار خواهد گرفت.
با دورکاری، کارایی کارکنان را افزایش دهید
هنر مدیران در شرایط دورکاری، حفظ و در مواردی افزایش بهره‌وری گروه‌های کاری در سازمان است. مدیران باید بتوانند به اندازه زمان استاندارد کاری، برای اعضای تیم، کار اثربخش تعریف کنند و سپس بر روی اقدامات صورت گرفته نظارت داشته باشند که اعضاء تا چه حد به زمان‌بندی کارها و تعهداتشان پایبند هستند.
شما نیاز به سیستمی دارید که امکان تعیین مدت زمان انجام کارها و زمان‌بندی انجام آن‌ها را داشته باشد؛ تا بتوانید ظرفیت گروه‌های کاری و برنامه زمانی پروژه‌ها و کارها را تنظیم و پیگیری کنید. در عین حال کارهای با اولویت بالا و کارهایی که وزن زیادی دارند را مشخص و اولویت‌بندی کنید.
اعتماد، اعتماد می‌آفریند
بسیاری از مدیران در طول دوره کاری خود بارها با پیشنهاد دورکاری سازمانی از سوی برخی از کارکنان خود مواجه شده‌اند؛ اما به دلیل نبود فضای اعتماد، این امکان را در اختیار کارمند خود قرار نداده بودند.
فرصت دورکاری و استفاده از سیستم‌های مربوط به مدیریت کارها و وظایف برای پیشبرد فعالیت‌ها در سازمان‌ها موجب شده است؛ اعتمادی دوسویه بین مدیران و کارکنان شکل گیرد. بسیاری از کسب و کارها در ایران با دورکاری در شرایط عادی هم می‌توانند بهره‌وری خود را حفظ نمایند. برخی از کارکنان در دوران دورکاری اثربخشی فعالیت‌های خود را به اثبات رسانیده‌اند و توانسته‌اند اعتماد مدیران را در این آزمون و توفیق اجباری به دست بیاورند. لاجرم با عبور از بحران‌هایی اینچنین، به واسطه اعتماد به کارکنان، بهره‌مندی از قابلیت‌ها و امکانات سیستم‌های مدیریت وظایف و کارها افزایش چشمگیری خواهد یافت. شاید مهم‌ترین نتیجه دورکاری و استفاده از سیستم‌های هوشمند مدیریت وظایف در این شرایط، فراهم شدن بستری برای فرهنگ کاری اعتماد متقابل در سازمان‌هاست.
تا اینجا نیاز شما را یک سیستم مدیریت کارها و وظایف ساده مرتفع می‌کند، اما ممکن است مسائل و دغدغه‌های بزرگ‌تری نیز داشته باشید:
تبادل اسناد و مدارک مورد نیاز در سیستم مدیریت کارها
امروزه اکثر سیستم‌های مدیریت کار و وظایف امکان تبادل اسناد و مدارک و الصاق کردن آن‌ها را به کارها فراهم کرده‌اند و بدون دغدغه می‌توانید گزارش‌ها و مستندات مورد نیاز برای کارها یا گزارش‌های اقدامات انجام شده بر روی کارها را بررسی و مشاهده کنید.
اگر مدیر چند گروه کاری هستید، دنبال یک سیستم جامع مدیریت وظایف باشید.
در دورکاری، مهم‌ترین دغدغه شما به عنوان مدیر یک کسب و کار یا مدیر مجموعه‌ای از گروه‌های کاری در یک شرکت دولتی یا خصوصی این است که که چگونه می‌توانید یک یا چند گروه کاری را به صورت همزمان مدیریت کنید؟
سیستم‌های مدیریت کارها و وظایف به شما به عنوان یک مدیر این امکان را می‌دهند تا:
- گروه‌های کاری مختلف تعریف کنید؛
- برای هر تیم مدیر پروژه یا سرپرست مشخص کنید؛
- و به صورت جداگانه پروژه و گروه‌های کاریتان را مدیریت کنید.
تعامل و تبادل نظر در سیستم مدیریت کارها چگونه برقرار می‌شود؟
با کاهش سطح ارتباطات رسمی، ابزارهای تعاملی به کمک کارکنان و مدیران آمدند تا بتوانند بخشی از این خلاء را جبران کنند. تقریباً اکثر سیستم‌های مدیریت کارها و وظایف استاندارد، امکان تبادل‌نظر و تعامل “Convertion” را ذیل فعالیت‌ها و کارها فراهم کرده‌اند. در واقع برای هر عنوان کاری، کاربران مختلف می‌توانند اعلام نظر کنند و بازخورد دریافت کنند که تاریخچه‌‌ی این ارتباطات قابل ثبت و نگهداری نیز می‌باشد.
چه سیستمی برای دورکاری انتخاب کنیم؟
برای دورکاری، تنوع سیستم و نرم‌افزارها زیاد است چه به صورت رایگان و بالعکس چه به صورت ابری و محلی با قابلیت‌های متنوع.
از نمونه‌های خوب و موفق سیستم‌ها مدیریت کارها و وظایفی در بازار می‌توان به: Terello، Taskulu ، Basecamp، Yammer، Smartsheet، Box، Slack، Confluence، HipchatT، Acana و … اشاره نمود. بعضی از این ابزارها و سیستم‌ها بر اساس ساختار و مدل مدیریت پروژه طراحی شده‌اند و بعضی با ساختار اشتراک‌گذاری فایل و رویکردهای تعاملی و … .
انتخاب هر ابزاری مستلزم این است که قبل از انتخاب یک سیستم، نیازمندی‌های سازمان را مشخص و شفاف کنیم و برای پرسش‌های زیر جواب روشنی داشته باشیم:
- آیا اطلاعات سازمان خود را روی بستر اینترنت قرار می‌دهید؟
- این محیط برای سازمان شما امن هست؟
- آیا کاربران شما امکان استفاده از نرم‌افزارهای خارجی با واسطه کاربری غیر فارسی را دارند؟
- اندازه سازمان شما به گونه‌ای هست که بتوان برای همه‌ی کاربران سازمان، در این سیستم‌ها کاربر و گروه کاری تعریف کرد؟
- آیا تعریف کردن مجدد ساختار و کاربران سازمان در یک نرم‌افزار جدید مقرون به صرفه و امکان‌پذیر است؟
- سطوح دسترسی و مباحث امنیت سازمانی رو چگونه ایجاد کنیم؟
- اگر دارای سیستم‌های سازمانی یکپارچه مانند مانند اتوماسیون اداری هستید، برقراری ارتباط با این سیستم‌ها چگونه خواهد بود؟
نتیجه‌گیری
شرایط کنونی کشور در مواجه و مقابله با کرونا، موجب شد دورکاری به عنوان یک فرهنگ کاری جدید برای دور شدن از مخاطرات مربوط به حضور فیزیکی در سازمان‌ها، به سرعت فراگیر شود. دغدغه‌های مدیران برای داشتن بهره‌وری مطلوب گروه‌های کاری در دوران دورکاری، موجب گرایش شدید به استفاده از سیستم‌هایی برای ثبت، سنجش و پیگیری فعالیت‌های کارکنان به صورت دقیق گردید.
ما در برید بر اساس همین دغدغه‌ها، سعی کردیم ابزارهای مختلف و قابلیت‌های مناسبی را بررسی و یک ابزار هماهنگ و متناسب با شرایط سازمان‌ها و شرکت‌های خصوصی و دولتی طراحی کنیم؛ که چه در شرایط کرونا و چه در شرایط پس از کرونا سودمند باشد و بازدهی و کارایی فعالیت‌ها در کسب و کارها را به شکل مؤثری افزایش دهد؛ تا از این بحران با کم‌ترین آسیب عبور کنیم.
