یک سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) تمام جنبه‌های سیستم‌های سازمانی، از جمله فرآیندها و استانداردهای سازمان را در یک سیستم هوشمند، ترکیب می‌کند. این یکپارچگی در مدیریت سیستم اتوماسیون آنلاین، باعث شده تا با پرداختن به کلیه عناصر، مدیریت ساده شود، و صرفه‌جویی در وقت و کارایی، نیز افزایش یابد.
یک نرم‌افزار یکپارچه IMS موفق، مشکلات و کارهای غیرضروری سیستم‌های چندگانه مدیریتی را کاهش می‌دهد. به عنوان مثال، به جای حسابرسی برای هر استاندارد، کافی است تنها برای یک مورد حسابرسی انجام شود. در حقیقت یک سیستم IMS این فرآیندها را با یکدیگر ترکیب کرده تا به طور همزمان، تمامی الزامات خاص استاندارد، مورد پوشش قرار گیرند.
مزایای نرم افزار IMS چیست؟
۱. کارایی
ساده‌سازی روندها و بهبود مستمر، به کسب‌و‌کارها در ارائه کیفیت بهتر، سلامت و ایمنی بالاتر و افزایش بهره‌وری، کمک شایانی می‌کند.
۲. سرعت و صرفه‌جویی مالی
مدیریت یکپارچه با وظایف و فرآیندهای مشترکی که به ارمغان می‌آورد، منجر به کاهش هزینه‌ها و زمان مورد‌نیاز برای پیاده‌سازی و نگهداری سیستم‌ها شده است. با ایجاد تنها یک حسابرسی و یک بررسی مدیریتی، می‌توان هم در زمان و هم در هزینه صرفه‌جویی کرد و در نتیجه، مدیران ارشد می‌توانند به سایر وظایف اساسی خود رسیدگی کنند.
۳. ثبات
یکپارچه‌سازی سیستم ها، باعث از بین رفتن پیچیدگی‌ها می‌شود. با استفاده از سیستم‌های هماهنگ و فرآیندهای مشترک، می‌توان روندهای کاری منطقی‌تر و منسجم‌تری، ایجاد کرد. با ایجاد این نوع روندها، اهداف مشترک کسب و کار برجسته شده و مسیر روشن‌تری برای موفقیت در کسب و کار را ارائه می‌دهد.
استانداردهای مبتنی بر Annex SL
ادغام (یکپارچگی)، به لطف ساختار سطح بالای Annex SL، به این شکل، یکپارچه شده است. Annex SL ساختار جدید سطح بالایی را برای استانداردهای سیستم‌های مدیریت ISO فراهم می‌کند. استانداردهای مبتنی بر Annex SL، دارای ساختار مشابهی از ۱۰ بند هستند۱ که بررسی شباهت‌ها و فرآیندهای مشترک هر استاندارد را بسیار راحت می‌کند.
برای بالابردن راندمان کاری، سازمان های می توانند از سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه استفاده کنند.
سیستم‌های مدیریت کیفیت (QMS) چه استانداردهایی از IMS را ارائه می‌دهد؟
در QMS سه سطح استانداردی از IMS ارائه شده که خصوصیات آن در ادامه بیان شده است:
ISO 9001 و ISO 14001
این IMS، سیستم مدیریت کیفیت را با سیستم مدیریت زیست محیطی، ترکیب می‌کند. علاوه بر مشتری‌مداری قوی و اجرای شیوه‌های کارآمد کسب‌و‌کار برای سازگاری و کیفیت، هر دو به نقش مدیران و نظارت و ارزیابی نیازمندند.
ISO 9001 و ISO 45001
این IMS، سیستم مدیریت کیفیت را با سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی ترکیب می‌کند. برای دستیابی به این دو مدیریت، باید تعیین شود که چگونه قصد بهبود پیاده‌سازی در عملیات اندازه‌گیری و بهبود سیستم مدیریتی، و رصد و ارزیابی عملکردهای کسب و کار خود را دارید.
ISO 9001 و ISO 14001 و ISO 45001
برای یک سیستم کارآمد که تمام نیازهای اصلی مدیریت ISO را برطرف می‌کند، می‌توانید سیستم مدیریت کیفیت، سیستم مدیریت زیست محیطی و سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی را ترکیب کرد.
همه این ترکیبات به دلیل ساختار مشترک Annex SL، به خوبی با یکدیگر کار می‌کنند، در واقع در این ترکیبات شباهت‌های زیادی وجود دارد که منجر به ساده‌سازی فرآیند مدیریت می‌شود. زبان برنامه‌نویسی نیز در اجرای ساده و اطمینان از مشخص‌بودن وظایف کارمندان و اعضای تیم، بی‌تاثیر نیست.
این امر، فرصت بیشتری فراهم کرده تا بدون اتلاف وقت و منابع، تمرکز بیشتری بر پیشرفت مستمر کسب و کار خود داشته باشید.
هنگام ادغام چندین استاندارد در یک سیستم، باید موارد خاصی را در نظر بگیرید:
- استانداردهایی که همراه با سطح یکپارچه‌سازی خود تلفیق می‌شوند، باید به وضوح در نظر گرفته و تعریف شوند. به طور معمول ISO 9001 ،۱۴۰۰۱ و OHSAS 18001 در یک سیستم ادغام شده‌اند اما سیستم تنها به این استانداردها محدود نمی‌شود. سازمان‌ها هنگام انتخاب گزینه‌های مناسب برای پیاده‌سازی با یکدیگر، باید به دنبال مشترکات بین استانداردهای متفاوت سیستم مدیریت باشند. برای مثال: رویکرد برنامه‌ریزی، آماده‌سازی، بررسی و عمل، در مدیریت و کنترل فرآیند.
- هر اقدامی که انجام شود باید با هدف اساسی سیستم مطابقت داشته باشد، یعنی آیا این اقدام در رسیدن به برنامه کسب‌و‌کار کمک خواهد کرد و یا متناسب با اندازه و پیچیدگی سازمان می‌باشد؟ قبل از ایجاد روندهای مستند و بسیار گسترده، باید درباره هماهنگی اقدام با فرهنگ و شیوه‌های سازمانی، به خوبی فکر کرد.
- پیاده‌سازی برنامه IMS، در نحوه عملکرد و مدیریت سازمان‌ها بر روند کاری خود، تأثیر قابل‌توجهی دارد.
مزایای ادغام در یک نگاه
در یک سیستم مدیریت یکپارچه، یکپارچه‌سازی موفقیت‌آمیز سیستم‌های مدیریتی می‌تواند مزایای بسیار محسوسی برای سازمان داشته باشد، از جمله:
- اجتناب از تکرار فعالیت‌ها
- استفاده موثرتر از زمان مدیران ارشد
- استفاده از منابع برای پیاده‌سازی و مدیریت سیستم‌ها به روشی کارآمد‌تر
- دستیابی به گواهینامه‌های مقرون به‌صرفه‌تر
- کاهش زحمت حسابرسی
