امکانات سیستم گردش مکاتبات اداری و دبیرخانه
در دهه های اخیر، به دلیل گسترش وسیع فعالیت های سازمان های بازرگانی و اداری بیش از پیش به یک سیستم یکپارچه اطلاعاتی که بتواند حجم قابل توجهی از اطلاعات و مکاتبات را بدون هرگونه اتلاف وقت و هزینه مدیریت کند احساس شد. گذشته از این نیز، ضمن اینکه نامه نگاری های فیزیکی مشکلات خاص خود را داشت باعث مصرف بی رویه کاغذ در مراکز و ادارات مختلف می شد.
نرم افزار اتوماسیون اداری متشکل از بخش های مختلف و درعین حال یکپارچه ایست که بطور هماهنگ فعالیت می کنند. این نرم افزار متناسب با سیستم عامل ها و دستگاههای الکترونیکی مختلفی طراحی شده که بصورت آنلاین و آفلاین داده ها را پردازش می نماید. یکی از زیرسیستم های نرم افزار اتوماسیون اداری، سیستم گردش مکاتبات اداری است.
امکانات سیستم گردش مکاتبات اداری چیست؟
سیستم گردش مکاتبات اداری و دبیرخانه آنلاین درگاه های متنوعی را به منظور دریافت خودکار نامه ها و ارسال نامه فراهم می آورد. این سیستم بستری را فراهم میکند تا تمامی نامه هایی که از طریق فاکس، پست الکترونیکی و … به سازمان ارسال می شوند در سیستم اتوماسیون اداری ثبت و یا به گردش درآیند. بعلاوه کاربران با توجه به سطوح دسترسی سازمانی خود قادرند نامه ها را پاراف نویسی کرده، ارجاع داده و در میان انبوه نامه ها جستجو و پیگیری های لازم را به سادگی انجام دهند.
امکانات سیستم مدیریت دبیرخانه چیست؟
از قابلیت‌های زیرسیستم مدیریت دبیرخانه رایگان، می‌توان به امکان استخراج پیشفرض دسترسی ها از ساختار سازمانی اشاره کرد. با این امکان و با تعریف صحیح پست های سازمانی نیازی به صرف زمان و هزینه بیشتر برای مشخص نمودن سطوح دسترسی کاربران نخواهد بود. همچنین می‌توان انواع پرونده‌های بایگانی را در سطح سازمان تعریف کرده مستندات را در پوشه‌های مجازی به طور نامحدود بایگانی نمود.
مشکل اساسی ای که در امور بایگانی وجود دارد، یافتن پرونده‌ها در حجم انبوه مدارک صرفا با داشتن اندک اطلاعات از پرونده هاست. در سیستم مدیریت دبیرخانه امکان استخراج پیشینه کامل نامه ها و همچنین مستندات پیوست شده به آن ها با داشتن اطلاعات جزیی از یک نامه ی مرتبط فراهم شده که کار را برای کاربران این سیستم به اوج سادگی می رساند.
این سیستم علاوه بر اینکه با مستند کردن روال و عملیات سازمانی موجب شفافیت کاری میشود؛ دسترسی کارکنان به چرخه فعالیت های روزانه و تحلیل فرآیندها را ساده تر می کند.
وجود یک سیستم متمرکز تحت وب معضل فواصل جغرافیایی مراکز مخلتف سازمان ها را حل کرده و به پایگاهی برای تبادل اطلاعات و هماهنگی یک مجموعه تبدیل می‌گردد. راهکاری که این سیستم ارائه میکند؛ می‌تواند در نهایت به بهره‌وری هر چه بیشتر سازمان‌ها منجر شود.
- ثبت و پیگیری انواع بسته‌های مکاتباتی
- شخصی سازی فرمهای ورود اطلاعات
- مرتب‌سازی نمایش فهرستها به دلخواه کاربر
- جستجوی شماره نامه با کاراکترهای متنوع
- ثبت مکاتبات انبوه با اطلاعات مشابه
- جستجو و بازیابی اطلاعات ثبتی متفرقه
- اطلاع رسانی خودکار از طریق ایمیل و پیامک
- فهرست توزیع در نرم افزار دبیرخانه
ویژگی های نرم افزار گردش مکاتبات اداری و دبیرخانه
مدیریت دبیرخانه سیستم اتوماسیون اداری
ابتدایی ترین امکانات این سیستم پشتیبانی از چندین دبیرخانه با سطوح امنیت و حساسیت مختلف است. همچنین امکان برقراری ارتباط چندجانبه میان دبیرخانه ها نیز وجود دارد که بر یکپارچگی فعالیت های سازمان تاثیر قابل ملاحظه ای دارد.
گردش مکاتبات بدون کاغذ در اتوماسیون
نکته ای که در هنگام حذف کاغذ از فرآیندهای اداری وجود دارد این است که این کار نباید بر انجام اموری که با کاغذ انجام می شد تاثیری داشته باشد. به همین منظور اگر چه استفاده از کاغذ در فرآیندها حذف شد اما تعبیه امکاناتی مانند ویرایشگر حرفه ای متون، استفاده از لوگوها و امضاها در نامه، ارجاع الکترونیکی نامه ها و پاراف کردن آنها با قلم نوری و همچنین امکان بایگانی کردن تمامی این مستندات، به سادگی هر چه بیشتر انجام امور با استفاده از این سیستم انجامیده است.
مدیریت سطوح دسترسی کارکنان به سیستم
با توجه به سمت و پست سازمانی هر یک از کارکنان، این امکان وجود دارد تا شما سطح دسترسی مد نظرتان را به هر کدام از این اشخاص اختصاص دهید. علاوه بر این، با توجه به نوع فعالیت، حوزه و گروه کاری هر یک از کارکنان می توان سطح مکاتبات ممکن در درون سازمان را نیز برای ایشان تعریف نمود تا از نامه نگاری های نامربوط نیز جلوگیری شود.
مکاتبات برون سازمانی سیستم گردش مکاتبات اداری
انجام مکاتبات و نامه نگاری در این سیستم به امور درون سازمان ختم نمی شود و امکان نامه نگاری و مکاتبه از طریق فاکس، ایمیل ، ECE، PTP و… نیز فراهم شده است.
تعامل غیررسمی کارکنان درون سازمان در سیستم اتوماسیون
این سیستم به گونه ای تهیه شده است که امکان ارسال پیام های شخصی درون سازمانی و همچنین تبادل اطلاعات و ارسال فایل میان کارکنان وجود دارد.
یکپارچگی و هماهنگی کامل بخش های مختلف سیستم گردش مکاتبات اداری
تحت وب بودن این سیستم موجب شده تا این سیستم به یک مجموعه ی یکپارچه و هماهنگ در مدیریت فرآیندهای اداری تبدیل شود. سیستمی که در کنار داشتن محیطی ساده و کاربر پسند سامانه ای تخصصی برای دبیرخانه داشته و با مجموعه نرم افزارهای آفیس هماهنگی کامل دارد. همچنین بدلیل هماهنگی کامل با انواع مرورگرهای رایج و امکانات جانبی مانند، پشتیبانی از سرویس فاکس و پیامک، داشتن نسخه ی موبایلی و یکپارچگی کامل با سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)، به یک سیستم بی نقص در این حوزه تبدیل شده است.
