شرح وظایف مسئول امور دفتری و بایگانی:
- همكاري با مقام مافوق براي نظارت بر كار متصديان امور دفتري و بايگانيو ماشين نويسان
- بازبيني ضمائم نامه هاي صادر و وارده
- تحويل گرفتن نامه ها و دادن رسيد به نامه رسان
- نظارت بر ثبت اطلاعات در سيستم رايانه دبير خانه ،شامل نامه هاي صادره و وارده و ارجاعات و همكاري با متصديان در صورت لزوم
- نظارت بر نحوه بايگاني پرونده ها ،نامه ها و ساير اوراق در پرونده هاي مربوطه و ارائه راهنمايي هاي لازم بر طبق مقررات و اصول بايگاني
- نظارت بر نحوه ارسال نامه ها و مدارك به خارج از سازمان ،شامل آماده سازي آنها از لحاظ شمارش ورق،لاك ومهر و ساير تمهيدات ضروري
- توزيع نامه هاي ارجاعي از سوي مقامات سازمان بين افراد ذيربط
- توزيع كار بين ماشين نويس ها و تحويل گرفتن كارهاي تايپ شده از آنان
- ارائه گزارش عملكرد واحد بايگاني ،دبير خانه و ماشين نويسي به مقام ما فوق به صورت ادواري
- انجام امور مربوط به ارسال و تحويل نامه هاي محرمانه از قبيل ثبت مشخصات،شماره گزاري،بايگاني و…
- راهنمايي ماشين نويس ها از نظر رعايت اصول مربوط به نامه نگاري و ماشين نويسي
- انجام ساير امور محوله از جانب مقام مافوق
استفاده از نرم افزار های اتوماسیون اداری آنلاین، نرم افزار دبیرخانه، نرم افزار بایگانی و… برای سازمان ها و افزایش راندمان آن ها پیشنهاد می شود.
شرح وظایف متصدی امور دفتری و بایگانی:
- ثبت خلاصه مشخصات و جريان نامه هاي صادره و وارده در سيستم مكانيزه دبير خانه
- ثبت موضوع و شماره نامه هاي وارده و صادره در دفتر انديكس يا سيستم مكانيزه دبير خانه
- بازبيني ضمائم نامه هاي وارده و صادره
- ورود اطلاعات نامه هاي اداري مربوط به مركز از طريق سيستم مركزي
- بايگاني نامه ها و مدارك پيوست آنها با توجه به دستور العمل بايگاني در پرونده هاي مربوطه
- تشكيل پرونده هاي جديد براي نامه هايي كه مسبوق به سابقه نيست و ثبت مشخصات پرونده هاي جديد و درج كد در دفتر راهناي بايگاني
- ارسال پرونده و سوابق براي افراد درخواست كننده وثبت در كارت بايگانيبه منظور كنترل پرونده هاي خارج از بايگاني و دريافت رسيد
- به هنگام نگه داشتن ساليانه پرونده هاي بايگاني و طبقه بندي آنها به پرونده هاي جاريو نيمه جاري و راكد
- انجام ساير امور محوله از جانب مقام ما فوق
