زمانی که جلسه ای برگزار می شود در پایان باید تمام تصمیمات و گفتگوهایی که در جلسه بیان شده است نوشته شود . به این مورد صورت جلسه گفته می شود که در جهت رسمیت یافتن الزامی است که ثبت شود . در این صورت جلسه تاریخ و ساعت و حتی محل برگزاری جلسه نوشته می شود و هم چنین مواردی و تصمیمات و گفتگوهایی که در جلسه اعضا بیان می کنند باید درج شود . در جلسات رسمی گرد هم آمدن ارکان اصلی ( اعضا جلسه ، دستور جلسه ، زمان معین ، و مکان ) محقق می شود . آنچه این جلسات را تکمیل می کند تنظیم صورت جلسه می باشد .
اصول و قالب صورت جلسه
معمولا متن صورت جلسات باید طوری تنظیم شوند که علاوه بر عدم ابهام ، از چهارچوب اداری خاصی برخوردار باشند چرا که اغلب شرکت کنندگان در جلسات ، از مقام بالای سازمانی برخوردار هستند.
توجه داشته باشید که برای استفاده ی واقعی از جلسات حتی جلسات غیر رسمی نوشتن صورت جلسه می تواند نقشی کلیدی داشته باشد.چرا که صورت جلسه نوشتن ضمن مکتوب و قابل استناد کردن مطالب کمک می کند تمام افراد نسبت به آنچه مطرح شده است تعهد بیشتری را حس کنند .
برای برگزاری جلسات آنلاین با کیفیت تر و مدیریت جلسات پیشنهاد می شود از نرم افزار جلسات تحت وب استفاده نمایید.
موارد صورت جلسه
الف- تغییر اساسنامه:
شرکت‌ها معمولا برای مدت طولانی تشکیل می‌شوند. از این رو در طول حیاتشان ممکن است با تحولات قانونی یا اقتصادی اجتماعی روبه رو شوند؛ فلذا منطبق شدن با این تغییرات امری اجتناب ناپذیر می‌باشد .تنها راه چاره برای این تطابق ، تغییر اساسنامه شرکت می‌باشد که به وسیله مجمع عمومی فوق‌العاده صورت می‌گیرد. برای ثبت تغییرات و معتبر بودن آن تنظیم صورت جلسه ضروری می‌نماید.
ب- تمدید مدت شرکت، زاید بر مدت مقرر:
یکی از مسائلی که در اساسنامه شرکت باید قید گردد مدت شرکت می‌باشد . مدت شرکت در اساسنامه می‌تواند محدود یا نامحدود باشد . در صورت محدود بودن مدت شرکت ، تمدید مهلت شرکت در صلاحیت مجمع عمومی فوق العاده می‌باشد .برای ثبت افزایش مدت شرکت نیاز به تنظیم صورت جلسه و ثبت آن در اداره ثبت شرکت‌ها می‌باشد.
ح- انحلال شرکت:
حتی در مواردی که انحلال به واسطه‌ی انقضای مدت شرکت صورت گیرد. انحلال شرکت به معنای پایان عمر شرکت است . انحلال شرکت به هر دلیلی صورت گیرد نیازمند تنظیم صورت جلسه و ثبت در اداره ثبت شرکت‌ها می‌باشد .در صورت جلسه‌ی انحلال شرکت، کلیه ی اعضاء می‌بایست آن را امضاء کنند. اگر حتی عضوی از شرکت رضایت به انحلال نداشته باشد انحلال شرکت منتفی می‌گردد .
د -تعیین کیفیت تفریغ حساب یا تبدیل شرکا یا خروج بعضی از آن‌ها از شرکت:
تغییر شرکا در طول حیات شرکت در فروض مختلفی قابل تصور است. ممکن است یکی از شرکا بخواهد سهم خود را به دیگری انتقال دهد؛ ممکن است شرکا بخواهند شریکی را از شرکت اخراج کنند. همچنین ممکن است شریکی فوت کند یا محجور شود و قائم مقام متوفی یا محجور به ادامه شرکت رضایت دهد. در هر یک از این موارد خروج یا تبدیل شرکا باید صورت جلسه مجزا تنظیم گردد .
ه –تغییر اسم شرکت:
برخی از شرکت‌ها به دلایل متفاوتی تمایل به تغییر نام شرکت خود دارند. البته بعد از تغییر نام شرکت، شماره ثبت، تاریخ ثبت و سایر شرایط شرکت تغییری پیدا نمیکند و تنها نام سابق آن تغییر میکند. برای تغییر نام شرکت باید مجمع عمومی فوق العادهای تشکیل گردد که با تنظیم صورت جلسه، تغییر نام توسط اعضا امضاء شود.
و- هر تقسیم راجع به مورد معین ماده‌ی ۵۸ قانون تجارت:
در ماده‌ی ۵۸ قانون تجارت در ماده‌ی نهم نظامنانه‌ی قانون تجارت،علاوه بر موارد بالا، تغییر مدیر یا مدیران شرکت هم افزوده شده است.
برای ثبت هر یک از این تغییرات، نیازمند تنظیم صورتجلسه و ارائه آن به سازمان ثبت شرکت‌ها می‌باشد. از این رو در این مطلب و مطالب آتی برآنیم تا شما را با صورت جلسه و نحوه تنظیم و تدوین آن آشنا سازیم.
ضوابط تنظیم صورت جلسات
- نام کارفرما، مهندس مشاور، پیمانکار، شماره و تاریخ پیمان، موضوع پیمان و شماره و تاریخ صورت جلسه
- ذکر دلایل و توجیهات فنی لازم برای اجرای کار موضوع صورت جلسه
- ارائه توضیحات کافی و ترسیم نقشه های چون ساخت با جزئیات کامل
- اسناد کنترل کیفیت یا برگه های آزمایشگاهی به همراه بیان مشخصات فنی کار و مجوز های مربوطه
- متره نمودن کار و محاسبه مقادیر و احجام عملیات
همچنین صورت جلسات باید به امضای پیمانکار، مهندس ناظر مقیم، مهندس مشاور و کارفرما (در موارد تعیین شده) برسد. تمامی صورت جلسات باید توسط کارفرما به مهندس مشاور برای اعمال در صورت وضعیت به همراه موضوع کار و جدول خلاصه مقادیر (این مورد بسیار مهم است و همکاران گرامی با توجه کامل به آن می توانند از بروز مشکلات آتی در استناد به صورت جلسات مبهم توسط هر یک از طرفین قرارداد جلوگیری نمایند) ابلاغ شود. صورت جلسات فاقد ابلاغ کارفرما معتبر نیوده و قابل استناد نمی باشد. همچنین یادآور می گردد که ابلاغ صورت جلسات توسط کارفرما به منظور مستند سازی مدارک و صورت جلسات بوده و از تعهدات و مسئولیت های مهندس مشاور و پیمانکار نمی کاهد.
