پس از اتمام مراحل ثبت شرکت، شما دارای شخصیت حقوقی می‌گردید. پس از ثبت شرکت می‌توانید نسبت به اعمال تغییراتی در شرکت خود و اتخاذ تصمیمات لازم در هیئت‌مدیره اقدام نمایید. جهت معتبر بودن تصمیمات متخذه و معتبر بودن تغییرات، لازم است آن‌ها را در قالب یک صورت جلسه به رشته تحریر درآورد. پس از تنظیم صورت جلسه برای ثبت آن باید نسخه ای از آن را به اداره ثبت شرکت‌ها ارائه نمایید.
صورت جلسه چیست
ثبت تغییرات در وهله اول نیازمند تنظیم صورت جلسه است. به موجب ماده ۲۰۰ قانون تجارت، ثبت تغییرات ذیل در شرکت‌ها الزامی است و بدین ترتیب تنظیم صورت جلسه نیز الزامی می‌باشد:
الف- تغییر اساسنامه:
شرکت‌ها معمولا برای مدت طولانی تشکیل می‌شوند. از این رو در طول حیاتشان ممکن است با تحولات قانونی یا اقتصادی اجتماعی روبه رو شوند؛ فلذا منطبق شدن با این تغییرات امری اجتناب ناپذیر می‌باشد .تنها راه چاره برای این تطابق ، تغییر اساسنامه شرکت می‌باشد که به وسیله مجمع عمومی فوق‌العاده صورت می‌گیرد. برای ثبت تغییرات و معتبر بودن آن تنظیم صورت جلسه ضروری می‌نماید.
ب- تمدید مدت شرکت، زاید بر مدت مقرر:
یکی از مسائلی که در اساسنامه شرکت باید قید گردد مدت شرکت می‌باشد . مدت شرکت در اساسنامه می‌تواند محدود یا نامحدود باشد . در صورت محدود بودن مدت شرکت ، تمدید مهلت شرکت در صلاحیت مجمع عمومی فوق العاده می‌باشد .برای ثبت افزایش مدت شرکت نیاز به تنظیم صورت جلسه و ثبت آن در اداره ثبت شرکت‌ها می‌باشد.
ح- انحلال شرکت
حتی در مواردی که انحلال به واسطه‌ی انقضای مدت شرکت صورت گیرد. انحلال شرکت به معنای پایان عمر شرکت است . انحلال شرکت به هر دلیلی صورت گیرد نیازمند تنظیم صورت جلسه و ثبت در اداره ثبت شرکت‌ها می‌باشد .در صورت جلسه‌ی انحلال شرکت، کلیه ی اعضاء می‌بایست آن را امضاء کنند. اگر حتی عضوی از شرکت رضایت به انحلال نداشته باشد انحلال شرکت منتفی می‌گردد .
پبشنهاد می شود شرکت ها و… برای برگزاری جلسات، با توجه به شیوع کرونا از نرم افزار جلسات آنلاین استفاده کنند.
د -تعیین کیفیت تفریغ حساب یا تبدیل شرکا یا خروج بعضی از آن‌ها از شرکت:
تغییر شرکا در طول حیات شرکت در فروض مختلفی قابل تصور است. ممکن است یکی از شرکا بخواهد سهم خود را به دیگری انتقال دهد؛ ممکن است شرکا بخواهند شریکی را از شرکت اخراج کنند. هم‌چنین ممکن است شریکی فوت کند یا محجور شود و قائم مقام متوفی یا محجور به ادامه شرکت رضایت دهد. در هر یک از این موارد خروج یا تبدیل شرکا باید صورت جلسه مجزا تنظیم گردد .
ه -تغییر اسم شرکت:
برخی از شرکت‌ها به دلایل متفاوتی تمایل به تغییر نام شرکت خود دارند. البته بعد از تغییر نام شرکت، شماره ثبت، تاریخ ثبت و سایر شرایط شرکت تغییری پیدا نمیکند و تنها نام سابق آن تغییر می‌کند. برای تغییر نام شرکت باید مجمع عمومی فوق العادهای تشکیل گردد که با تنظیم صورت جلسه، تغییر نام توسط اعضا امضاء شود.
و- هر تقسیم راجع به مورد معین ماده‌ی ۵۸ قانون تجارت:
در ماده‌ی ۵۸ قانون تجارت در ماده‌ی نهم نظامنانه‌ی قانون تجارت،علاوه بر موارد بالا، تغییر مدیر یا مدیران شرکت هم افزوده شده است.
برای ثبت هر یک از این تغییرات، نیازمند تنظیم صورت جلسه و ارائه آن به سازمان ثبت شرکت‌ها می‌باشد. از این رو در این مطلب و مطالب آتی برآنیم تا شما را با صورت جلسه و نحوه تنظیم و تدوین آن آشنا سازیم.
تعریف صورت جلسه
صورت جلسه به معنای نوشته‌ای است که رویدادهای جلسه در آن ثبت می‌شود . به‌طورمعمول شامل تاریخ و محل برگزاری جلسه، مشخصات اعضای شرکت‌کننده، تصمیمات اتخاذشده و دیگر اطلاعات ضروری مرتبط با موضوع جلسه می‌باشد. مکمل تحقق جلسه، تنظیم صورت جلسه است که رسمیت جلسه را تأمین می‌کند.
تنظیم صورت جلسه
تنظیم صورت جلسه به‌وسیله دبیر یا منشی جلسه تنظیم می‌گردد. دبیر یا منشی جلسه ممکن است یکی از اعضای اصلی جلسه یا شخص دیگری با همین عنوان -البته بدون حق رای در جلسه- باشد. متن صورت جلسه باید کامل و دقیق و مطابق با نمونه‌های ارائه‌شده در اداره ثبت شرکت‌ها تنظیم گردد. پس از تنظیم صورت جلسه باید عیناً آن را در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها ثبت کرد.
هر صورت جلسه با توجه به نوع شرکت و موضوع جلسه شامل قسمت‌های مختلفی می‌باشد؛ اما تقریبا تمامی صورت جلسه‌ها می‌بایست شامل موارد ذیل باشند و نکات ذیل به‌صورت کامل می‌بایست قید گردد:
- شماره جلسه: شماره جلسه بر مبنای استمرار و یا دوره‌ای بودن جلسه و بر اساس دستورالعمل‌های داخلی شرکت‌ها استخراج و درج می‌گردد.
مشخصات اعضای جلسه: نام و نام خانوادگی و سمت هر یک از افراد حاضر و غایب در جلسه می‌بایست در قسمت مشخصی در صورت جلسه درج گردد. - دستور جلسه: هدف تشکیل و برگزاری جلسه از ضروریات هر صورت جلسه است و از قبل می‌بایست به اطلاع اعضای جلسه رسیده باشد.
مطالب مطرح‌شده در جلسه: مطالب مهم مطرح شده در جلسه می‌بایست به صورت کامل و با رعایت اصل امانت در صورت جلسه درج گردد و مشخص شود که هر یک از مطالب توسط چه کسی بیان شده است. - تصمیمات اتخاذشده: تصمیمات و مصوبات جلسه می‌بایست در صورت جلسه نوشته شود. گاهی نیز الزامی است که در صورتی که عضوی از جلسه با مصوبات و یا تصمیمات اتخاذ شده مخالف باشند، می‌بایست اسامی آن‌ها به همراه دلایل مخالفت آن‌ها در صورت جلسه درج شود.
- زمان جلسه: تاریخ برگزاری جلسه و زمان دقیق شروع و خاتمه جلسه از موارد ضروری همه صورت جلسه‌ها می‌باشد.
- مکان جلسه: مکانی که جلسه در آن برگزار می‌شود می‌بایست به صورت شفاف در صورت جلسه درج شود به‌طوری که مکان درج شده برای تمامی اعضای حاضر در جلسه شناخته شده و بدون ابهام باشد.
- تکلیف جلسه بعدی: چنانچه اهداف جلسه در یک جلسه محقق نشود و نیل به اهداف نهایی جلسه مستلزم برگزاری جلسه‌ای دیگر باشد، در صورت جلسه می‌بایست زمان، مکان، دستورات و اقدامات لازم اجرا تا جلسه آتی درج گردد.
- امضاء شرکت‌کنندگان: تمامی اعضای شرکت‌کننده در جلسه –اعم از دارای حق رای و بدون حق رای- می‌بایست پس از مطالعه دقیق مطالب مندرج در صورت جلسه، آن را امضا نمایند.
انواع صورت جلسه
صورت جلسه را به شیوه‌های مختلف می‌توان تقسیم‌بندی نمود که در ادامه بیان می‌شود:
تقسیم‌بندی بر اساس نوع شرکت:
- صورت جلسه شرکت‌های با مسئولیت محدود
- صورت جلسه شرکت‌های سهامی خاص
- صورت جلسه شرکت‌های سهامی عام
- صورت جلسه شرکت‌های تضامنی
- صورت جلسه شرکت‌های تعاونی
- صورت جلسه شرکت‌های نسبی
- صورت جلسه شرکت‌های مختلط سهامی
- صورت جلسه شرکت‌های مختلط غیر سهامی
تقسیم‌بندی بر اساس مرجعی است که صورت جلسه در آن تنظیم گردیده است:
- صورت جلسه مجمع عمومی مؤسس
- صورت جلسه مجمع عمومی و فوق‌العاده
- صورت جلسه هیئت مدیران
- و …
تقسیم‌بندی بر اساس موضوع جلسه:
- صورت جلسه در خصوص نقل‌وانتقال سهم‌الشرکه
- صورت جلسه در خصوص تغییر سرمایه شرکت
- صورت جلسه در خصوص تغییر اساسنامه
- صورت جلسه در خصوص انتخاب بازرسین
