ثبت خرید و فروش از پرکاربرد ترین موارد در سند های حسابداری ارزان می باشد که در سازمان ها از آن استفاده می شود. این مورد در سازمان هایی وجود دارد که کالا یا خدماتی را ارائه می دهند.
انواع فاکتور در حسابداری:
در تمامی سازمان ها و کسب و کار ها، حسابداری آنلاین و مشتقات آن مورد استفاده قرار می گیرند که در بخش حسابداری، با انواع فاکتورها مواجه هستند. فاکتور در ثبت های حسابداری از نظر هزینه، هزینه شناخته می شود و از نظر خرید کالا یا خدمت، فاکتور خرید و از نظر فروش کالا یا خدمت، فاکتور فروش می باشد.
در واقع می توان گفت فاکتور های دریافتی، دارای دو بخش زیر می باشند:
- فاکتور هزینه (هزینه ایاب و ذهاب، پذیرایی و مصارف و ملزومات): این فاکتورها در اسناد حسابداری ارزان ثبت نمی شود.
- فاکتور اقلامی که به قسط فروش خریداری شده اند و دارای فاکتور خرید می باشند و لازم است که ثبت گردند.
فاکتور رسمی و تفات آن با فاکتور غیر رسمی:
تعاریف زیادی برای فاکتور در نظر گرفته شده است که در زیر به ساده ترین آنها اشاره می شود: به فاکتوری که بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم شده باشد و مورد تایید آنها باشد، فاکتور رسمی می گویند.
همچنین فاکتور غیر رسمی تنها به دلیل اطلاع مشتریان تهیه می شود اما استاندارد های دارایی در آن به کار نمی رود. به همین علت، این نوع فاکتور در وزارت دارایی اعتبار ندارد.
صدور فاکتور رسمی برای چه کسانی ضرورت دارد:
این سوال، یکی از مهم ترین و رایج ترین موارد در صدور فاکتور می باشد که نه تنها برای شرکت ها و سازمان های بزرگ دارای ضرورت می باشد، بلکه تمام بنگاه های اقتصادی کوچک و بزرگ نیز که مشمول مالیات بر ارزش افزوده هستند، را شامل می شود.
صدور فاکتور رسمی برای خریداران، برای تمامی سازمان هایی که شامل مالیات بر ارزش افزوده می باشند، اجباری است.
نکته: صدور فاکتور رسمی فقط به منظور فروش کالا های فیزیکی ضروری نیست و حتی برای فروش خدمات نیز باید این فاکتور صادر گردد.
استفاده از سیستم فروش آنلاین برای مدیریت بهتر بخش فروش شرکت ها پیشنهاد می شود.
ویژگی های فاکتور رسمی مورد تایید دارایی:
از جمله ویژگی های اصلی یک فاکتور رسمی یا صورت حساب فروش کالا و یا خدمات، که باید آنها را دارا باشد تا مورد تایید دارایی باشد، می توان به موارد زیر اشاره نمود.
شماره سریال:
یکی از مهم تری ویژگی های فاکتور رسمی، نوع چاپ شماره سریال آن می باشد که باید با رنگ قرمز و در قالب افست یا ملخی و به صورت برجسته چاپ گردد تا بتوان آن را به راحتی شناسایی نمود. این نوع چاپ از چاپ دیجیتالی و شماره های معمولی متفاوت می باشد.
اطلاعات خریدار و فروشنده:
در این مورد لازم است که مشخصات زیر در مورد خریدار و فروشنده در فاکتور ثبت شوند.
- کد اقتصادی
- شناسه ملی/ کد ملی
- شماره ثبت
- آدرس
- کد پستی
- شماره تلفن
- و سایر مشخصات
تخفیفات، مالیات و عوارض:
کالا و خدمات ارائه شده، هر کدام تعداد و قیمتی دارند همچنین برای آنها تخفیفاتی اعمال می گردد و لازم است که میزان مالیات بر ارزش افزوده و عوارض آنها محاسبه گردد.
در این صورت لازم است که تخفیف قبل از محاسبه مالیات ارزش افزوده اعمال گردد زیرا اگر پس از آن اعملا شود، باعث پرداخت مالیات بیشتری می شود.
امضا و مهر:
آخرین و مهم ترین ویژگی در فاکتور ها، عدم وجود خط خوردگی در فاکتور می باشد. همچنین مهر و امضا در فاکتور ها الزامی می باشد.
ثبت فاکتور خرید:
هر کسب و کار بنا به دلایل مختلفی اقدام به خرید می کند که در زیر به برخی از انواع خرید ها اشاره می شود.
خرید مصارف و هزینه:
خرید هایی که به منظور اقدامات و امور روزانه شرکت صورت می گیرند. مانند لوازم اداری، لوازم پذیرایی و … که این نوع خرید دارای ماهیت هزینه است.
خرید برای فروش (بازرگانی):
شرکت ها و موسسات بازرگانی لازم دارند کالا هایی را خریداری نمایند و بدون آن که در ماهیت آنها تغییری ایجاد کنند در آینده و به منظور کسب سود آنها را به فروش برسانند.
خرید دارایی:
این نوع خرید به منظور استفاده در شرکت می باشد مانند میز و صندلی، کامپیوتر، مبلمان اداری و …
خرید خدمات:
خرید هایی مانند خرید خدمات مشاوره بازاریابی، خرید بسته های تبلیغاتی و …که برای توسعه و ارتقا کسب و کار صورت می گیرد.
پیش نیازها:
برای ثبت فاکتور های رسمی نیاز است که اطلاعات زیر ثبت شوند:
- کالا
- فروشنده
- شخص
- نوع ارزش افزوده
- نوع خرید
نکته: اگر این تعاریف وجود نداشتند می توان در هنگام ثبت فاکتور خرید آنها را بدون این که لازم باشد فرم بسته شود، تعریف نمود.
نکات ضروری:
تنها کالا و خدماتی در فاکتور خرید را می توان انتخاب نمود که در هنگام تعریف، تیک “برای خرید” خورده باشد.
اگر خرید جدیدی ایجاد شود که در آن به جای حساب کالای “موجودی مواد اولیه” از حساب “دارایی ثابت” انتخاب شده باشد، سند برنامه حسابداری آن نیز به همان شکل ایجاد می گردد.
برای ثبت خرید های جزيی روزانه که هزینه محسوب می شوند، می توان از فرم ثبت هزینه به جای فرم فاکتور استفاده نمود.
فاکتور رسمی فروش:
سیستم ها و نرم افزار های جدید حسابداری آنلاین که توانایی صدور انواع فاکتور را دارند، این کار را ساده کرده اند. به همین علت می توان با استفاده از این نوع نرم افزار ها، فاکتور ها را به صورت اتوماتیک تهیه و چاپ نمود.
به طور کلی می توان در نرم افزار حسابداری رایگان انواع فاکتور را صادر نمود از جمله:
- فاکتور های فروشگاهی
- فاکتور رسمی
- پیش فاکتور ها
- فاکتور های غیر رسمی
- فاکتور های انبار
- فاکتور های شخصی
- فاکتور های نمایشی
فاکتور صوری و نحوه شناسایی آنها:
علی رغم این که فاکتور های صوری و صدور آنها غیر قانونی می باشد، هنوز هم بنگاه هایی وجود دارند که از آنها استفاده می کنند.
این موضوع پر خطر می باشد و سازمان مالیاتی به راحتی فاکتور های صوری را تشخیص می دهند.
راه های تشخیص فاکتور صوری:
- بررسی و کنترل فروشندگان کالا و خدمات
- شناسایی صحت شناسه ملی
- بررسی اعتبار گواهی ارزش افزوده
- تطابق تناسب بین کالا و خدمات ارایه شده در فاکتور با فعالیت صادر کننده
- بررسی و کنترل اسناد حمل بار مثل بیجک و بارنامه
- بررسی مستندات پرداخت، مثل چک های بانکی، فیش های واریزی و دیگر اسناد مالی
پرسش و پاسخ متداول در مورد فاکتور خرید و فروش:
فاکتور خرید و فروش چیست؟
فاکتور و ثبت خرید و فروش در سندهای حسابداری بسیار پرکاربرد می باشد و در سازمان های فعالیت اقتصادی کالا و خدمات مورد استفاده قرار می گیرد.
چند نوع فاکتور در حسابداری وجود دارد؟
فاکتورهای دریافتی به دو بخش فاکتور هزینه برای ثبت هزینه های ایاب و ذهاب، پذیرایی، مصارف و ملزومات و فاکتور اقلامی برای فاکتور خرید می باشد.
فاکتور رسمی و غیر رسمی چیست؟
فاکتورهایی که بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی و تایید این سازمان باشد، فاکتور رسمی و فاکتورهایی که برای اطلاع مشتریان تهیه می شود و استاندارد وزارت دارایی در آن وجود ندارد، فاکتور غیر رسمی می گویند.
ضرورت صدور فاکتور رسمی برای چه کسانی می باشد؟
شرکت ها، تمام سازمان های بزرگ، بنگاه های کوچک و بزرگ مشمول مالیات بر ارزش افزوده می بایست که برای فروش کالا و خدمات فاکتور رسمی ارائه دهند.
فاکتور رسمی شامل چه ویژگی هایی می باشد؟
فاکتور رسمی باید دارای شماره سریال قرمز رنگ و در قالب افست یا ملخی، به صورت برجسته باشد و به راحتی توان آن را شناسایی کرد. اطلاعات خریدار و فروشنده همراه با کد اقتصادی، تخفیفات، مالیات و عوارض و در نهایت امضاء و مهر نیز در فاکتور رسمی ارائه می گردد.
برای ثبت فاکتور رسمی، چه اطلاعاتی باید ثبت شود؟
برای ثبت فاکتورهای رسمی باید اطلاعاتی مانند: کالا، فروشنده، شخص، نوع ارزش افزوده و نوع خرید نیز ثبت شود.
