پرونده: به پوشه یا زونکنی که حاوی اطلاعات مربوط به یک موضوع یا کلاسه خاص باشد ، پرونده گفته می شود.
سند: سند يک برگه يا دسته ای از برگه هاي یک پرونده است که به شکل فيزيکی به يکديگر متصل هستند. بطور مثال در يک لفافه يا پوشش قرار دارند يا بوسيله سوزن يا منگنه به يکديگر الصاق شده اند.
کلید واژه فنی: کلید واژه های فنی به اقلام اطلاعاتی (کلید واژه) گفته می شوند که باید به ازای هر پرونده عمل ورود اطلاعات برای آنها انجام گیرد. کلید واژه های فنی باید توسط نماينده پيمانكار كه توانايي لازم را داشته باشد استخراج گردیده و بر روی فرم ثبت اطلاعات کلید واژه های فنی درج گردند و در نهایت بر روی پرونده مربوطه قرار گیرد.
کلید واژه عمومی: کلید واژه های عمومی به کلید واژه هایی گفته می شوند که باید به ازای هر برگ از سند عمل ورود اطلاعات برای آنها انجام گیرد. مانند: تاریخ نامه و یا شماره نامه. کلید واژه های عمومی می توانند توسط اپراتورها ورود اطلاعات شوند. کلید واژه های عمومی ، اقلام اطلاعاتی هستند که اپراتور مستقیما آنها را از روی سند خوانده و نیازی به تحلیل و تفسیر ندارد.
OCR: مخفف کلمات Optical Character Recognition می باشد. براي رسيدن به يك متن قابل ويرايش از روي سند اسکن شده نرم‌افزار OCR مورد نیاز می باشد. سند اسكن شده به عنوان يك تصوير به كامپيوتر منتقل مي‌شود؛ نه متني قابل ويرايش. بنابراين نمي‌توان متن آن را ويرايش کرده يا چيزي را به آن اضافه کرد. برنامه‌هاي OCR مي‌توانند اين نوشته‌هاي تصويري را به نوشته‌هاي قابل ويرايشي تبديل كنند.
CCD: تکنولوژی می باشد که اسكنرها جهت تصويربرداري از آن استفاده می کنند. درواقع اسکنرها به سلول‌هاي حساس به نور يا چشم‌هايي مجهز بوده و مي‌توانند نوري را كه از شي مورد اسكن منعكس‌شده يا عبور كرده است شناسايي كنند. به اين سلول‌ها Charged-Couple Device) CCD) گفته می شود.
SCSI:نسخه خطي(Manuscript): كتابي دستنوشته كه مخصوصاً مربوط به قبل از اختراع چاپ يا مربوط به همان زمان اختراع چاپ باشد و متمايز از سند،نامه يا پژوهشنامه ايست كه با دست نوشته باشد.
كتاب های چاپ سنگي: (lithography book )كتابهايي كه از نوع چاپ مسطح است و در آن از سنگ براي چاپ استفاده شده است و در دوره زماني بين نسخ خطي و كتابهاي چاپي قرار دارد.
CROP :حذف اضافات (بيشتر منظور بالاي صفحه است)
ROTATE : چرخاندن تصاوير به شكل صحيح
ERASE : حذف كردن بخشي از تصوير كه بدون استفاده است
CENTERING : وسط چين كردن تصوير در مركز
BORDER: حذف يا افزودن كادر به تصاوير
-DocuWare AG : آلمان- نرم افزار جامع مدیریت اسناد الکترونیکی( بایگانی آنلاین)
-SMA e Document : آلمان- تجهیزات حرفه ای کتابخانه (اسکنر کتاب، مبدل میکروفیلم(
-Wicks and Wilson: انگلستان- تجهیزات حرفه ای اسکن انواع میکروفیلم
-Solar imaging: انگلستان- تجهیزات میکروگرافی
ADF (Automatic Document Feeder): سیستم تغذیه اتوماتیك اسناد تك برگی
ADF Capacity: ظرفیت واحد تغذیه كننده سند
ACD (Automatic Color Detection): قابلیت تشخیص آرشیو اسناد رنگی و سیاه و سفید
Archive: بایگانی
ASD (Automatic Size Detection): تشخیص اتوماتیك سایز سند
Automatic Orientation 360 degree: تصحیح اتوماتیك قرار گرفتن اسناد تا 360 درجه (حروف لاتین)
B&W (Black & White) or Bitonal: اسكن سیاه و سفید
Blank Page Delete: شناسائی و حذف اسناد سفید اسكن شده
Brightness:میزان روشنائی
Color dropout (Red/Green/Blue): قابلیت حذف رنگ های قرمز، سبز و آبی
Compression: فشرده سازی
CCD (Charged Couple Device): دوربین تصویربرداری و اسكن متشكل از لنز و آینه
CIS (Contact Image Sensor): سیستم تصویر برداری خطی ـ تماسی
Contrast: غلظت رنگ
Cropping: برداشتن حاشیه سیاه رنگ دور اسناد اسكن شده
Duple: اسكن دورو
DPI (Dot Per Inch): دقت اسكنر بر اساس نقطه بر اینچ مربع
Daily Throughout: میزان حداكثر اسكن روزانه
Deskew: صاف كردن اسناد كج اسكن شده
Descreen: شكستن و درهم كردن نقاط بزرگ
Flatbed: سیستم اسكن مسطح
(256 256 )Gray Scale: رنگ خاكستری
Halftone: نیم رنگ خاكستری
IPM (Image Per minute, Duplex Mode): تعداد اسكن صفحه در دقیقه (برای اسكن دورو)
Imprinter: چاپگر سند جهت چاپ بر روی اسناد اسكن شده
Landscape Scanning: وارد كردن سند از قسمت طول آن در داخل اسكنر
Legal Size (355 X 216 mm): سایز لگال (mm 216×355)
Multifeed detection (3D-UltraSonic): قابلیت تشخیص كشش اسناد دو یا چند تائی توسط امواج ماورای صوت
PPM (Page Per Minute): تعداد اسكن برگ در دقیقه
Paper less System: سیستم دبیرخانه بدون كاغذ
Portrait Scanning: وارد كردن سند از قسمت عرض آن داخل اسكنر
Resolution: دقت اسكنر
Scanning Speed A4: B&W, @200dpi, A4 Size, Portrait: سرعت اسكنر A4 بر اساس سایز A4، دقت 200dpi و تفكیك رنگ سیاه و سفید سنجیده می شود.
Scanning Speed A3: B&W, @200dpi, A4 Size, Landscape: سرعت اسكنر A3 بر اساس سایز A4، دقت 200dpi در حالت Landscape و تفكیك سیاه و سفید سنجیده می شود.
Sec. Seceod: ثانیه
Simplex: اسكن یكرو
Threshold: تنظیم نسبت روشنائی زمینه به متن
True Color: اسكن رنگی با قابلیت 7/16 میلیون رنگ
(Flat): اسکنرنوع تخت
Automatic Document Feeder(ADF): سیستم تغذیه اتوماتیك اسنـــاد
اسکنر یا پویشگر: وسیله‌ای است که به صورت نوری، تصاویر، متون و یا دست نوشته‌ها را اسکن می‌کند و به تصویر دیجیتال تبدیل می‌کند.
اسکنرهای تصویر: یکی از انواع اسکنرها هستند که برای انتقال تصاویر، متون و یا دست نوشته‌ها به کامپیوتر به منظور ذخیره و یا ویرایش آنها، مورد استفاده قرار می‌گیرند.
تصویر دیجیتال: برای تهیهٔ یک تصویر دیجیتال، اسکنر، متن یا تصویر مورد اسکن را به عنوان مجموعه‌ای از نقاط تیره و روشن در نظر می‌گیرد. سپس نقاط تیره را به 1 و نقاط روشن را به 0 تبدیل می‌کند. به این ترتیب، تصویر به مجموعه‌ای از 0ها و 1ها تبدیل می‌شود که به آن تصویر دیجیتال میگویند و قابل انتقال به کامپیوتر و ذخیره سازی در آن است.
اسکنر صفحه تخت یا مسطح: متداولترین نوع اسکنرها هستند که در آنها تصویر مورد اسکن روی صفحهٔ تخت پویشگر قرار می‌گیرد و هد اسکن کنندهٔ متحرک با عبور از مقابل آن، از تصویر نمونه برداری می‌کند.
عمق رنگ: تعداد رنگهایی که در یک پیکسل وجود دارد
وضوح تصویر: تعداد نقاط (پیکسل یا نمونه ها) موجود در یک اینچ از تصویر اسکن شده را وضوح آن تصویر گویند
عمق بیت: به ازای هر پیكسل از تصویر، اسكنر میتواند تعداد مشخصی بیت را حفظ كند كه به این تعداد <عمق بیت> میگویند.
OD: دامنه پویا، چگالی نوری
محدوده رنگ: حد فاصل بین روشن ترین رنگ تا تیره ترین رنگ است.
