بایگانی و مدیریت اسناد، امروزه به عنوان یک علم مورد توجه بسیاری از کسانی که روزانه با اسناد و مدارک زیادی روبرو هستند، قرار گرفته است. از این رو داشتن اطلاعات درباره نرم افزار بایگانی اهمیت بسزایی دارد، بنابراین ما به یکی از موارد آن، محل مناسب بایگانی آنلاین اشاره خواهیم کرد. اتاق های بایگانی به دلیل داشتن اطلاعات ارزشمند، مهم ترین بخش از ساختمان یک سازمان است که بهتر است طبقات زیرین آن برای اتاق بایگانی در نظر گرفته شود، زیرا اگر تعداد پرونده ها زیاد باشد وزن سنگینی خواهند داشت، بنابراین گزینه مناسبی است.
ابزار و وسایل بایگانی:
زونکن،پوشه، جعبه بایگانی،کلاسور، کلیپ فایل،کلیربوک، پاکت و اکسپندینگ فایل از لوازم ضروری برای بایگانی به حساب می آیند و حتما باید از یک یا چند نوع آنها استفاده کنید. لوازم جزئی تر که شامل کاغذ و برگه، پوشه کیسه ای (کاور)، طلق و شیرازه، پانچ، منگنه، لیبل (برچسب) و گیره کاغذ بوده و بهتر است در یک اتاق بایگانی موجود باشند.
ابزار بزرگتر برای جمع آوری پرونده ها شامل کارتن بایگانی و قفسه های بایگانی که می توان به قفسه های گردان یا فایل های کشویی اشاره کرد.
محل بایگانی:
محل هایی که نام برده می شوند برای نرم افزار بایگانی تحت وب مناسبند:
اتاق بایگانی بهتر است در داخل اداره یا سازمان باشد تا برای همه واحدها قابل دسترس باشد.
نکات ضروری و ایمنی برای کابل کشی برق در نظر گرفته شود.
واحد سرپرست بایگانی به اتاق بایگانی باید نزدیک باشد تا به راحتی رفت و آمد انجام شود.
محل بایگانی باید بدون رطوبت، روشن و تمیز باشد.
برای بایگانی اسناد محرمانه حتما محیط باید دارای ناظر باشد تا امنیت آنها حفظ شود.
اتاق بایگانی باید محیط سالمی باشد و از حشرات و قارچها در امان باشد.
مواردی که بهتر است در اتاق بایگانی رعایت شود:
- جایی که می خواهید قفسه ها را قرار دهید، تقریبا دو متر برای اینکار در نظر بگیرید، همچنین ارتفاع نیز باید بین 2 الی 2/5 متر باشد.
- عایق بندی دیوارها و پوشش ضد آتش و رطوبت دیوارهای داخلی و خارجی امری مهم است.
- کف اتاق بایگانی به دلیل حجم زیاد اسناد و مدارک باید تحمل حداقل 1000 کیلوگرم در هر متر مربع را داشته باشد.
- کفپوش بهتر است از جنس ضد گرد و غبار مانند سنگ یا سرامیک باشد، همچنین می توانید کف اتاق را موکت کنید تا بدون کفش رفت و آمد شود و از ایجاد گرد و خاک جلوگیری شود.
- برای روشنایی اتاق بهتر است لامپ های با نور مهتابی و کم مصرف استفاده شود و بهتر است برای اینکه نور خورشید مستقیما به اسناد برخورد نکند آنها را پشت به آفتاب قرار داده و یا اینکه از پرده و یا کرکره ضخیم استفاده شود.
- از رنگ های روشن برای دیوارها استفاده کنید تا نور انعکاس بیشتری داشته باشد.
- برای محافظت از پرونده ها بهتر است همه منافذ لوله کشی ها را ببندید و تهویه ها نیز به گونه ای باشد که از گزند حشرات و جوندگان در امان بمانند.
- ابتدا در نظر بگیرید که فضای شما محدود است یا خیر، سپس در صورتی که فضای محدودی دارید پیشنهاد می شود از قفسه های متحرک استفاده کنید در غیر این صورت قفسه های ثابت گزینه بهتری است.
- توصیه می شود پوشه، زونکن، کلاسور، کارتن و … به گونه ای انتخاب شوند که با قفسه ها از نظر اندازه، ظرفیت، تعداد و نوع مطابقت داشته باشند.
- در صورتی که پرونده های بایگانی را تا سالها مورد استفاده قرار می دهید، ابزار بایگانی محکم و با دوام تر انتخاب کنید.
- در هر ابزار بایگانی بر اساس عطف آن برگه قرار دهید و هرگز بیشتر از ظرفیت اسنادی بایگانی نکنید.
- قرار دادن کپسول آتش نشانی و نصب دستگاه های خاموش کردن آتش در محل بایگانی
- پس از انتخاب مناسب ترین محل برای اتاق بایگانی می توانید مقاله اصول و فنون بایگانی را مطالعه کرده و بهترین بایگانی را برای اسناد و اوراق مهم برای شرکت یا سازمان خود داشته باشید.
