اسناد و اوراقی که در سازمان ها ایجاد می گردند همه دارای ارزش مساوی نیستند.
استفاده از نرم افزار دبیرخانه، بایگانی و اتوماسیون ادرای برای مدیریت بهتر اسناد و امور پیشنهاد می شود.
اسناد مربوط به تحقیقات علمی و یا طرح های فنی وگزارش های انجام مطالعات ارزنده بازرگانی، اقتصادی و اداری با اسناد عادی اداری که ارزش نگهداری دائم ندارند در یک ردیف نیستند. به علاوه از سایر جهات که عمده ان نیازمندی و احتیاج سازمان ها می باشد، مدت نگهداری و حفاظت اسناد را تغییر می دهد و زمان قانونی مدت نگهداری اسناد را مقید می کند. بنابراین در بررسی بایگانی مدت زمان حفاظت و نگهداری هر یک از انواع اسناد و اوراق سازمان را با توجه به عوامل آن در نظر گرفت.
