افزایش رقابت و تحولات بازار و محیط کسبوکار، روش‌های تامین اقلام و ارتباط میان خریداران و تامین‌کنندگان را تغییر داده است. این تغییرات باعث شده تا مدیریت ارتباط با تامین‌کنندگان (SRM) برای کسب‌وکارها اهمیت بیشتری نسبت به قبل داشته باشد.
تامین‌کنندگان می‌توانند به شکل مستقیم بر عملکرد مالی و سودآوری شرکت از طریق فعالیت خرید تاثیر بگذارند. تاثیرات نفوذ آنها در هزینه‌های توسعه‌ی محصول، سطح موجودی‌ها، برنامه‌ریزی تولید، میزان تولید، تحویل به‌هنگام محصول و خدمات خواهد بود.
در دهه‌های اخیـر، رویکـرد جدیـد و مهمی کـه در مـدیریت زنجیـره تامین مطـرح شـده، تقویت و گسترش ارتباطات بـا تامین‌کننـدگان سـازمان در قالب سیستم مدیریت روابط تامین‌کنندگان است.
توجه این مفهوم به کـل زنجیـره‌ی تامین از تهیـه‌ی مـواد اولیـه تـا مصرف‌کننده‌ی نهایی معطوف شده است، به‌طوری‌کـه بتوانـد امکان افزایش رضایت مشتری و کـاهش هزینـه‌هـا را فـراهم آورد.
SRM چیست و چه کاربردی دارد؟
کسب‌وکارها برای بقا و رشد خود نیاز دارند که با گروه‌ها و ذی‌نفعان مختلفی همواره در ارتباط باشند. مشتریان، نیروی انسانی، رقبا و تامین‌کنندگان از جمله‌ی این گروه‌ها هستند. تنظیم روابط با هر کدام از آنها نیاز به سازوکارهای مخصوص خود دارد.
مدیریت ارتباط با تامین‌کننده یا SRM مخفف عبارت supplier relationship management و بخشی از مدیریت زنجیره تامین است که روابط هر شرکت را با تامین‌کنندگان مختلف تنظیم و مدیریت می‌کند. در واقع این سیستم کمک می‌کند تا عملکرد تامین‌کنندگان به حداکثر رسیده و فرایندهای مابین آنها با شرکت بهبود و تسهیل یابد.
تامین‌کنندگان معمولا با تامین مواد اولیه، کالاهای واسطه‌ای و مکمل؛ نقش ویژه‌ای را در توسعه و پیش‌برد اهداف یک شرکت دارند. خصوصا آنکه ماهیت بسیاری از کسب‌وکارها به نحوی است که وابستگی شدیدی به این کالاها و خدمات دارند.
در این میان توسعه تکنولوژی و فناوری اطلاعات به سیستمی کردن مدیریت ارتباط با تامین‌کنندگان (SRM) در شبکه زنجیره‌ی تامین کمک شایانی کرده است. انواع نرم‌افزارهای SRM کسب‌وکارها را در مدیریت بهتر ارتباط با تامین‌کننده کمک می‌کنند.
سازمان ها می توانند برای افزایش راندمان امور خود از نرم افزار اتوماسیون اداری، دبیرخانه آنلاین، بایگانی آنلاین و… استفاده کنند.
جایگاه SRM در مدیریت زنجیره‌ی تامین چیست؟
مطالعات انجام شده نشان می‌دهد که فناوری اطلاعات به عنوان بستر اساسی یکپارچه‌سازی تمام فعالیت‌های زنجیره‌ی تامین از مرحله‌ی تهیه‌ی ماده خام تا رساندن کالا به مصرف‌کننده‌ی نهایی مطرح است.
یکی از اهداف مدیریت زنجیره‌ی تامین به منظور حذف محدودیت‌های زمانی و مکانی، دسترسی به بازارهای جهانی، کاهش زمان و هزینه‌های عملیاتی، مسطح‌سازی ساختار زنجیره، افزایش قابلیت انعطاف‌پذیری زنجیره است.
در این زمینه می‌توان از طریق به‌کارگیری فناوری اطلاعات تمام سیستم‌های درونی زنجیره از قبیل مدیریت موجودی، تضمین کیفیت، برنامه‌ریزی تولید، انبارداری و حمل‌ونقل، هم‌چنین سیستم‌هایی که با بیرون از زنجیره در ارتباط هستند از قبیل سیستم مدیریت روابط مشتریان و سیستم مدیریت روابط تامین‌کنندگان مشتریان را یکپارچه کرد.
سیستم یکپارچه مدیریت زنجیره‌ی تامین تمام اطلاعات را از سراسر زنجیره جمع‌آوری می‌کند و در قالب گزارش‌های مدیریتی در اختیار مدیران ارشد زنجیره قرار می‌دهد، تا این مدیران با دید وسیع و همه جانبه تصمیمات استراتژیک را در زمان مقتضی برای کل زنجیره اتخاذ کنند.
به‌طور کلی نقش SRM در مدیریت زنجیره تامین عبارت است از:
- فراهم آوردن تجزیه و تحلیل کارشناسی درباره‌ی پیش‌بینی، خدمت‌رسانی، تحویل و اطلاعات تامین‌کننده در طول زنجیره‌ی تامین
- فراهم آوردن اطلاعات اصلی و کلیدی برای مدیریت استراتژیک در زمینه‌ی هزینه مواد، میزان آنها و مسائل مربوط به تامین‌کننده
- شکل‌دهی ارتباطات طولانی‌مدت و موثر با تامین‌کنندگان کلیدی
- در اختیار گذاشتن پیش‌بینی دقیق نیازها برای تامین‌کنندگان
- حفظ ماکسیمم ارزش ممکن در هزینه‌های ممکن از طریق اجرای مهندسی ارزش و تجزیه و تحلیل ارزش
- مذاکره درباره‌ی بهترین روش حمل‌ونقل و توزیع
- کاهش هزینه‌ها و زمان‌های ظرفیت پذیرش از طریق فناوری تبادل الکترونیکی داده‌ها که برنامه‌ریزی تامین و سیستم‌های اطلاعاتی را پشتیبانی می‌کنند.
- اطمینان از اینکه آموزش کارکنان بخش خرید، درک و فهمی را از عناصر زنجیره‌ی تامین و جنبه‌های مختلف خرید جهانی برای آنان به‌دنبال دارد.
گام‌ها و مراحل اجرای موفقیت‌آمیز SRM
برای اجرای موفقیت‌آمیز سیستم مدیریت ارتباط با تامین‌کننده باید یک سری گام‌های اجرایی را برداشت. براساس نظر شرکت اوراکل گام‌های اساسی برای اجرای موفقیت‌آمیز SRM شامل موارد زیر است:
یکپارچه‌سازی
در گام اول برای اجرای موفقیت‌آمیز SRM ابتدا باید فعالیت‌های داخلی را در سازمان خود خودکار و یکپارچه‌سازی کنید. برای این کار نیاز است که ابتدا با مدیران و مسئولان واحدهای مختلف مشورت کرد.
نیاز تامین‌کنندگان برای متصل شدن به سازمان
سازمان‌ها باید به منظور پرس‌و‌جو و مشاهده‌ی دادوستد خود بتوانند به شکل مستقیم با خریدار ارتباط برقرار کنند. روش‌های اتصال باید مقرون‌به‌صرفه و اجرایی باشد. طیف وسیعی از گزینه‌های موجود در این ارتباط XML، EDI، خدمات وب پرتال یا ایمیل است.
فعال‌سازی نمای زنجیره‌ی تامین
اضافه شدن ابزار تحلیلی باعث شناسایی نقاط فرصت برای تامین‌کننده و خریدار می‌شود و عملکرد هر دو را نمایش می‌دهد. ابزار اطلاعاتی کسبوکار در تصمیم‌گیری‌ها و افزایش سودآوری بین شرکا موثر است.
برای نمونه، اگر ۵۰درصد از موجودی کالا در هفته‌ی اول فروخته شود، تامین‌کننده از این فروش مطلع می‌شود و با ابزار کنترل موجودی که این سیستم در اختیار او قرار داده، می‌تواند با آگاهی از کالای انبار شده خود، تقاضای فروشنده را تامین کند و در همان زمان افزایش درآمد داشته باشد.
ابزار هوشمند کسبوکار نیز می‌تواند برای بازبینی عملکرد تامین‌کنندگان در مقابل اهداف کسبوکار منهای بحث قیمت، مورد استفاده قرار گیرد. در تحقیقی که گروه آبردین انجام داده، شرکت‌ها بدون این روش‌های اندازه‌گیری در طول زنجیره‌ی تامین راهی برای آگاهی از چگونگی صرف شدن پول و تلاش خود ندارند.
فرهنگ‌سازی
فرهنگ همکاری باید در طول زنجیره‌ی تامین ترویج شود و تامین‌کنندگان، کسب مزیت رقابتی را در برابر هزینه‌های خود مشاهده کنند. در یادداشت‌های گارتنر آمده که استفاده از مدیریت روابط تامین‌کننده می‌تواند به رشد مشارکت و نوآوری در سازمان منجر شود.
در حالی‌که مدیریت غلط آن، افزایش هزینه و کاهش ابداعات را به همراه دارد، یکپارچه‌سازی و جهانی‌سازی منابع نرم‌افزاری اجازه می‌دهد که یک شرکت اساس تامین را بهینه کند، هزینه‌های منبع‌یابی را کاهش دهد، روابط تامین‌کننده را بهبود بخشد و بهترین منبع را با بیش‌ترین ارزش ایجاد کند.
گام های اجرایی ارتباط با تامین کنندگان
نرم‌افزار مدیریت روابط تامین‌کنندگان
مدیریت ارتباط با تامین‌کنندگان (SRM) می‌تواند کـار پیچیـده‌ای باشد، ولی این فرآینـد بـرای عملکـرد کلـی شـرکت از اهمیـت بالایی برخوردار است. شـرکت‌های تولیدکننـده‌ی چنـین نـرم‌افزارهــایی، محصولاتی عرضه می‌کنند که بـرای کمـک بـه اسـتحکام ایـن روابط طراحی شده‌اند.
این شـرکت‌هـا خصوصـیاتی را ارائـه می‌کنند که می‌تواند به شکل تکی یا گروهی برای برآورده‌سـازی نیازهای تجارت به‌کار روند. این خصوصیات و ابزارها می‌تواننـد به مدیریت روابط تامین‌کنندگان، کاهش هزینه‌های موجـودی و مشارکت‌های میان چند سازمان، هم‌چنین سایر عناصـر کلیـدی ارتباط فروشنده-خریدار کمک کنند.
دلایل فراوانی وجود دارد مبنی بر اینکه شـرکت‌هـایی کـه قـدرت فناوری مدیریت روابط تامین‌کنندگان را مشاهده کرده‌انـد، مشـتاق هســتند کـه هزینــه‌ی مــورد نیـاز بــرای به‌کــارگیری نرم‌افزارSRM را پرداخت کنند.
یکی از دلایـل ایـن اسـت کـه نـرم‌افـزار مـدیریت روابـط تامین‌کننـدگان بـا سیسـتم‌های برنامـه‌ریـزی منـابع سـازمان (ERP) موجـود سازگاری داشته و در واقع به این سیستم‌ها کمک مـی‌کنـد پتانسیل کامل و پیش‌بینی شده‌ی خود را بازیابند.
سایر دلایل و علل روی آوردن شرکت‌ها و سازمان‌هـا به نرم‌افزار SRM عبارتند از:
- کاهش زمان چرخه در منبع یابی کالاها و خدمات
- ساده‌سازی فرآیند انتخاب تامین‌کننده مناسب
- دسترسی به عملکرد پیشین تامین‌کنندگان
- ایجاد ارتباط میان خریدار و فروشـنده، هم‌چنـین انتقـال اطلاعات به‌صورت وب
- پی‌گیری سفارش و پیش فاکتورهای خرید از طریق اینترنت
- استانداردسازی تصمیمات خرید
در این راستا برخی از شرکت‌های نرم‌افزاری با ارائه‌ی راه‌حل‌های جامع و موثر به نام «پرتال تامین‌کننده» یا «خدمات الکترونیکی تامین‌کننده» در این زمینه بهبودهای چشم‌گیری را ایجاد کرده‌اند.
برای افزایش سود، شرکت‌ها باید بتوانند در کم‌ترین زمان ممکن، تامین‌کننده‌ی مناسب را انتخاب کنند، رابطه‌ی استراتژیک را با تامین‌کنندگان افزایش دهند و شیوه‌ی موثر با آنها در تعامل باشند.
سیستم‌های مدیریت روابط تامین‌کنندگان ابزارهایی را ارائه می‌کنند که به‌واسطه‌ی آن می‌توان روابط تعاملی، گسترده و استراتژیکی را با تامین‌کنندگان توسعه داد.
این سیستم‌ها فرآیند تدارکات و تامین استراتژیک درون سازمان‌ها و بین چند سازمان را مدیریت می‌کنند. تجربه نشان داده است که شرکت‌ها و سازمان‌هایی موفق هستند که روابط مستحکم و پایداری را با تامین‌کنندگان خود برقرار کنند.
